„Przejście na cyfrowe obiegi zadań i dokumentów było naszym celem, który mogliśmy zrealizować przy profesjonalnym wsparciu firmy Primesoft.”
Menadżer Systemów Informatycznych, Mariusz Lisiecki
Cel wdrożenia: wsparcie w zakresie cyfryzacji procesów obsługi i przetwarzania dokumentów kosztowych (faktura): • usprawnienie obiegu faktury • zamiana procesu z papierowej obsługi na cyfrowy • ułatwienie dostępu do przetwarzanych danych • zwiększenie kontroli nad terminami zadań w procesie • sprawne zarządzanie zadaniami
Rozwiązanie: moduł obiegu faktury w Systemie V-Desk, OCR by Primesoft, integracja polegająca na obustronnej wymianie danych z Comarch ERP XL
Branża: produkcja
Jass Board
jest dynamicznie rozwijającą się firmą z branży produkcyjnej. Jako część wiodącej europejskiej Grupy Jass zajmujemy się produkcja oraz dystrybucją tektury falistej i litej, w oparciu o surowiec wtórny z recyklingu i celulozę. Zlokalizowany w Polsce odział wyposażony w zaawansowany technologicznie park maszynowy prowadzi dystrybucję i produkcję najwyższej jakości arkuszy tektury. Odziały Grupy Jass zlokalizowane są w Niemczech, Dąbrowie Górniczej i Gostyniu i zatrudniają 800 pracowników łącznie.
Celem głównym projektu wdrożenia systemu jest usprawnienie procesów obiegu dokumentów typu faktura kosztowa, w tym ułatwienie wyszukiwania oraz umożliwienie zarządzania uprawnieniami do zebranych w trakcie procesowania danych. Celem modułu zarządzania zadaniami jest dostarczenie jednego narzędzia pozwalającego na koordynowanie prac zespołów w poszczególnych działach oraz kontrolę terminowości ich wykonania.
Zastosowane rozwiązanie
Sposób rejestracji faktury w systemie: • mailowy załącznik • plik z dysku • ręczna rejestracja
System gotowy jest na różne formaty faktur, uzależnione od źródła z jakiego wpływają do firmy. Obejmuje zarówno możliwość rejestracji dokumentu w formie cyfrowej z papieru, dedykowanych skrzynek mailowych lub z wskazanego pliku.
OCR by Primesoft
Ujęcie procesu w systemie pozwoliło na przekazywanie faktur do odpowiednich działów i osób odpowiedzialnych za akceptację kosztów szybko i płynnie bez niepotrzebnych zakłóceń. Zanim zostanie podjęta decyzja o akceptacji faktury, podlegają one walidacji, weryfikacji pod kątem poprawności danych. Na tym etapie praca z fakturą przebiega szybko, a usprawnia ją mechanizm OCR.
Proces akceptacji i dekretacji faktury w Systemie V-Desk
Przypisanie odpowiedzialności za dalsze procesowanie dokumentu nie zawsze jest możliwe i tutaj system wspiera pracowników poprzez generowanie raportu/zestawienia takich dokumentów.
Kontrola rozpisania kwoty i właściwego opisania faktury z uwzględnieniem: zapotrzebowania, pozycji w budżecie, MPK, rodzaju kosztu, lokalizacji zakładu, jakiego dotyczy projektu.
Integracja z systemem księgowym
Na czym polega obustronna komunikacja w ramach integracji systemów.
Główną zaletą jest szybkie i płynne przekazywanie danych pomiędzy systemami, co odciąża pracowników od ręcznej powtarzalnej pracy.
Odbywa się to na etapie eksportu faktur do systemu księgowego. W ramach zintegrowania systemów, baza danych dotycząca kontrahentów automatycznie pobierana jest do Systemu V-Desk. To oznacza, oszczędność i brak konieczności ponownego uzupełniania bazy w wielu miejscach.
Do systemu workflow pobierane są informacje i dane na temat rejestracji dokumentu w systemie finansowo-księgowym. Dzięki zapewnieniu komunikacji dane dotyczące importu dokumentu/faktury do systemu księgowego są automatycznie aktualizowane również w systemie workflow. Użytkownik otrzymuje informacje o nadanym w systemie ERP XL numerze dokumentu, bez konieczności logowania się do niego.
„Możliwości jakie oferuje system wobec faktur kosztowych pozwalają podjąć decyzję o cyfrowym ujęciu również towarowych dokumentów spływających do firmy. To kolejny moduł dla którego planowana jest rozbudowa systemu V-Desk.”
