Mitutoyo Polska, czyli cyfryzacja metrologii z systemem V-Desk

Firma Mitutoyo Polska jest liderem w dziedzinie metrologii.  

Oferta firmy obejmuje najnowocześniejsze urządzenia pomiarowe i rozwiązania metrologiczne. Nalezą do nich: współrzędnościowe maszyny pomiarowe, systemy obróbki obrazu, urządzenia do pomiaru parametrów kształtu,  urządzenia do pomiaru odchyłek krągłości, optyczne przyrządy pomiarowe, mikrometry laserowe, przyrządy do badań twardości drgań, a także ręczne przyrządy pomiarowe.

Mitutoyo cieszy się wysoką renomą wśród odbiorców, a produkty znane są z najwyższej jakości. Firma dba o innowacyjność i rozwój wdrażanych technologii.

W przedsiębiorstwie zatrudnia się pracowników na terenie całej Polski. Pracując z dala od siedziby głównej, do przekazywania dokumentów wykorzystują tradycyjne przesyłki kurierskie albo wysyłkę mailową.

Digitalizacja i automatyzacja procesów

Wyzwanie:

Jako jedyny przedstawiciel japońskiej firmy na terytorium Polski, Mitutoyo prowadzi swoją działalność w modelu rozproszonym. Pracujący w terenie przedstawiciele firmy rozliczają się ze swojej aktywności, przekazując dokumenty mailowo, poprzez usługi kurierskie lub osobiście. Zazwyczaj dokumenty dostarczane są zbiorczo, co utrudnia pracę działów zajmujących się ich obsługą.

Analiza sytuacji, zanim wprowadzono cyfryzację:

Faktury przekazywane przez kuriera trafiały do sekretariatu, a następnie na biurka osób decyzyjnych.

Tam często w oczekiwaniu na akceptację następowało wstrzymanie procesu. Dokumenty oczekiwały na działanie osób decyzyjnych przebywających poza biurem, np. w delegacji.

Dokumenty do biura wpływały w paczkach oraz partiami, co zaburzało płynność pracy niektórych działów w firmie. Dodatkowo  czas ich rejestracji nie był zadowalający z uwagi na rejestrację manualną polegającą na przepisywaniu danych.

Najważniejsze kwestie wymagające poprawy:

• czas oczekiwania na rozliczenie wystawionej faktury
• oczekiwanie na dokumenty przekazywane kurierem
• ręczna rejestracja pojedynczych faktur z paczek dokumentów
• formularze delegacji w szablonach Excel przekazywane mailem
• odblokowanie tzw. wąskich gardeł w procesach

Rozwiązanie: Desktopowy system V-Desk wraz z aplikacją mobilną

Dla pracowników w terenie zaproponowano aplikację mobilną do obsługi procesu podczas pracy zdalnej, bez możliwości dostępu do systemu na komputerze.

Kadra zarządzająca otrzymała możliwość zdalnej akceptacji zadań i dokumentów z użyciem aplikacji mobilnej V-Desk.

Dedykowana mobilna aplikacja Scan&Paste umożliwiła automatyczną rejestrację faktur z dowolnego miejsca w terenie.

System workflow służy do rejestracji dokumentów oraz ich płynnej obsługi w jednym miejscu przez wielu użytkowników.

W systemie obsługiwany jest skomplikowany proces delegacji i ich akceptowania, w tym rozliczanie tzw. przerywanych delegacji.

Korzyści uzyskane w wyniku cyfryzacji procesów:

Zdalna obsługa oraz procesowanie dokumentów i spraw, z każdego miejsca, w dowolnym czasie niezależnie od ilości dokumentów.

Digitalizacja dokumentów w celu odejścia od obrotu papierowymi dokumentami i zniesienie związanych z nim ograniczeń.

Przyspieszenie rejestracji dokumentów, poprzez zróżnicowanie kanałów dostarczenia dokumentów.

Usprawnienie procesu z pominięciem kroków ręcznej rejestracji dokumentów.

Uporządkowanie procesów i zadań, zwiększenie nadzoru nad procesami.

Podsumowanie

Zastosowane rozwiązania usprawniły nasze procesy, dając wiele korzystnych zmian:

• Zadania rozdzielone są w odniesieniu do schematu organizacyjnego z uwzględnieniem kilkupoziomowej akceptacji.   
• Dziś dokumenty procedowane są sprawniej.
• Akceptacja odbywa się zdalnie i praktycznie od ręki.
• Zadania są przypisane do odpowiednich osób, natomiast kierownicy mają pełną kontrolę nad procesem.
• Kierownik kontroluje zadania procesu, ma wgląd w listę zadań do wykonania oraz  dokumentów do obsłużenia.