e-Doręczenia – co to takiego?
Czym są elektroniczne doręczenia?
wirtualna skrzynka do komunikacji z urzędami
e-Doręczenia zmieniają tradycyjny sposób komunikacji z podmiotami publicznymi w cyfrową wymianę informacji.
Usługa pośredniczy w przekazywaniu korespondencji rejestrowanej, dla której uzyskuje się dowód nadania i odbioru przesyłki. W rezultacie, podstawową rolą systemu e-Doręczeń jest zastąpienie tradycyjnych przesyłek rejestrowanych, czyli listów poleconych, elektronicznymi doręczeniami.
e-Doręczenia funkcjonują na zasadzie wirtualnej skrzynki odbiorczej i w świetle ustawy, przesyłane w ten sposób dokumenty są równoważne listowi wysłanemu za poleceniem odbioru.
Poznaj firmy, które korzystają z Systemu V-Desk:
e-Doręczenia – prosto, bezpiecznie i bez potrzeby drukowania
Korzystanie z tej ścieżki usprawnia przesyłanie pism, zapewnia bezpieczne dostarczanie i odbieranie przesyłek poleconych. Ważne dokumenty dostarczone zostaną szybciej niż tradycyjnie, zawsze do właściwego adresata z pewnością nienaruszenia informacji. Przekazywanie listów urzędowych odbywa się bez potrzeby drukowania papieru czy oczekiwania w kolejce na poczcie.
Dla komunikacji pomiędzy podmiotami i osobami fizycznymi uruchomiono usługę Q-Doręczeń. Korzystają z niej podmioty niepubliczne, które wcześniej aktywowały usługę zakładając specjalną skrzynkę i adres e-Doręczeń.
Od kiedy spółki prawa handlowego będą zobowiązane do założenia skrzynki elektronicznych doręczeń?
- od 01.10.2024 przedsiębiorcy wpisujący się do KRS od 30.12.2023
- od 01.01.2025 przedsiębiorcy wpisani do KRS do 30.12.2023
Czy e-doręczenia są obowiązkowe?
Ścieżka elektroniczna rejestrowanej korespondencji dla części podmiotów jest już obowiązkowa, a w niedalekiej przyszłości obowiązek obejmie wszystkie firmy i wszystkich przedsiębiorców.
Aby z niej korzystać konieczne jest utworzenie właściwego adresu e-doręczeń, który zostanie zarejestrowany w ministerialnej bazie.
Według zapisów Ustawy o doręczeniach do posiadania skrzynki e-doręczeń i dokonaniu wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) zobowiązane są podmioty podlegające wpisowi do rejestru przedsiębiorców.
Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego dostępna jest dla każdego podmiotu. Umożliwia odbieranie pism o dowolnej porze, każdego dnia, w dowolnym miejscu i za pomocą różnych narzędzi. Natomiast w celu korzystania z usługi przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i KRS muszą zapewnić odpowiedni adres skrzynki e-doręczeń.
Z czasem obowiązek utworzenia dedykowanego adresu e-doręczeń przejdzie na kolejne podmioty, tak by docelowo umożliwić korzystanie z nowego sposobu komunikacji szerszemu gronu użytkowników. Więcej na temat przewidywanych terminów można przeczytać tutaj>>
W jakich branżach e-Doręczenia najlepiej się sprawdzą?
Duże i średnie przedsiębiorstwa, dla których komunikacja i wymiana korespondencji z jednostkami administracji publicznej odbywa się stosunkowo często, zmagają się z różnymi wyzwaniami. Mogą to być:
konieczność zapewnienia kontroli nad większą liczbą pism
generowanie sporej ilości wydruków
żmudne wypełnianie druków zleceń
częste wizyty w urzędach pocztowych
Korzyści jakie zakłada stosowanie e-Doręczeń to:
skrócenie czasu dostarczenia listu
redukcja kosztów wydruku
oszczędność czasu pracownika
wzrost bezpieczeństwa przekazywanej informacji
e-Doręczenia w komunikacji z administracją państwową
e-Doręczenia poprawiają komunikację między podmiotami a administracją państwową, przenosząc ją w cyfrową rzeczywistość. Płynność i funkcjonalność stosowanych aplikacji zależy jednak od oferowanych możliwości. W szczególności istotne jest dostosowanie do integracji z funkcjonującym obiegiem korespondencji czy rejestrem pism.
Zintegrowane w jednym środowisku Systemu V-Desk e-Doręczenia, zapewnią wygodę i bezpieczeństwo usługi na wysokim poziomie.
Porozmawiaj z nami o przygotowaniu Twojej firmy do odbierania e-Doręczeń
Aplikacja e-Doręczenia w V-Desk to płynna obsługa korespondencji, wygoda i gwarancja bezpieczeństwa
V-Desk poprzez integrację z oferowaną przez Pocztę Polską usługą zwiększa jej możliwości. Ujęte w systemie e-Doręczenia stają się intuicyjną w obsłudze platformą, gwarantującą bezpieczne zarządzanie dostępami. Dodatkowo, wpływające pisma mogą inicjować obieg korespondencji czy też zasilać automatycznie rejestr kancelaryjny.
Funkcje i narzędzia e-Doręczeń w platformie V-Desk
- system sam cyklicznie odpytuje usługę e-doręczenia w celu pobrania korespondencji
- pobieranie unikalnego dowodu doręczenia z kwalifikowanym znacznikiem czasu
- pobieranie unikalnego identyfikatora dowodu nadania
- automatyczne sprawdzenie poprawności adresu korespondencji w BAE (Baza Adresów Elektronicznych), według NIP, KRS czy REGON, a także dostępność pełnych danych adresowych (miasto, ulica, numer domu)
- podgląd statusu wysyłanej/pobieranej korespondencji
Korzyści z korzystania z modułu V-Desk
Jedna platforma umożliwia obsługę wielu spółek.
Wystarczy zalogować się jednorazowo do Systemu V-Desk, by móc obsługiwać dowolną liczbę adresów e-Doręczeń. System gwarantuje możliwość definiowania usługi dla wielu spółek posiadających adres z BAE (Bazy Adresów Elektronicznych)
Eliminacja pracy manualnej.
Wpływająca korespondencja może zostać skonfigurowana tak, by automatycznie uruchamiać zadania w procesie. Dla każdego adresu w systemie może zostać skonfigurowany proces obsługi korespondencji, co oznacza, że pomijamy etap ręcznej rejestracji listu w księgach kancelaryjnych.
System sam odpytuje i pobiera pisma wysyłając powiadomienia.
Dzięki automatycznym notyfikacjom o wpłynięciu przesyłki, każdy list zarejestrowany w systemie trafi do odbiorcy. System automatycznie przekazuje powiadomienia zarówno mailowo, jak i po każdym uruchomieniu platformy, dzięki czemu żaden list nie zostanie przeoczony.
Bezpieczne zarządzanie dostępami.
Zapewniamy zgodne z polityką firmy nadawanie i usuwanie dostępów do usługi.
Porządek w korespondencji.
Zapełnione skrzynki e-Doręczeń są automatycznie porządkowane przez usuwanie pobranej czy wysłanej korespondencji co oznacza, że nie trzeba tego robić ręcznie przed pobraniem lub wysyłką.
Bezpieczeństwo doręczeń.
Moduł spełnia warunki i wymogi bezpieczeństwa, gwarantując poufność korespondencji, ochronę przed ingerencją w treść, zapewniając dowody wysłania i otrzymania.
Harmonogram prac nad usługą e-Doręczeń
- Połowa 2021 – wprowadzenie ustawy o doręczeniach
- 01.10.2024 – wprowadzenie rozwiązań technicznych umożliwiających stosowanie e-doręczeń; administracja publiczna, urzędy centralne zaczynają posługiwać się e-doręczeniami.
- 01.01.2025 – większość firm będzie musiała posiadać adres do bezpiecznej komunikacji z urzędami.
- 01.10.2029 – wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.
Daty obowiązujące przedsiębiorców
- 01.10.2024 – podmioty niepubliczne wpisywane do KRS od 30 grudnia 2023 roku
- 01.01.2025 – podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 30 grudnia 2023 roku
- 01.01.2025 – podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEIDG po 31 grudnia 2023 roku
- 01.10.2026 – podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2023 roku, jeśli nie zmieniły nic w CEIDG od 30 września 2025 roku do dnia 30 września 2026 roku
Więcej przeczytasz tutaj>>
Przygotujemy Twoją firmę na e-Doręczenia
Zapraszamy na darmowe konsultacje. Wypełnij formularz lub wyślij e-mail na biuro@primesoft.pl
Utrzymuj swoją trwałą przewagę konkurencyjną dzięki transformacji cyfrowej.