Primesoft » Obieg faktur

Zarządzanie obszarami

Elektroniczny obieg faktur

Najczęściej wybierany moduł Systemu V-Desk zapewnia sprawne i efektywne zarządzanie procesem obiegu faktur w firmie. Wdrażając elektroniczny obieg faktur mamy pewność, że ważne dokumenty nie zostaną zagubione lub zniszczone, będą procesowane bez opóźnień oraz zostaną opłacone na czas

Co to jest elektroniczny obieg faktur?

Elektroniczny obieg faktur to proces polegający na przekształceniu dokumentu FV z wersji papierowej do cyfrowej i jego dalszy przepływ w organizacji. Faktura przetwarzana jest do wersji elektronicznej poprzez system OCR, a następnie weryfikowana, przekazywana dalej, zatwierdzana lub odrzucana, podpisywana elektronicznie oraz przekazywana do dalszych etapów. Cyfrowy obieg faktur ma na celu zastąpienie papierowych dokumentów ich digitalnymi wersjami.

Poznaj firmy, które zyskują dzięki e-obiegowi faktur w V-Desk

  • logo soltex holding
  • logo cuk
  • logo vistula
  • logo torpol
  • logo porta
  • logo międzynarodowe targi poznańskie
  • logo baxter
  • logo burda media
  • logo credit agricole efl
  • logo sodexo
  • logo de detrich
  • logo forte
  • logo hama
  • logo herbapol
  • logo iglotex
  • logo alstom
  • logo axa
  • logo indykpol

Wykorzystaj elektroniczny obieg faktur i profesjonalnie zarządzaj dokumentami.

Działanie firmy oparte jest na transakcjach biznesowych, które z kolei dokumentowane są poprzez faktury.  

Najważniejsze dokumenty operacji finansowych, zawierają wiele cennych informacji wspierających prowadzenie i zarządzanie firmą. Jako element przepływu pracy w działach księgowych, uczestniczą w procesach obiegu dokumentów. Faktury pośrednio związane są również z umowami, zamówieniami i zakupami w każdej firmie. 

Dzięki cyfryzacji obiegu dokumentów księgowych, poszczególne etapy pracy zostają zautomatyzowane, co prowadzi do optymalizacji, sprawniejszej i bardziej efektywnej pracyZyskaj czas, ograniczaj błędy i pomyłki, eliminując papierowe faktury. 

program-elektroniczny-obieg-faktur

„Wprowadzony w naszej organizacji system workflow o nazwie V-Desk funkcjonuje obecnie w szerokim zakresie, przede wszystkim automatyzując procesy obiegu i w postaci repozytoriów dokumentów. Początkowo systemem objęte były kluczowe dla naszej działalności obszary związane z obiegiem zakupów, obsługą magazynu, faktur kosztowych, magazynowych i zapotrzebowania. W kolejnych latach rozbudowaliśmy V-Desk o obszar elektronicznego rejestru umów oraz korespondencji, delegacji oraz obiegu dokumentów ISO. Z uwagi na korzyści wynikające z wykorzystania programu V-Desk oraz doskonałą współpracę z zespołem Primesoft chętnie polecamy tego dostawcę innym organizacjom.”

system-do-elektronicznego-obiegu-faktur-w-firmie-porta

Wiceprezes Zarządu Porta KMI Poland S.A.
Grzegorz Białczak

przeczytaj referencje >

Elektroniczny obieg faktur

gwarancja terminowej płatności i najwyższej jakości obsługi

Jak skorzysta przedsiębiorstwo

  • poprawa efektywności procesów, 
  • oszczędność materiałów (wydruk, papier, tusz, serwis drukarek),
  • zaawansowane raportowanie w obszarach finansów, 
  • bezpieczeństwo przechowywania dokumentów, 
  • klarowny podział odpowiedzialności zadań, 
  • terminowe rozliczenia VAT

Jak skorzysta pracownik?

  • oszczędność czasu podczas rejestracji dokumentów, 
  • przypomnienia systemowe o zadaniach, 
  • automatyzacja powtarzalnych zadań,
  • redukcja pracy manualnej do minimum, 
  • terminowość zadań

Porozmawiaj z nami o elektronicznym obiegu faktur w Twojej firmie

Faktura elektroniczna – czym jest e-faktura?

Wyraźny trend cyfryzacji czy wręcz rewolucji doprowadził do powszechnego stosowania e-faktury. Ten dokument jest cyfrową formą tradycyjnej papierowej faktury. Funkcjonuje jako plik przekazywany za pomocą cyfrowych mediów lub coraz powszechniej wprowadzany w Europie i na świecie plik w ustrukturyzowanym formacie.

system-elektronicznego-obiegu-faktur

Obecnie dopuszczalne są zarówno faktury papierowe i elektroniczne, a sposób ich przekazywania odbywa się drogą tradycyjną, poprzez pocztę elektroniczną, a ostatnio już poprzez system KSeF.

Michał

Komentarz eksperta Primesoft

Korzyści elektronicznego obiegu faktur jest wiele. Faktury łatwo odszukać, są bezpieczne, zwalnia się miejsce w segregatorach, dokumenty nie gubią się i wiemy kto za dany dokument jest odpowiedzialny. Na bieżąco monitorujemy, który pracownik ma dostęp do konkretnych faktur w określonym czasie. Zmniejszając wykorzystanie papieru w firmie wpływamy na ochronę środowiska.

Ekologia w biznesie po prostu się opłaca. Bez wątpienia ograniczamy zakup papieru, tonerów, minimalizujemy opłaty pocztowe, czy kurierskie. Szybciej procesujemy dokumenty i optymalizujemy pracę naszych pracowników.” 

Account Manager w Primesoft Polska
Michał Matejko

Przykładowy elektroniczny obieg faktury w systemie workflow

Rejestrowana w systemie faktura trafia w celu weryfikacji i opisu do kierownika. Otrzymuje on na biurko zadanie „dokument do opisu”. Na tym etapie istnieje możliwość podpięcia zamówienia, umowy (innego dokumentu stanowiącego podstawę kosztu). W V-Desk rozpisywany jest koszt oraz miejsce powstania kosztu (MPK). Następnie jedna faktura może być rozbita na kilka centrów kosztowych oraz akceptowana przez kilku użytkowników. Zakończenie procesu opisywania faktury skutkuje wysłaniem informacji do osoby odpowiedzialnej za budżet i na tym etapie dokonywana jest akceptacja kosztu w ramach danego budżetu. W rezultacie fakturę otrzymuje księgowość, która dokonuje kontroli formalnej dekretu, uszczegółowienia opisów, sprawdzenia formy płatności oraz przekazuje fakturę do zapłaty. 

Czym wyróżnia się elektroniczny obieg faktur od Primesoft Polska?

Ważne by spływające do firmy faktury, niezależnie od swojej formy i ich podania były właściwie procesowane i realizowane. Zapewnia to cyfrowy obieg faktur w programie V-Desk dostosowując się do potrzeb każdego przedsiębiorstwa.

Główne zalety elektronicznego obiegu faktury w Systemie V-Desk:

  • dopasowany  do wymagań organizacji
  • elastycznie rozbudowywany i usprawniany na każdym etapie wdrożenia i utrzymania integrowany z dowolnymi systemami ERP 
  • rozbudowane i zaawansowane technologicznie narzędzia
  • spełnia wysokie standardy bezpieczeństwa
  • zapewnia zgodność z wymaganiami prawnymi

Program V-Desk wspiera wszystkie firmy, zarówno te które operują papierowymi dokumentami, jak i e-fakturami. Funkcjonalności systemu pozwalają na przyspieszenie i usprawnienie obsługi wszystkich rodzajów faktur zakupowych jak i kosztowych.

system-elektronicznego-zarządzania-fakturami-elis

„Obecnie proces obsługi faktur zyskał większą efektywność, przebiega sprawnie oraz bez niepotrzebnych przestojów.
Z uwagi na możliwości systemu i jego elastyczność dążymy do objęcia kolejnych obszarów firmy automatyzacją w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk.”

program-elektroniczny-obieg-faktur-w-firmie-elis

Dyrektor ds. zakupów CEE w Elis Textile Service sp. z o.o
Jędrzej Jeziorowski

przeczytaj referencje >

Integracje

W ramach obiegu faktur V-Desk integruje się z dowolnym systemem dziedzinowym z użyciem jednej z metod: Web service, bazy danych, pliki tekstowe, pliki xml.

Dwukierunkowa wymiana danych eliminuje żmudną manualną pracę. Wystarczy, że użytkownik wprowadzi raz dane, a dzięki integracji są one automatyczne eksportowane lub importowane z systemu V-Desk.

System V-Desk jest gotowy na integrację z dowolnymi systemami ERP, finansowo- księgowymi, kontrolingowymi, kadrowymi, magazynowymi i innymi.

elektroniczny-obieg-faktur-integracje

Cechy i funkcje elektronicznego obiegu faktur w systemie V-Desk

Przejście na elektroniczny obieg faktur w V-Desk – korzyści i możliwości

Automatyzacja rejestracji faktur

Rejestracja faktury możliwa jest na kilka sposobów w zależności od formatu dokumentu:

  • Skanowanie faktur z użyciem kodów kreskowych.
    Opatrzone kodami papierowe faktury mogą zostać zarchiwizowane, a w obiegu zostaje dokument elektroniczny.
  • Faktury elektroniczne.
    Źródłem podawczym dla wprowadzanych dokumentów są skrzynki mailowe, z których pobierany jest dokument. Użytkownik otrzymuje powiadomienie o pojawieniu się nowych faktur w systemie.
  • Pobieranie faktur z innych systemów
    Aplikacje mobilne z wbudowanym systemem OCR, przykładem jest aplikacja Scan&Paste. Dane ze skanowanej faktury przekazywane są do systemu, w którym automatycznie tworzy się dokument elektroniczny inicjujący proces obiegu faktury.
    Dane nagłówkowe i pola dokumentów są automatycznie rozpoznawalne i uzupełnianie z wysoka zgodnością w stosunku do oryginału.

Integracja z systemem KSeF

System V-Desk został zintegrowany z rządowa platformą Krajowego Systemu e-Faktur, a użytkownicy mogą sprawnie i łatwo przekazywać oraz odbierać faktury.
Bez wątpienia wymiana pomiędzy systemami to dla użytkownika wygoda. Przede wszystkim faktury są w programie automatycznie rejestrowane.
Ich ustrukturyzowana forma zmienia się na czytelny i wygodny dla użytkownika format.
Zapewnione jest pobieranie i przekazywanie faktur przychodowych i kosztowych.
Dysponujemy także raportem pobranych faktur. To wszystko w komplecie zdecydowanie ułatwia elektroniczny obieg faktur w firmie i organizacji.

Kody kreskowe – szybkie i sprawne skanowanie faktur

Wykorzystywane podczas skanowania kody kreskowe ułatwiają i usprawniają pracę osobom rejestrującym dokumenty.

Dzięki temu w procesie skanowania uczestniczy już tylko zdigitalizowany dokument, a papierowa jego wersja może zostać zarchiwizowana. W razie potrzeby odszukanie oryginału będzie dla użytkownika łatwe i szybkie dzięki numerowi z kodu kreskowego.

Po zeskanowaniu system automatycznie rozpoznaje dokument i podpina jego obraz. Kody kreskowe stanowią numer identyfikacyjny każdego dokumentu oraz zawierają informację dotycząca osoby rejestrującej, a także datę rejestracji. Dlatego stanowią alternatywę dla tzw. Pieczątki „wpłynęło”. Kody kreskowe ułatwiają także archiwizację papierową dokumentów oraz usprawniają proces wyszukiwania oryginałów.

Elektroniczny obieg faktur i ich archiwum

Wielopoziomowe zabezpieczenia archiwum pozwalają zdefiniować elastyczny model uprawnień i nadawać dostępy do dokumentów tylko osobom upoważnionym. Przede wszystkim system bezpiecznie przechowuje dokumenty pozwalając na szybki dostęp osobom uprawnionym. W ten sposób przechowywanie faktur w formie elektronicznej staje się wygodne. Dzięki temu cyfrowe faktury nigdy nie zaginą i nie ulegną zniszczeniu. Co ważne nasz program dostępny jest także po angielsku i niemiecku oraz w innych językach.

OCR faktur – automatyzacja rejestracji dokumentu

OCR (ang.Optical Character Recognition) faktur przyspiesza etap wprowadzania danych o dokumencie do systemu, analizując zeskanowany obraz dokumentu i uzupełniając odczytanymi wartościami pola opisujące dokument np. NIP, nr rachunku bankowego, data wystawienia faktury, itd.

Wiąże się to z automatycznym przekazywaniem rozpoznanych treści do innych aplikacji i systemów księgowych, które używane są w firmie.

Rozwijany i udoskonalany przez Primesoft program OCR usprawnia rejestrację wysokiej liczby dokumentów. Skuteczność i jakość odczytu danych wynika z zastosowania mechanizmów uczących się w setkach projektów wykonanych dla naszych Klientów. Korzystając z elektronicznego obiegu faktur w oprogramowaniu od Primesoft zyskujesz nie tylko szybkie narzędzie do przetwarzania danych, ale także minimalizujesz ryzyko błędów, które mogłyby powstać podczas ręcznego przepisywania danych z faktur.

Funkcja inteligentnego odczytu danych umożliwia przeglądanie treści dokumentów, wyszukiwanie i przeszukiwanie za pomocą słów kluczowych w wymiarze pełnotekstowym.

Z pewnością istotnym jest, że podczas weryfikacji użytkownik widzi podświetlone pola co usprawnia czynność weryfikacji rozpoznanych danych.

Weryfikacja podmiotów z faktur – integracja z ministerialną bazą

Jednym z elementów poprawności faktury jest potwierdzenie autentyczności danych wystawcy. Weryfikacja z zewnętrznymi, oficjalnymi systemami baz danych odbywa się automatycznie, bez konieczności przełączania się pomiędzy nimi.

Program do elektronicznego obiegu faktur łączy się ułatwiając weryfikację podmiotów z API następujących rządowych baz:

  • Biała Lista
  • Rejestr REGON
  • Rejestr podatników VAT
  • KRS/CeiDG

Dzięki temu podczas weryfikacji danych nie ma potrzeby logowania się i przeszukiwania zewnętrznych dostępnych rejestrów, pracę te może wykonać za użytkownika system.

Bezpieczeństwo danych w elektronicznym obiegu faktur

Primesoft Polska, w elektronicznym obiegu faktur, zabezpiecza dokumenty finansowe za pomocą:

  • autoryzowanych dostępów do systemu i poszczególnych dokumentów,
  • monitoringu logów,
  • wersjonowaniu dokumentacji,
  • protokół SSL,
  • szyfrowanie haseł,
  • jednorazowe klucze sesji,
  • logi każdej wizyty,
  • rejestracji pobrania dokumentu,
  • rozbudowany mechanizm uprawnień,
  • ISO 27001.

Wobec dokumentu jakim jest faktura stawia się szczególne wymagania prawne. Przetwarzając je w Systemie V-Desk można mieć pewność, że wszystkie one zostają spełnione. Pośród naszych klientów, a tym samym użytkowników systemu są instytucje finansowe, banki i jednostki publiczne dla których poufność, autentyczność oraz sposób przechowywania dokumentów są priorytetowe.

Dekretacja i opis faktury

Jednym z etapów dekretacji faktur jest rozpisanie kosztów na poszczególne linie, czyli przypisanie do różnych Miejsc Powstawania Kosztów (MPK). Import planu kont oraz elastyczne definiowanie liczby wymiarów opisujących jedną linię faktury wzmacnia wymiar kontroli wydatków.

Dzięki temu użytkownicy uzyskali możliwość akceptacji linii kosztowych przypisanych do MPKów oraz opisu dokumentu pod kątem kosztowym.

Różnicowanie nadawania poziomów uprawnień w obiegu faktur

System pozwala na zarządzanie uprawnieniami i nadawanie ich zgodnie ze zdefiniowanym wcześniej modelem.

Nadawanie uprawnień do poszczególnych dokumentów czy narzędzi oraz możliwość przypisywania osób odpowiedzialnych za zadanie zwiększa kontrolę i gwarantuje bezpieczeństwo gromadzonych danych, analiz i zestawień informacji.

Uprawnienia mogą być definiowane dla pojedynczych użytkowników lub grup, a także ograniczać się tylko do poszczególnych dokumentów i działań, np. akceptacji i dekretacji faktury. W ten sposób zarządzanie staje się łatwiejsze.

Czy elektroniczny obieg faktur w systemie V-Desk jest po angielsku i niemiecku?

Tak. Jak najbardziej. System V-Desk ma również wersję panelu w języku angielskim oraz języku niemieckim. Dostępny jest również w kilku innych językach np. ukraińskim, litewskim, rumuńskim oraz rosyjskim i może zostać łatwo przetłumaczony na praktycznie każdy język.

Kontrola wydatków w cyfrowym obiegu faktur w firmie

Poprzez zestawienie z innymi dokumentami w jednym procesie możliwa jest natychmiastowa weryfikacja zasadności faktury, np. zestawienie z dokumentami PZ. Natomiast, powiązanie dokumentu z zamówieniem, czy dokumentem zapotrzebowania daje kontrolę i planowanie wydatków przed powstaniem zobowiązania, co pozytywnie wpływa na zarządzanie budżetem w firmie.

Raportowanie i powiadomienia, integracja z Power BI w obiegu faktur

Wszystkie dane finansowe gromadzone w systemie w procesie weryfikacji i akceptacji faktur stanowią znakomite źródło wiedzy o firmie. Informacja prezentowana jest w postaci rozbudowanych i zawsze aktualnych statystyk i dostępna w formie raportów. Integracja z systemem Power BI (business intelligence) umożliwia znacznie bardziej rozbudowaną i wielowymiarową analizę przekazywanych z systemu V-Desk danych. Dzięki temu lepiej zrozumiesz swój biznes.

Monitoring i kontrola procesu e-obiegu faktur w firmie

System eskaluje nie podjęte zadania oraz umożliwia raportowanie bieżących aktywności i statusów spraw czy projektów.

Wbudowane i aktualizowane automatycznie statystyki pozwalają kontrolować funkcjonowanie procesów oraz analizować czas realizacji zadania. Dodatkowo, moduł pozwala na zaimplementowanie raportów monitorujących. Bez wątpienia ważnym jest, że program rejestruje niemalże wszystkie operacje dokonywane przez użytkownika w systemie, w tym miedzy innymi otwarcie dokumentu, zmiana indeksu itp. Moduł posiada też zaszytą funkcjonalność śledzenia tzw. „martwych ruchów” oraz możliwość „alertowania” o takim działaniu. W ten sposób dekretowanie oraz procesowanie faktur kosztowych i sprzedażowych staje się bardziej efektywne.

Integracje obiegu faktur z zewnętrznymi systemami finansowo-księgowymi

Elastyczność systemu umożliwia integrację z najbardziej popularnymi systemami finansowo- księgowymi. Ścieżka dwustronnej wymiany danych z dowolnym systemem ERP pozwala zautomatyzować przetwarzanie faktur i wyeliminować konieczność ponownego wprowadzania istniejących już danych. Dzięki temu zadekretowane faktury są automatycznie przekazywane do płatności. Informacja o ich realizacji również pojawi się w systemie. W ten sposób wdrożenie wewnętrznego obiegu e-faktur i zarządzanie stanie się bardziej efektywne. Ten obszar jest niezwykle istotny jeśli chodzi o optymalizację procesu związanego z procesowaniem faktur kosztowych w organizacji. Dlatego warto zwrócić szczególną uwagę na kwestię integracji.

Czy V-Desk umożliwia elektroniczny obieg faktur w administracji publicznej?

Oczywiście. Jednostki samorządu terytorialnego, urzędy gmin bądź urzędy miast mogą i korzystają z programu V-Desk w zakresie cyfrowego obiegu faktur kosztowych. Dlatego w zależności od potrzeb instytucji wykorzystują najczęściej digitalizację, workflow i procesowanie, dekretacje, zarządzanie oraz przechowywanie e-faktur. Sam proces wygląda inaczej niż w przedsiębiorstwach komercyjnych. Często z tego typu narzędzi korzystają przedsiębiorstwa komunalne oraz zarządzające transportem publicznym w miastach.

Program LOW-CODE dla cyfrowego obiegu faktur

System elektronicznego obiegu faktur dostępny jest również jako gotowe rozwiązanie, nie wymagające analizy przedwdrożeniowej czy też dopasowanej konfiguracji.

Gotowa aplikacja spełnia potrzeby użytkowników przy mniej rozbudowanych, nieskomplikowanych procesach i jest idealna dla małych firm.

Zachęcamy do skorzystania z wiedzy naszego eksperta, który pomoże wybrać właściwe rozwiązanie, dopasowane do potrzeb i usprawnić proces digitalizacji obiegu faktur w firmie.

elektroniczny-obieg-faktur

Elektroniczny Obieg Faktur w Twojej firmie.

Zapraszamy na darmowe konsultacje. Wypełnij formularz lub wyślij e-mail na biuro@primesoft.pl

Utrzymuj swoją trwałą przewagę konkurencyjną dzięki transformacji cyfrowej.

Nasi specjaliści przedstawią oczekiwane korzyści z działania.