zarządzanie obszarami

Delegacje

Moduł zarządzania obszarem delegacji w systemie V-Desk umożliwia elektroniczne rozliczanie delegacji wszystkich użytkowników. Narzędzie to daje pełną automatyzację rozliczania wyjazdów służbowych, dzięki czemu pozwala na kontrolowanie kosztów związanych z podróżami służbowymi oraz uporządkowanie i usystematyzowanie kalendarzy i terminów wyjazdów służbowych pracowników.

V-Desk realizuje pełną obsługę rozliczania delegacji służbowych począwszy od polecenia wyjazdu, poprzez akceptację kosztów, a kończąc na całkowitym rozliczeniu wyjazdu. W jednym miejscu odbywa się cały proces planowania podróży służbowej, akceptacji przez przełożonego oraz rozliczania kosztów.

Procesy

Ewidencja delegacji w systemie
V-Desk składa się z kilku kroków:

  • Rejestracja wniosku delegacji przez osobę delegowaną lub przez bezpośredniego przełożonego
  • Akceptacja wniosku przez bezpośredniego przełożonego
  • Rozliczenie delegacji, dodanie niezbędnych załączników, uzupełnienie wymaganych informacji
  • Przesłanie rozliczenia do akceptacji
  • Przekazanie sprawy wraz ze wszystkimi dokumentami do księgowości

Funkcjonalności

System udostępnia szereg zaawansowanych funkcjonalności: przeliczenie kwoty diety krajowej i zagranicznej, przeliczanie kwoty kilometrówek, integracja z bieżącą tabelą kursów, generowanie zbiorczych podsumowań, generowanie druków, przygotowanie karty ewidencji pojazdów oraz wiele innych. Zaakceptowane rozliczenie delegacji krajowych i zagranicznych trafia bezpośrednio do działu księgowości zajmującego się księgowaniem i rozliczaniem z pracownikami.

Elektroniczne zarządzanie delegacjami w V-Desk to zdecydowana optymalizacja obsługi całego procesu podróży służbowych. Na każdym kroku procesu obiegu delegacji dostępny jest przejrzysty formularz, który pozwala użytkownikowi wprowadzić wszystkie niezbędne na danym etapie informacje oraz załączyć skany dokumentów. Delegacje są w pełni zintegrowane z elektronicznym obiegiem dokumentów w zakresie ewidencji kosztów. Po rozliczeniu przez pracownika, delegacja trafia do weryfikacji i rozliczenia w odpowiednim dziale. Po zakończeniu procesu informacja o finalnym rozliczeniu trafia do pracownika.

Korzyści

Korzyści z zarządzania obszarem delegacjami i zaliczek w V-Desk:

  • Wygodne, szybkie, automatyczne rozliczanie delegacji online
  • Brak konieczności druku formularzy delegacyjnych
  • Oszczędność czasu podczas wypełniania wniosków
  • Skrócenie czasu pracy na obsługę administracyjną związaną z rozliczeniem delegacji
  • Łatwe planowanie podróży służbowych
  • Możliwość generowania raportów dotyczących podróży służbowych z podziałem na poszczególne kategorie

Porozmawiajmy
o Twoich delegacjach.

Zapraszamy na darmowe konsultacje.

Utrzymuj swoją trwałą przewagę konkurencyjną dzięki transformacji cyfrowej.

Nasi specjaliści przedstawią oczekiwane korzyści z działania.