zarządzanie obszarami
Urlopy
Zarządzanie urlopami i nieobecnościami to obszar, dla którego w systemie V-Desk wypracowany został szereg funkcjonalności i narzędzi, optymalizujących pracę i zwiększających jej efektywność. Ponadto system to również źródło wiedzy i dostęp do odpowiedniej informacji, w postaci danych jak np. ewidencja urlopów czy narzędzi do planowania takich, jak graficzny planer urlopów.
System zarządzania urlopami V-Desk pomaga pracodawcy w prawidłowy sposób, oszczędzając czas i pieniądze wprowadzać w organizacji planowanie urlopów, a następnie nadzorować i w razie konieczności modyfikować cały proces.
Moduł zarządzania urlopami i nieobecnościami pozwala na tworzenie harmonogramu urlopów, w celu określenia jak pracownikom naliczany i przyznawany jest czas wolny.
Procesy
Elastyczna architektura umożliwia, w zależności od potrzeb definiować ścieżki przepływu pracy dla obiegu wniosków. Procesy modelowane są według odpowiednio zdefiniowanej ścieżki akceptacji, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami i instrukcjami.
W V-Desk każdy wniosek urlopowy dostępny jest jako elektroniczny formularz, którego wypełnienie inicjuje elektroniczny obieg dokumentów poprzez przekazanie zadania do akceptacji.
Wraz z wypełnieniem zadania, system automatycznie uruchamia powiadomienia o jego statusie, a następnie uzupełnia nieobecności w harmonogramie urlopowym.
Cyfrowe kartoteki
Przepełnione kartoteki urlopowe zalegające w segregatorach muszą ustąpić miejsca cyfrowym dokumentom.
System pozwala na bezpieczne archiwizowanie spraw i dokumentów, oraz prowadzić i nadzorować elektroniczny rejestr urlopów, dając możliwości generowania raportów czy przeszukiwania zebranych danych.
Wprowadzony do zarządzania urlopami program, wyposażony w nowoczesny grafik urlopowy ma w organizacji pozytywny wpływ na zwiększenie efektywności i optymalizację pracy w obszarze zarządzania urlopami i nieobecnościami zarówno z perspektywy całej firmy jak i pracowników oraz menedżerów.
Korzyści
Korzyści dla pracownika:
- Sprawne i szybkie wypełnianie wniosków urlopowych
- dostęp do planu urlopów
- przejrzysty grafik urlopów
- automatyczne naliczanie przysługujących dni wolnych
Korzyści dla pracodawcy:
- zdefiniowane ścieżki obiegu
- przydzielenie odpowiedzialności za zadanie
- łatwy i przejrzysty dostęp do dokumentów
- generowanie raportów
- szybki dostęp do danych, dokumentów
Korzyści dla udziału kadr:
- oszczędność papieru i miejsca przechowywania dokumentów
- szybkie przekazywanie wniosków
- alerty i powiadomienia o kończących się urlopach
- zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem
- wysoki poziom zabezpieczenia danych
Funkcjonalności
Elektroniczny obieg wniosków urlopowych znacznie usprawnia i optymalizuje pracę w obszarze zarządzania urlopami poprzez automatyzację procesowania wniosków urlopowych.
Inicjowanie procesu elektroniczne wnioski urlopowe w systemie V-Desk jest łatwiejsze i szybsze niż wypełnianie papierowych formularzy. Pracownik, wypełniając dokument, uzasadnia urlop, uzupełnia załączniki, a także wskazuje osobę na zastępstwo, a system automatycznie przekazuje zadanie odpowiedniej osobie.
Narzędzia
Zalety systemu to wbudowane funkcje i narzędzia w postaci powiadomień o oczekującym zadaniu, czy możliwość dodania w łatwy sposób odpowiednich załączników w dowolnym formacie, takich jak np. zaświadczenie lekarskie, czy inne dokumenty uprawniające do złożenia wniosku.
Wraz z akceptacją przełożonego system automatycznie wysyła mailowe powiadomienia o statusie zadania.
Wbudowane alerty, powiadomienia, czy automatycznie uzupełnianych nieobecności bezpośrednio wpływają na szybkie i sprawne dostosowanie harmonogramu urlopów do pracy organizacji.
W systemie generowane są odpowiednie szablony dokumentów w zależności od rodzaju nieobecności pracownika i przyznawanych mu dni wolnych
Przykładowe wnioski urlopowe przetwarzane w systemie V-Desk:
- wypoczynkowy
- okolicznościowy
- na dziecko do lat 14
- związany z narodzinami dziecka
- szkoleniowy
- zdrowotny.
Integracje
System V-Desk może funkcjonować w integracji z innymi systemami dziedzinowymi w organizacji. W przypadku gdy w grę wchodzi moduł obsługa wniosków urlopowych najczęściej są to powszechnie wykorzystywane systemy ERP.
Wówczas informacje zbierane w systemie podczas przetwarzania dokumentów mogą być wykorzystywane i przekazywane do systemów obsługujących obszary kadrowe i płacowe.
Przejdź transformację cyfrową z platformą V-Desk.
Zapraszamy na darmowe konsultacje.
Utrzymuj swoją trwałą przewagę konkurencyjną dzięki transformacji cyfrowej.
Nasi specjaliści przedstawią oczekiwane korzyści z działania.