zarządzanie obszarami

Dokumentacja Projektowa

System V-Desk jako rozwiązanie klasy DMS (document management system) z powodzeniem wspiera przedsiębiorstwa w obszarze prowadzenia projektów. Współcześnie dla większości projektów w firmach, dokumentacja wykonywana i prowadzona jest najczęściej w postaci elektronicznej. Natomiast, wyzwaniem jest zarządzanie dokumentacją projektową i okołoprojektową przy jednoczesnym zapewnieniu sprawnej komunikacji pomiędzy uczestnikami przedsięwzięcia i gwarancją bezpieczeństwa danych. System V-Desk powstał w odpowiedzi na te potrzeby, a jako program do zarządzania dokumentami zapewnienia współbieżną pracę konsultacyjną nad projektami.

Funkcjonalności

Stanowiąc wsparcie podczas realizacji projektowych w zakresie uzgodnień, opiniowania i konsultacji oraz procesowania projektów, moduł dokumentacji projektowej wspiera sprawne zarządzanie dokumentami w firmie w zakresie dowolnych obszarów projektowych, np. prowadzenia projektów budowlanych, spraw sądowych. Zarządzanie dokumentacją produkcyjną w trakcie prowadzenia projektów inwestycyjnych stanie się skuteczne i bardziej intuicyjne.

V-Desk oferuje więcej niż inne dostępne systemy zarządzania dokumentacją projektową. Przede wszystkim dba o płynność współpracy z kontrahentami poprzez możliwość dołączenia do projektu zewnętrznych kontrahentów czy konsultantów za pomocą wykorzystania dodatkowego narzędzia V-Room. Jako system zarządzania dokumentacją projektową V-Desk umożliwia jednoczesną współpracę wielu osób na każdym etapie projektu, także w obrębie wybranego zadania czy dokumentu.

V-Desk umożliwia przeprowadzenie każdego typu projektu od jego koncepcji, poprzez kolejne fazy i etapy realizacji, konsultacji i akceptacji z zastosowaniem podpisu elektronicznego. Dzięki temu zyskujemy oszczędność papieru i czasu, który potrzebny byłby na drukowanie i ponowne skanowanie zaakceptowanych projektów.

Sprawne zarządzanie dokumentacją projektową zapewnione zostało poprzez przyrostowe zapisywanie informacji na dokumentach czy plikach. W ten sposób system przechowuje aktualne wersje dokumentów w jednym miejscu bez konieczności tworzenia kolejnych ich kopii. Mechanizm automatycznego zapisywania zmian i ich śledzenia wspomaga sprawne zarządzanie dokumentami i ich wersjami, jednocześnie zapobiegając niepotrzebnemu nadpisywaniu informacji.

Sprawne zarządzanie dokumentacją to również system powiadomień i alertów o przekazanych do realizacji zadaniach, wprowadzonych zmianach, akceptacjach lub ich braku, a także np. przekroczeniu budżetu.

Integracja

Powiązanie z modułem budżetowania czy faktur kosztowych w jednym systemie zapewnia wymianę informacji pomiędzy obszarami i możliwość np. monitorowania kosztów i wykorzystania budżetów.

W systemie obsługiwane są dowolne typy dokumentów, niezależnie od jego formatu:word, pdf, excel czy cad, a także wiele innych formatów specjalistycznych programów co pozwala szeroko wykorzystywać system V-Desk do zarządzania projektami, także zarządzania dokumentacją produkcyjną.

Porozmawiajmy o sprawnej komunikacji w Twojej firmie.

Zapraszamy na darmowe konsultacje. Nasi specjaliści, w niezobowiązującej rozmowie nakreśla możliwe kierunki rozwoju