Elektroniczny budżet i zarządzanie finansami firmy
Aplikacja wspomagająca zarządzanie finansami pozwala na strategiczne zarządzanie kosztami firmy w sposób zautomatyzowany. Służy jako wygodne i elastyczne narzędzie do planowania inwestycji. Daje wiedzę i informacje do podejmowania decyzji, wspomagając kontroling finansów przedsiębiorstwa.
Czy znasz te problemy związane z zarządzaniem budżetami?
Brak pełnej wiedzy na temat wykorzystania budżetów firmy
Moduł ten w oparciu o rejestrowane faktury lub tworzone w systemie zapotrzebowania i zamówienia jest najaktualniejszym źródłem informacji o finansach przedsiębiorstwa na poziomie operacyjnym.
Brak przejrzystego i wygodnego narzędzia analitycznego dotyczącego wydatkowania budżetu
Moduł daje bieżący podgląd w wyniki danego projektu/inwestycji/kontraktu, zarówno pod kątem jego rentowności, generowania cash-flow czy porównania planów z bieżącym i ostatecznym wydatkowaniem.
Brak trafnego prognozowania i planowania wydatków firmowych
Na podstawie historycznych danych finansowych aplikacja umożliwia lepsze planowanie swoich działań. Wspomaga podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących inwestycji, rozbudowy czy restrukturyzacji.
Co zyskasz wybierając elektroniczne zarządzanie budżetem V-Desk?
Łatwe i intuicyjne tworzenie planów budżetowych dla różnych obszarów działalności firmy.
Automatyzacja gromadzenia danych finansowych oraz innych informacji niezbędnych do opracowania budżetów.
Zwiększoną efektywność procesu rozliczania budżetów: projektów, inwestycji, kontraktów i wydatkowania w ramach działów.
Szybki dostęp do wielowymiarowych analiz.
Aktualizacja danych wykonawczych w czasie rzeczywistym.
Kontrola realizacji wydatkowania i dochodów w czasie rzeczywistym w porównaniu z założonymi budżetami.
Przejrzystość procesu, co pozwala na śledzenie wąskich gardeł w procesie.
Natychmiastowa identyfikacja nieprawidłowości w finansach, możliwość podjęcia działań korygujących.
Jak wygląda budżetowanie w V-Desk krok po kroku?
W V-Desk budżet nie jest osobnym arkuszem tylko elementem procesu. Tworzysz plan budżetowy dla projektu, inwestycji lub działu, definiujesz centra kosztów, okresy oraz limity. Następnie system automatycznie zasila budżet danymi z dokumentów, które i tak procesujesz: faktur, zamówień i zapotrzebowań. Dzięki temu w jednym miejscu widzisz plan, wykonanie i rezerwacje środków jeszcze przed powstaniem zobowiązania.
Mechanizm kontroli działa na bieżąco, gdy użytkownik tworzy zapotrzebowanie lub zamówienie, V-Desk porównuje wartość dokumentu z dostępnym limitem. Możesz skonfigurować dodatkową akceptację po przekroczeniu progu, zablokować dalsze wydatkowanie albo przekierować wniosek do osoby odpowiedzialnej za budżet. W efekcie decyzje zakupowe są podejmowane w oparciu o aktualne dane, a nie historyczne zestawienia.
Dla menedżerów i controllingu system udostępnia widoki rentowności, cashflow oraz porównania planu do realizacji w różnych przekrojach (kontrakt, MPK, kategoria kosztu, dostawca). To szczególnie przydatne w organizacjach, gdzie budżety są współdzielone między jednostkami i wymagają jasnych zasad alokacji.
Jesteśmy zaufanym i rzetelnym partnerem w biznesie.
Ponad 98% naszych klientów współpracuje z nami dłużej niż przez 5 lat.
Alerty, prognozy i scenariusze
Zarządzanie budżetem to nie tylko raportowanie po fakcie. V-Desk umożliwia ustawienie alertów i progów, które automatycznie informują o zbliżaniu się do limitu lub jego przekroczeniu. Powiadomienia mogą trafiać do właściciela budżetu, kierownika projektu albo do controllingu, w zależności od struktury organizacji. Moduł wspiera również prognozowanie na podstawie danych historycznych oraz bieżących rezerwacji środków możesz szybciej ocenić, czy budżet domknie się zgodnie z planem, a jeśli nie, to gdzie pojawi się odchylenie.
W praktyce oznacza to mniej „gaszenia pożarów” na koniec miesiąca i więcej czasu na działania korygujące, czyli np. zmianę harmonogramu zakupów, przesunięcia między pozycjami budżetu lub aktualizację planu. Dodatkowo możesz modelować scenariusze (np. wariant ostrożny i inwestycyjny) i porównywać je z wykonaniem. Połączenie z integracjami ERP oraz raportami Power BI pozwala rozszerzyć analizę o KPI finansowe i operacyjne, bez ręcznego łączenia danych z wielu źródeł. Taka kontrola jest skalowalna i działa zarówno przy kilku budżetach, jak i przy setkach projektów prowadzonych równolegle.
Uprawnienia, ścieżka audytu i porządek w odpowiedzialnościach
W wielu firmach problemem nie jest brak danych, tylko brak jasności kto może planować, kto rezerwować, a kto zatwierdzać wydatki. W V-Desk ustawiasz role i uprawnienia dla budżetów (właściciel, dysponent, akceptujący, kontroling), a każda decyzja jest zapisana w historii sprawy. Dzięki temu wiesz, kiedy i dlaczego zmieniono limit, kto zaakceptował przekroczenie oraz jakie dokumenty wpłynęły na wykonanie.
System wspiera pracę z budżetami cyklicznymi i projektowymi, pozwala też na prowadzenie komentarzy do odchyleń oraz dołączanie uzasadnień. To ułatwia zamknięcie miesiąca, przygotowanie raportów dla zarządu oraz audyt wewnętrzny bez szukania informacji w mailach i plikach.
Nasi klienci mówią o V-Desku
Elplast +
„Oczekiwania wobec cyfryzacji firmy zostały spełnione. Wraz z systemem V-Desk pożegnaliśmy się z papierowym obiegiem dokumentów, co ma pozytywny wpływ na efektywność procesów.”
Renata Rosenbeiger, Główna Księgowa w Elplast+ sp. z o.o.
Bostik
„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”
Autostrada Wielkopolska
„Wdrożyliśmy ten system jako niezależną platformę dostępną do naszych podwykonawców, niezależnych inżynierów i zewnętrznych innych podmiotów. Chcieliśmy usprawnić obieg dokumentów w naszej firmie. Szukaliśmy na rynku programów, które będą proste w obsłudze, ergonomiczne, ale także elastyczne, jeśli chodzi o przyszły rozwój systemów.”
Przeczytaj case study >
Mitutoyo Polska
Dzięki wykorzystaniu rozwiązania V-Desk możemy skupić się na zadaniach będących istotą naszej działalności, nie tracąc cennego czasu w oczekiwaniu na dokumenty czy ręcznie je rejestrując
Przeczytaj case study >
Grupa Pracuj
„V-Desk to nowoczesne i wydajne rozwiązanie, wyposażone w szereg narzędzi istotnie wpływających na komfort codziennej pracy. Doceniamy elastyczność i skalowalność systemu, dzięki któremu przetwarzanie dokumentów może odbywać się sprawnie i zgodnie z ustalonymi procedurami. Uruchamiając system V-Desk znacząco zredukowaliśmy użycie papierowych dokumentów, a procesowanie i zarządzanie obiegiem faktur i korespondencji w firmie zostało zoptymalizowane.”
Domost
Doceniamy możliwości platformy V-Desk, jej niezawodność i funkcjonalność, która pozwala nam na oszczędności czasu i zasobów. Zadania takie jak rejestracje dokumentów, czy ich akceptacja zostały zautomatyzowane i obecnie zyskujemy skuteczną kontrolę nad przebiegiem procesu.
Przeczytaj case study >
Rotometal
„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”
Jass Board
„Przejście na cyfrowe obiegi zadań i dokumentów było naszym celem, który mogliśmy zrealizować przy profesjonalnym wsparciu firmy Primesoft.”
Mariusz Lisiecki, Menadżer Systemów Informatycznych
Ariadna SA Fabryka Nici
„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze. System workflow uruchomiony został dla prowadzenia procesów obiegu faktur kosztowych, których przetwarzanych jest około 500 miesięcznie.
Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”
Beata Karbowniczak, Dyrektor Finansowy
Polipak
Elastyczność zaimplementowanego systemu sprawia, że dodatkowym i cenionym przez naszą firmę atutem są możliwości jego rozwoju dostosowane do pojawiających się na bieżąco potrzeb Spółki.
Przeczytaj case study >
Lhoist Bukowa
„System workflow od Pimesoft to prosty sposób by zbierać informacje dotyczące jakości, analizować trendy, identyfikować problemy i podejmować działania korygujące. To pozwala na ciągłe doskonalenie procesów i podnoszenie standardów jakościowych.”
Przeczytaj case study >
SMP Poland
W systemie z łatwością kontrolujemy terminy płatności, weryfikujemy niepożądane błędy, a przede wszystkim odeszliśmy od ręcznej pracy na wielu etapach pracy z fakturą
Przeczytaj case study >
NUXE
„V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”
BMW Dynamic Motors
„Nasza współpraca z firmą Primesoft Polska rozpoczęta w 2021 roku zakładała wprowadzenie rozwiązań mających na celu pełną cyfryzację w zakresie zarządzania procesami biznesowymi.”
Przeczytaj case study >
Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami
Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.
Poza komunikacją z zewnętrznymi systemami dziedzinowymi moduł integruje się również z innymi modułami systemu workflow. Automatyczna aktualizacja danych pozwala śledzić na bieżąco wyniki danej inwestycji czy projektu, zarówno pod kątem jego rentowności jak i wykonania względem założeń czy generowania cashflow.
