Produkcyjna

Jass Board

Cel wdrożenia: wsparcie w zakresie cyfryzacji procesów obsługi i przetwarzania dokumentów kosztowych (faktura):
• usprawnienie obiegu faktury
• zamiana procesu z papierowej obsługi na cyfrowy
• ułatwienie dostępu do przetwarzanych danych
• zwiększenie kontroli nad terminami zadań w procesie
• sprawne zarządzanie zadaniami

Rozwiązanie: moduł obiegu faktury w systemie V-Desk, OCR by Primesoft, integracja polegająca na obustronnej wymianie danych z Comarch ERP XL

Jass Board jest dynamicznie rozwijającą się firmą z branży produkcyjnej. Jako część wiodącej europejskiej Grupy Jass zajmujemy się produkcja oraz dystrybucją tektury falistej i litej, w oparciu o surowiec wtórny z recyklingu i celulozę. Zlokalizowany w Polsce odział wyposażony w zaawansowany technologicznie park maszynowy prowadzi dystrybucję i produkcję najwyższej jakości arkuszy tektury. Odziały Grupy Jass zlokalizowane są w Niemczech, Dąbrowie Górniczej i Gostyniu i zatrudniają 800 pracowników łącznie.

„Przejście na cyfrowe obiegi zadań i dokumentów było naszym celem, który mogliśmy zrealizować przy profesjonalnym wsparciu firmy Primesoft.”

Menadżer Systemów Informatycznych

Mariusz Lisiecki

Analiza sytuacji i główne założenia projektu

Celem głównym projektu wdrożenia systemu jest usprawnienie procesów obiegu dokumentów typu faktura kosztowa, w tym ułatwienie wyszukiwania oraz umożliwienie zarządzania uprawnieniami do zebranych w trakcie procesowania danych. Celem modułu zarządzania zadaniami jest dostarczenie jednego narzędzia pozwalającego na koordynowanie prac zespołów w poszczególnych działach oraz kontrolę terminowości ich wykonania.

Zastosowane rozwiązania

Sposób rejestracji faktury w systemie:

  • mailowy załącznik
  • plik z dysku
  • ręczna rejestracja

System gotowy jest na różne formaty faktur, uzależnione od źródła z jakiego wpływają do firmy. Obejmuje zarówno możliwość rejestracji dokumentu w formie cyfrowej z papieru, dedykowanych skrzynek mailowych lub z wskazanego pliku.

OCR by Primesoft

Ujęcie procesu w systemie pozwoliło na przekazywanie faktur do odpowiednich działów i osób odpowiedzialnych za akceptację kosztów szybko i płynnie bez niepotrzebnych zakłóceń. Zanim zostanie podjęta decyzja o akceptacji faktury, podlegają one walidacji, weryfikacji pod kątem poprawności danych. Na tym etapie praca z fakturą przebiega szybko, a usprawnia ją mechanizm OCR.

Proces akceptacji i dekretacji faktury w systemie V-Desk

Przypisanie odpowiedzialności za dalsze procesowanie dokumentu nie zawsze jest możliwe i tutaj system wspiera pracowników poprzez generowanie raportu/zestawienia takich dokumentów.

Kontrola rozpisania kwoty i właściwego opisania faktury z uwzględnieniem: zapotrzebowania, pozycji w budżecie, MPK, rodzaju kosztu, lokalizacji zakładu, jakiego dotyczy projektu.

„Możliwości jakie oferuje system wobec faktur kosztowych pozwalają podjąć decyzję o cyfrowym ujęciu również towarowych dokumentów spływających do firmy. To kolejny moduł dla którego planowana jest rozbudowa systemu V-Desk.”

IT Manager

Piotr Zyta

Integracja z systemem księgowym

Na czym polega obustronna komunikacja w ramach integracji systemów.

Główną zaletą jest szybkie i płynne przekazywanie danych pomiędzy systemami, co odciąża pracowników od ręcznej powtarzalnej pracy.

Odbywa się to na etapie eksportu faktur do systemu księgowego. W ramach zintegrowania systemów, baza danych dotycząca kontrahentów automatycznie pobierana jest do Systemu V-Desk. To oznacza, oszczędność i brak konieczności ponownego uzupełniania bazy w wielu miejscach.

Do systemu workflow pobierane są informacje i dane na temat rejestracji dokumentu w systemie finansowo-księgowym. Dzięki zapewnieniu komunikacji dane dotyczące importu dokumentu/faktury do systemu księgowego są automatycznie aktualizowane również w systemie workflow. Użytkownik otrzymuje informacje o nadanym w systemie ERP XL numerze dokumentu, bez konieczności logowania się do niego.