Primesoft » Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny
obieg dokumentów

Popraw szybkość pracy i obniż koszty
poprzez elektroniczny obieg dokumentów.

Usprawnij swój biznes poprzez system V-Desk. Usuń papier z biura zyskując możliwość pracy z dowolnego miejsca. V-Desk pozwala zarówno efektywnie zarządzać dokumentami jak również w sposób kompleksowy zautomatyzować wszystkie procesy biznesowe Twojej firmy.  System V-Desk dostępny jest przez przeglądarkę w chmurze lub instalowany na serwerze klienta.

Zwiększ efektywność pracowników i rentowność firmy dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów.

elektroniczny-obieg-dokumentów

Poznaj firmy, które korzystają z systemu V-Desk:

  • logo hama
  • logo forte
  • logo baxter
  • logo porta
  • logo burda media
  • logo herbapol
  • logo iglotex
  • logo indykpol
  • logo de detrich
  • logo międzynarodowe targi poznańskie
  • logo alstom
  • logo credit agricole efl
  • logo sodexo
  • logo axa
  • logo torpol
  • logo uniqa
  • logo vistula
  • logo cuk
  • logo soltex holding

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów V-Desk?

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów (zamiennie nazywany także e-obiegiem dokumentów) to proces przechodzenia dokumentów przez różne etapy pracy w formie cyfrowej.  W ramach tego procesu dokumenty są przetwarzane, przesyłane, przechowywane, weryfikowane i podpisywane elektronicznie, a także przekazywane do kolejnych etapów lub użytkowników w sposób zautomatyzowany.

E-obieg dokumentów ma na celu zastąpienie tradycyjnych procesów opartych na papierze i fizycznych dokumentach, które są bardziej czasochłonne, kosztowne i skomplikowane. Dzięki elektronicznemu przetwarzaniu dokumentów można przyspieszyć procesy biznesowe, zwiększyć efektywność pracy oraz zmniejszyć ryzyko utraty i nieautoryzowanego dostępu do poufnych informacji.

Program EOD umożliwia przetwarzanie przez systemy zarządzania dokumentami (DMS) lub systemy workflow, które pozwalają na śledzenie postępu pracy, przypisywanie zadań do konkretnych osób i automatyzację przepływu dokumentów między różnymi etapami pracy. Dzięki temu możliwe jest również wykorzystanie narzędzi takich jak szablony dokumentów, przypomnienia o terminach czy automatyczne generowanie raportów.

system-elektroniczny-obieg-dokumentów-w-firmie-hama

„Jesteśmy zadowoleni z rozwiązania V-Desk i już teraz dostrzegamy korzyści jakie przynosi ono organizacji. Przede wszystkim wraz z implementacją systemu uzyskaliśmy możliwość uporządkowanego i przewidywalnego procesowania dokumentów oraz oszczędność czasu pracowników dzięki automatyzacji większości zadań i czynności związanych z procesowaniem faktur już na etapie rejestracji dokumentów.”

program-do-elektronicznego-obiegu-dokumentów-w-firmie-hama

Prezes Zarządu Hama Polska Sp. z o.o.
Małgorzata Deckinger-Mrowiec

przeczytaj referencje >

Jakie dokumenty są najczęściej procesowane elektronicznie?

SzymonLuczak

Komentarz eksperta Primesoft

System elektronicznego obiegu dokumentów klasy workflow to rozwiązanie w sposób znaczący usprawniające funkcjonowanie firmy.

Według ostatnich badań, coraz większy odsetek polskich przedsiębiorców zdecydowało się go wdrożyć i realizować procesy biznesowe w sposób uporządkowany.
Pozostawanie przy tradycyjnych rozwiązaniach jest dziś ograniczeniem, i to kosztownym.
Pamiętajmy, że sprawniej działająca firma jest bardziej konkurencyjna”.

Account Manager w Primesoft Polska
Ekspert w dziedzinie platform klasy DMS | Workflow | OCR
Szymon Łuczak

Jakie korzyści daje wprowadzenie programu do elektronicznego obiegu dokumentów?

oszczędność-czasu-kosztów

Oszczędność czasu i kosztów

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na szybsze i bardziej efektywne przetwarzanie dokumentów, zmniejszając tym samym koszty związane z ich drukowaniem, dystrybucją i przechowywaniem.

poprawa-efektywności

Poprawa efektywności pracy

System EOD V-Desk umożliwia przyspieszenie procesów biznesowych, redukcję błędów oraz usprawnienie pracy i komunikacji między pracownikami.

bezpieczeństwo-dokumentów

Zwiększenie bezpieczeństwa

Lepsza kontrola dostępu do dokumentów, a także ich ochrona przed utratą czy kradzieżą. Dzięki temu ograniczamy ryzyko naruszenia poufnych informacji.

elektroniczny-obieg-dokumentów-w-firmie

Łatwiejsze zarządzanie dokumentami

Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia wyszukiwanie, przeglądanie i przetwarzanie dokumentów, dzięki czemu łatwiej zarządza się nimi w firmie.

mobilność-pracy

Zwiększenie mobilności pracowników

Umożliwia pracę zdalną online w chmurze, dzięki czemu pracownicy mogą mieć dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia.

przepisy

Zgodność z wymaganiami prawno-podatkowymi

E-obieg dokumentów może pomóc w spełnieniu wymagań prawa w zakresie przechowywania dokumentów oraz umożliwić łatwiejszą współpracę z instytucjami publicznymi.

Kluczowe cechy elektronicznego obiegu
dokumentów w Systemie V-Desk

  skanowanie i rozpoznawanie tekstu dokumentu – OCR

   wygodne zarządzanie procesami workflow

   integracja z dowolnymi systemami

  dostępna wersja online w chmurze

  przystępny i prosty interfejs użytkownika

  wysoka wydajność i szybkie działanie programu

  bezpieczne elektroniczne repozytorium dokumentów

  elastyczność i konfigurowalność modułów

Porozmawiaj z nami o elektronicznym obiegu dokumentów

Jak przebiega projekt wdrożenia systemu
elektronicznego obiegu dokumentów?


1

Start
projektu

Zainicjowanie prac pod nadzorem dedykowanego Project Managera

2

Warsztaty 
wdrożeniowe

Razem z klientem analizujemy procesy biznesowe i aktualne potrzeby

3

Analiza przedwdrożeniowa

Opracowanie i zatwierdzenie przez klienta dokumentu specyfikacji technicznej elektronicznego obiegu dokumentów

4

Opracowanie
rozwiązania 

Stworzenie w systemie indywidualnych rozwiązań dla klienta


5

Testy 
systemu  

Oddanie klientowi do testów systemu oraz zebranie i omówienie uwag

6

Szkolenia 
użytkowników

Uczymy wszystkich administratorów i użytkowników programu

7

Start 
produkcyjny  

Uruchomienie systemu elektronicznego obiegu dokumentów po testach i w wcześniej ustalonym terminie

8

Wsparcie wdrożeniowe 

Kierownik Projektu oraz programiści Primesoft sprawują szczególny nadzór nad działaniem systemu w pierwszych tygodniach po uruchomieniu

elektroniczny-obieg-dokumentacji-forte

„Z sukcesem wdrożone rozwiązanie, pozwoliło na skrócenie obiegu dokumentów finansowych. Implementacja platformy V-Desk umożliwiła eliminację konieczności księgowania dokumentów w poszczególnych zakładach firmy.”

elektroniczny-obieg-dokumentów-w-firmie-Forte

Wiceprezes Zarządu Fabryk Mebli Forte
Robert Rogowski

przeczytaj referencje >

Integracja obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg systemu V-Desk można zintegrować ze wszystkim najpopularniejszymi systemami ERP w Polsce. Można do nich zaliczyć programy: Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, SAP, Microsoft Dynamics 365, IFS, TETA, Enova, Sage Symfonia, Oracle, Asseco Wapro czy Impuls BPSC. Innymi programami dla firm, z którymi możemy połączyć V-Desk są np. Softlab, Insert (Subiekt GT i Nexo), Navireo, Sente, IFS, Streamsoft, Rekord.ERP, Prolan i RAKS.

Podsumowując w zasadzie możemy zintegrować V-Desk z każdym systemem w firmie.

integracje-systemu

Co umożliwia system zarządzania e-obiegiem dokumentacji? 

Elektroniczny obieg dokumentów, znany również jako system zarządzania dokumentami (ang. Document Management System), to sposób przetwarzania dokumentów w formie cyfrowej w organizacji. Proces ten zazwyczaj składa się z kilku etapów: 

Tworzenie dokumentów

Dokumenty tworzone są za pomocą różnych rozwiązań, takich jak edytory tekstu, programy graficzne czy urządzenia do skanowania i rozpoznawania tekstu jak program OCR.

Rejestracja dokumentów

Nowe dokumenty są zazwyczaj wprowadzane do systemu DMS poprzez ich zarejestrowanie. W rezultacie na tym etapie dokument określany jest rodzaj dokumentu i zostaje on przypisywany do odpowiedniej kategorii oraz zostaje nadany unikalny numer identyfikacyjny. 

Przypisanie i dekretacja

Kiedy dokument zostanie zarejestrowany, musi zostać przypisany do odpowiedniego pracownika lub działu, który będzie odpowiedzialny za jego dalszą obsługę. W programach EOD zazwyczaj odbywa się to poprzez przypisanie dokumentu do określonego konta lub pracownika. 

Weryfikacja i autoryzacja

Wcześniej zdefiniowane osoby przeprowadzają weryfikację i autoryzację dokumentu, jego autentyczności i ważności. W przypadku dokumentów, które wymagają podpisu, proces ten może obejmować elektroniczne sprawdzanie, potwierdzanie i podpisy.

Udostępnianie e-dokumentów

Określeni użytkownicy weryfikują dokument i mogą go na tym etapie udostępniać innym pracownikom lub działom. Dlatego wcześniej skonfigurowany system uprawnień określa, którzy pracownicy mogą mieć dostęp do dokumentów. Zdefiniowani pracownicy mogą przeglądać, edytować lub usuwać dokumenty. 

Przechowywanie dokumentacji

Wszystkie dokumenty są przechowywane w systemie DMS i są łatwo dostępne w razie potrzeby. W przypadku dokumentów, które muszą być przechowywane przez dłuższy czas, program może automatycznie utworzyć kopie zapasowe w celu zabezpieczenia danych.

Wszystkie te kroki dotyczą automatyzacji elektronicznego obiegu dokumentów księgowych, magazynowych czy kadrowych. Tego typu programy stosowane są zarówno w administracji publicznej, jednostkach samorządu terytorialnego (w tym przez urzędy gminy), jak i w firmach handlowych, biurach rachunkowych oraz firmach produkcyjnych. W języku polskim zamiennie używa się także nazwy programu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w z skrócie EZD. Warto zwrócić uwagę, że program V-Desk dostępny jest także po angielsku, niemiecku i w wielu innych językach z możliwością tłumaczenia na kolejne.

FAQ

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów (zamiennie nazywany także e-obiegiem dokumentów) to proces przechodzenia dokumentów przez różne etapy pracy w formie cyfrowej.  W ramach tego procesu dokumenty są przetwarzane, przesyłane, przechowywane, weryfikowane i podpisywane elektronicznie, a także przekazywane do kolejnych etapów lub użytkowników w sposób zautomatyzowany.

E-obieg dokumentów ma na celu zastąpienie tradycyjnych procesów opartych na papierze i fizycznych dokumentach, które są bardziej czasochłonne, kosztowne i skomplikowane. Dlatego dzięki elektronicznemu przetwarzaniu dokumentów można przyspieszyć procesy biznesowe, zwiększyć efektywność pracy oraz zmniejszyć ryzyko utraty i nieautoryzowanego dostępu do poufnych informacji.

Systemy zarządzania dokumentami (DMS) lub systemy workflow, pozwalają na śledzenie postępu pracy, przypisywanie zadań do konkretnych osób i automatyzację przepływu dokumentów na różnych etapach pracy. Dzięki temu możliwe jest również wykorzystanie narzędzi takich jak szablony dokumentów, przypomnienia o terminach czy automatyczne generowanie raportów. Może on obejmować cyfryzację obiegu dokumentów księgowych, magazynowych czy kadrowych. Często jest także wykorzystywany w innych działach. Ważne jest aby Twój program był także dostępny po angielsku lub niemiecku w zależności albo innym języku zwłaszcza jeśli posiadasz oddziały zagraniczne.

Ile kosztuje system elektronicznego obiegu dokumentów?

Wycena instalacji zawsze odbywa się indywidualnie dla każdego klienta. Na początek konieczne jest szczegółowe określenie potrzeb firmy w zakresie procesów workflow i obiegu spraw. Koszt zależy także od konieczności integracji programu V-Desk z innymi systemami informatycznymi w firmie. Jeśli chcesz otrzymać ofertę cenową skontaktuj się z nami już dziś.

Czy elektroniczny obieg dokumentów V-Desk jest po angielsku?

Tak. Program V-Desk posiada wersję anglojęzyczną interfejsu. Angielska wersja językowa dostępna jest od ręki i może zostać samodzielnie wybrana przez użytkownika.

Czy e-obieg dokumentów V-Desk dostępny jest po niemiecku?

Tak. Interfejs systemu V-Desk posiada również wersję niemieckojęzyczną. Niemiecka wersja językowa znajduje się domyślnie w panelu i można ją po prostu wybrać w ustawieniach.

Czy są dostępne także inne wersje językowe V-Desk?

System V-Desk posiada wbudowane mechanizmy pozwalające na przetłumaczenie go na praktycznie dowolny język. Oprócz angielskiej i niemieckiej wersji językowej panel dostępny jest także w kilku innych popularnych językach jak np. rosyjski, ukraiński, rumuński czy litewski.

Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Choć sam proces wdrożenia systemu EOD w przedsiębiorstwie może wydawać się skomplikowany i długotrwały to w swej istocie ma pewne zasady. Na początek należy precyzyjnie zdefiniować cele, oczekiwania oraz potrzeby. Następnie wybrać odpowiednie oprogramowanie, które będzie realizowało je w pełni. Zintegruj elektroniczny obieg dokumentów w firmie z innymi systemami, przeszkol swoich pracowników, a następnie opracuj dokumentację i procedury. Przetestuj i uruchom system produkcyjnie.

Czy V-Desk może działać jako elektroniczny obieg dokumentów w administracji?

Tak. Jak najbardziej. Nasz system V-Desk może być bez problemu wykorzystywany w budżetowych Jednostkach Samorządu Terytorialnego (JST) i np. urzędach gminy albo miasta czy urzędach wojewódzkich i marszałkowskich. Idealnie sprawdza się w całej szerokorozumianej administracji publicznej.

Jak wygląda e-obieg dokumentów magazynowych?

W różnych firmach handlowych (z różnych branż) elektroniczny obieg dokumentów magazynowych może wyglądać inaczej. Najczęściej optymalizacja procesów dotyczy digitalizacji faktur. W wielu firmach konieczne jest także objęcie procesem cyfryzacji takich dokumentów jak np. zapotrzebowania, zamówienia wewnętrzne i zewnętrzne oraz dokumenty typu WZ/PZ, PW/ZW czy korekty faktur oraz przesunięcia magazynowe. W rezultacie zazwyczaj proces obiegu dokumentów magazynowych zaczyna się lub kończy na pracownikach magazynu i przechodzi różne szczeble akceptacji.

Jakie branże najczęściej korzystają z programów do elektronicznego zarządzania dokumentacją?

Programy do sprawnego elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) nazywane także z języka angielskiego systemami DMS mogą być wykorzystywane praktycznie w każdej firmie. Wiele zależy, nawet nie tyle od branży co od wielkości firmy oraz ilości dokumentów do przetworzenia. Do branż, które najczęściej wykorzystują w swojej pracy programy EZD można zaliczyć firmy handlowe, produkcyjne, biura rachunkowe, kancelarie prawne oraz firmy specjalizujące się w obsłudze spraw kadrowo-płacowych. Dlatego system EZD może być używany praktycznie w każdym biznesie, który przetwarza wiele dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie.

Zapraszamy na darmowe konsultacje. Wypełnij formularz lub wyślij e-mail na biuro@primesoft.pl

Utrzymuj swoją trwałą przewagę konkurencyjną dzięki transformacji cyfrowej.

Nasi specjaliści przedstawią oczekiwane korzyści z działania systemu V-Desk w Twojej firmie.