Elektroniczny obieg faktur 

Elektroniczny obieg faktur zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) zapewnia sprawne i efektywne zarządzanie procesem obiegu faktur w firmie. Wdrażając elektroniczny obieg faktur wraz z KSeF mamy pewność, że ważne dokumenty nie zostaną zagubione lub zniszczone, będą procesowane bez opóźnień oraz zostaną opłacone na czas.

Dzięki cyfryzacji obiegu dokumentów księgowych, poszczególne etapy pracy zostają zautomatyzowane, co prowadzi do optymalizacji, sprawniejszej i bardziej efektywnej pracy.

Więcej o integracji z KSeF
Porozmawiaj z ekspertem

Czy znasz te problemy z obiegiem faktury w firmie? 

Proces obiegu faktury trwa zdecydowanie za długo 

Z systemem V-Desk możesz zdefiniować dowolny obieg faktury, który będzie idealnie dopasowany do potrzeb organizacji.

Brak klarownego podziału zadań przy obiegu faktury 

V-Desk automatycznie będzie przydzielał zadania konkretnym osobom. W przypadku ich nieobecności zadanie automatycznie trafi do wskazanego zastępcy.

Brak zaawansowanej analizy w obszarach finansów

W systemie V-Desk można przygotować zaawansowane raporty Power BI. Dzięki temu organizacja może gromadzić, zarządzać, przetwarzać i analizować dane z różnych źródeł. 

Pełna digitalizacja procesów biznesowych na wyciągnięcie ręki.
Ponad 200 tysięcy zadowolonych użytkowników systemu V-Desk skorzystało z tej szansy.

Dołącz do grona naszych klientów

Jak zorganizować elektroniczny obieg faktur? 

Co zyskasz wybierając elektroniczny obieg faktur w V-Desk? 

Poprawę efektywności procesów w organizacji 

Oszczędność czasu podczas rejestracji dokumentów księgowych 

Przypomnienia systemowe o zadaniach 

Automatyzację powtarzalnych zadań

Redukcję pracy manualnej do minimum 

Pewność spełnienia wysokich standardów bezpieczeństwa 

Elektroniczny obieg faktur w V-Desk i V-Desk GA

Moduł Faktury jest dostępny w obu modelach wdrożenia systemu V-Desk. Można go skonfigurować w dedykowanej wersji systemu V-Desk oraz wybrać spośród gotowych procesów V-Desk GA. 

Dołącz do grona naszych klientów

Nasi klienci mówią o V-Desku

  • „V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”

    Business Unit Manager
    Piotr Wijtiwiak

  • Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.

    Dyrektor Zarządzający, Prezes Zarządu
    Bogusław Nowosielski

  • W ciągu 11 lat korzystania z V-Desk przekonaliśmy się o elastyczności tego rozwiązania, dlatego zleciliśmy przeprowadzenie modyfikacji pozwalających na zintegrowanie V-Desk z kolejnym systemem w firmie. Potwierdzamy, że prace zostały wykonane na najwyższym poziomie, z zachowaniem wysokich standardów etyki biznesowej oraz ciągłości działania procesów w przedsiębiorstwie.

    Prezes Zarządu spółek Securitas w Polsce
    Krzysztof Bartuszek

Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami ERP

Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.

Posłuchaj co na temat obiegu faktur mówi nasz ekspert

Elektroniczny obieg faktur – FAQ 

Jak zarejestrować fakturę w systemie V-Desk?

Rejestracja faktury możliwa jest na kilka sposobów w zależności od formatu dokumentu. W każdym z poniższych sposobów dane nagłówkowe i pola dokumentów są automatycznie rozpoznawalne i uzupełnianie z wysoka zgodnością w stosunku do oryginału. 
a) Skanowanie faktur z użyciem kodów kreskowych 
Opatrzone kodami papierowe faktury mogą zostać zarchiwizowane, a w obiegu zostaje dokument elektroniczny.  
b) Faktury elektroniczne 
Źródłem podawczym dla wprowadzanych dokumentów są skrzynki mailowe, z których pobierany jest dokument. Użytkownik otrzymuje powiadomienie o pojawieniu się nowych faktur w systemie.  
c) Pobieranie faktur z innych systemów  
Aplikacje mobilne z wbudowanym systemem OCR, przykładem jest aplikacja Scan&Paste. Dane ze skanowanej faktury przekazywane są do systemu, w którym automatycznie tworzy się dokument elektroniczny inicjujący proces obiegu faktury.

Czy system V-Desk integruje się z KSeF?

System V-Desk został zintegrowany z rządowa platformą Krajowego Systemu e-Faktur, a użytkownicy mogą sprawnie i łatwo przekazywać oraz odbierać faktury. Bez wątpienia wymiana pomiędzy systemami to dla użytkownika wygoda. Przede wszystkim faktury są w programie automatycznie rejestrowane. Ich ustrukturyzowana forma zmienia się na czytelny i wygodny dla użytkownika format. Zapewnione jest pobieranie i przekazywanie faktur przychodowych i kosztowych. Dysponujemy także raportem pobranych faktur. To wszystko w komplecie zdecydowanie ułatwia elektroniczny obieg faktur w firmie i organizacji. Elektroniczny obieg faktur w V-Desk jest więc w pełni kompatybilny z KSeF. 

Więcej o KSef przeczytasz tutaj

Czy V-Desk posiada archiwum faktur? 

Wielopoziomowe zabezpieczenia archiwum pozwalają zdefiniować elastyczny model uprawnień i nadawać dostępy do dokumentów tylko osobom upoważnionym. Przede wszystkim system bezpiecznie przechowuje dokumenty pozwalając na szybki dostęp osobom uprawnionym. W ten sposób przechowywanie faktur w formie elektronicznej staje się wygodne. Dzięki temu cyfrowe faktury nigdy nie zaginą i nie ulegną zniszczeniu.

Czy V-Desk jest zintegrowany z programem OCR?

Rozwijany i udoskonalany program OCR by Primesoft usprawnia rejestrację wysokiej liczby dokumentów. Skuteczność i jakość odczytu danych wynika z zastosowania mechanizmów uczących się w setkach projektów wykonanych dla naszych Klientów. Korzystając z elektronicznego obiegu faktur w oprogramowaniu od Primesoft zyskujesz nie tylko szybkie narzędzie do przetwarzania danych, ale także minimalizujesz ryzyko błędów, które mogłyby powstać podczas ręcznego przepisywania danych z faktur. Funkcja inteligentnego odczytu danych umożliwia przeglądanie treści dokumentów, wyszukiwanie i przeszukiwanie za pomocą słów kluczowych w wymiarze pełnotekstowym.

Czy V-Desk integruje się z ministerialnymi bazami danych? 

Weryfikacja z zewnętrznymi, oficjalnymi systemami baz danych odbywa się automatycznie, bez konieczności przełączania się pomiędzy nimi. Moduł do elektronicznego obiegu faktur łączy się ułatwiając weryfikację podmiotów z API następujących rządowych baz:  

  • Biała Lista
  • Rejestr REGON
  • Rejestr podatników VAT
  • KRS/CeiDG 

Jak zabezpieczane są dokumenty finansowe w systemie V-Desk?

V-Desk zabezpiecza dokumenty finansowe za pomocą:

  • autoryzowanych dostępów do systemu i poszczególnych dokumentów 
  • monitoringu logów 
  • wersjonowaniu dokumentacji 
  • protokołu SSL 
  • szyfrowania haseł 
  • jednorazowych kluczy sesji 
  • logi każdej wizyty 
  • rejestracji pobrania dokumentu 
  • rozbudowanego mechanizmu uprawnień 
  • ISO 27001 

Czy system V-Desk jest dostępny w innych językach niż polski?

System V-Desk ma wersję panelu w języku angielskim oraz języku niemieckim. Dostępny jest również w kilku innych językach np. ukraińskim, litewskim oraz rumuńskim i może zostać łatwo przetłumaczony na praktycznie każdy język.

Czy obieg faktur w V-Desk integruje się z innymi systemami księgowymi?

Elastyczność systemu umożliwia integrację z najbardziej popularnymi systemami finansowo- księgowymi. Ścieżka dwustronnej wymiany danych z dowolnym systemem ERP pozwala zautomatyzować przetwarzanie faktur i wyeliminować konieczność ponownego wprowadzania istniejących już danych. Dzięki temu zadekretowane faktury są automatycznie przekazywane do płatności. Informacja o ich realizacji również pojawi się w systemie. W ten sposób wdrożenie wewnętrznego obiegu e-faktur i zarządzanie stanie się bardziej efektywne. 

Czy V-Desk umożliwia elektroniczny obieg faktur w administracji publicznej?

Jednostki samorządu terytorialnego, urzędy gmin bądź urzędy miast mogą i korzystają z programu V-Desk w zakresie cyfrowego obiegu faktur kosztowych. Dlatego w zależności od potrzeb instytucji wykorzystują najczęściej digitalizację, workflow i procesowanie, dekretacje, zarządzanie oraz przechowywanie e-faktur. Sam proces wygląda inaczej niż w przedsiębiorstwach komercyjnych. Często z tego typu narzędzi korzystają przedsiębiorstwa komunalne oraz zarządzające transportem publicznym w miastach.