zarządzanie obszarami

Urlopy

Zarządzanie urlopami i nieobecnościami to obszar, dla którego w systemie V-Desk wypracowany został szereg funkcjonalności i narzędzi, optymalizujących pracę i zwiększających jej efektywność. Ponadto system to również źródło wiedzy i dostęp do odpowiedniej informacji, w postaci danych np. ewidencji urlopów czy narzędzi do planowania takich, jak graficzny planer urlopów.

System zarządzania urlopami V-Desk pomaga pracodawcy w prawidłowy sposób, oszczędzając czas i pieniądze wprowadzać w organizacji planowanie urlopów, a następnie nadzorować i w razie konieczności modyfikować cały proces.

Moduł zarządzania urlopami i nieobecnościami pozwala na tworzenie harmonogramu urlopów, w celu określenia jak pracownikom naliczany i przyznawany jest czas wolny.

Procesy

Elastyczna architektura umożliwia, w zależności od potrzeb definiować ścieżki przepływu pracy dla obiegu wniosków. Procesy modelowane są według odpowiednio zdefiniowanej ścieżki akceptacji, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami i instrukcjami.

W V-Desku każdy wniosek urlopowy dostępny jest jako elektroniczny formularz, którego wypełnienie inicjuje elektroniczny obieg dokumentów poprzez przekazanie zadania do akceptacji.

Wraz z wypełnieniem zadania, system automatycznie uruchamia powiadomienia o jego statusie, a następnie uzupełnia nieobecności w harmonogramie urlopowym.

Cyfrowe kartoteki

Przepełnione kartoteki urlopowe zalegające w segregatorach muszą ustąpić miejsca cyfrowym dokumentom.

System pozwala na bezpieczne archiwizowanie spraw i dokumentów, oraz prowadzenie elektronicznych rejestrów urlopów, dając możliwości generowania raportów czy przeszukiwania zebranych danych.

Wprowadzenie w organizacji programu zarządzania urlopami ma pozytywny wpływ na zwiększenie efektywności i optymalizację pracy w obszarze zarządzania urlopami i nieobecnościami zarówno z perspektywy całej firmy jak i pracowników oraz menedżerów.

Korzyści

Korzyści dla pracownika:

  • Sprawne i szybkie wypełnianie wniosków urlopowych
  • dostęp do planu urlopów
  • przejrzysty grafik urlopów
  • automatyczne naliczanie przysługujących dni wolnych

Korzyści dla pracownika:

  • zdefiniowane ścieżki obiegu
  • przydzielenie odpowiedzialności za zadanie
  • łatwy i przejrzysty dostęp do dokumentów
  • generowanie raportów
  • szybki dostęp do danych, dokumentów

Korzyści dla udziału kadr:

  • oszczędność papieru i miejsca przechowywania dokumentów
  • szybkie przekazywanie wniosków
  • alerty i powiadomienia o kończących się urlopach
  • zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem
  • wysoki poziom zabezpieczenia danych

Funkcjonalności

Elektroniczny obiegu wniosków urlopowych znacznie usprawnia i optymalizuje pracę w obszarze zarządzania urlopami poprzez automatyzację procesowania wniosków urlopowych.

Inicjowanie elektronicznych wniosków urlopowych w systemie V-Desk jest łatwiejsze i szybsze niż wypełnianie papierowych formularzy. Pracownik, wypełniając dokument, uzasadnia urlop, uzupełnia załączniki, a także wskazuje osobę na zastępstwo, a system automatycznie przekazuje zadanie odpowiedniej osobie.

Narzędzia

Zalety systemu to wbudowane funkcje i narzędzia w postaci powiadomień o oczekującym zadaniu, czy możliwość dodania w łatwy sposób odpowiednich załączników w dowolnym formacie, takich jak np. zaświadczenie lekarskie, czy inne dokumenty uprawniające do złożenia wniosku.

Wraz z akceptacją przełożonego system automatycznie wysyła mailowe powiadomienia o statusie zadania.

Wbudowane alerty, powiadomienia, czy automatycznie uzupełnianych nieobecności bezpośrednio wpływają na szybkie i sprawne dostosowanie harmonogramu urlopów do pracy organizacji.

W systemie generowane są odpowiednie szablony dokumentów w zależności od rodzaju nieobecności pracownika i przyznawanych mu dni wolnych

Przykładowe wnioski urlopowe przetwarzane w systemie V-Desk:

  • wypoczynkowy
  • okolicznościowy
  • na dziecko do lat 14
  • związany z narodzinami dziecka
  • szkoleniowy
  • zdrowotny.

Integracje

System V-Desk może funkcjonować w integracji z innymi systemami dziedzinowymi w organizacji. W przypadku modułu obsługi wniosków urlopowych najczęściej są to powszechnie wykorzystywane systemy ERP.

Wówczas informacje zbierane w systemie podczas przetwarzania dokumentów mogą być wykorzystywane i przekazywane do systemów obsługujących obszary kadrowe i płacowe.

Porozmawiajmy
o Twoich urlopach.

Zapraszamy na darmowe konsultacje.

Utrzymuj swoją trwałą przewagę konkurencyjną dzięki transformacji cyfrowej.

Nasi specjaliści przedstawią oczekiwane korzyści z działania.