zarządzanie obszarami
Zakupy
Przebieg procesu zakupowego realizowany w systemie V-Desk zostaje przeprowadzony w sposób zoptymalizowany i w pełni zarządzany, co wpływa na lepszą wydajność zarządzania i planowania zakupów.
Punktem inicjującym proces zakupowy w samym systemie jest wypełnienie dokumentu wniosku zakupu w formie elektronicznej, dzięki czemu realizowana jest idea obiegu bez papieru.
Na poszczególnych etapach wniosek poprzez walidację, a także automatyczne uzupełnianie danymi dotyczącymi asortymentu, ilości, zamawiającego oraz danymi kontrahenta w powiązaniu z dokumentem zakupu pozwala na kontrolę i planowanie wydatków przed faktycznym powstaniem zobowiązania. Za etap końcowy procesu uważa się powiązanie zakupu z fakturą i przekazanie zadania na realizację zamówienia.
Procesy
System V-Desk pozwala na realizację takich procesów jak:
- Przygotowanie i rejestracja zamówień
- Rejestr i obieg zapytań ofertowych
- Ewidencja dokumentów wraz z przypisaniem do pozycji budżetowych
- Przypisanie zamówienia do właściwej umowy lub faktury
- Wielostopniowa akceptacja oraz rozliczenie i raportowanie w systemie
Dzięki wprowadzeniu jednego systemu będącego bazą informacyjną, w którym dostęp do dokumentacji zakupowej mają uprawnieni pracownicy, istnieje możliwość pozyskiwania dowolnych raportów zamówień wpływających na efektywne zarządzanie cash flow.
Integracje
Integracja z modułem budżetowania, poprzez dostęp do ewidencji faktur zakupowych, daje możliwość raportowania zestawiającego wykonanie, nie tylko z wydatków dokumentowanych fakturami zakupowymi, ale już z podjętych zobowiązań zarejestrowanych w module zamówień.
V-Desk jako system do zarządzania procesami biznesowymi nie tylko daje oszczędności finansowe, ale też zysk w postaci dodatkowego czasu oraz optymalizacji zasobów. Dzieje się to poprzez połączenie z modułem obiegu faktur, który spełnia też funkcje programu do wprowadzania faktur zakupowych.
Integracja pozwala na jednokrotną rejestrację dokumentu, jego opisanie i akceptację wydatku co skutkuje uwolnieniem zasobów czasowych i kadrowych.
W momencie gdy faktura zakupowa pojawi się w organizacji jest ona automatycznie w systemie V-Desk parowana z zamówieniem, a dekret i akceptacja przenoszone są z zamówienia na fakturę, co znacznie skraca proces obiegu faktury i optymalizuje zarządzanie zakupami.
Narzędzia
Przekazywanie zadań w obrębie procesu zaopatrzone zostało w system alertów i powiadomień mailowych a poprzez integrację z centralną bazą kontrahentów w systemie ERP lub CRM lub innym dziedzinowym możliwe jest jej współdzielenie pomiędzy tymi systemami.
Natomiast na etapie faktury poprzez integrację z systemem księgowym, w którym prowadzony jest rejestr faktur zakupowych, dochodzi do powiązania zakupu z przypisanym mu kosztem.
System V-Desk zapewnia przejrzystość i łatwość w pozyskiwaniu informacji, a w dłuższej perspektywie pozwala na uproszczenie i ustandaryzowanie procesów. Może temu przysłużyć się wprowadzenie zamówień cyklicznych. Ich zdefiniowanie pozwala na optymalizację zarządzania procesami zakupowymi, nie pozbawiając ich wymiaru kontroli.
Porozmawiajmy o Twoich zakupach.
Zapraszamy na darmowe konsultacje.
Utrzymuj swoją trwałą przewagę konkurencyjną dzięki transformacji cyfrowej.
Nasi specjaliści przedstawią oczekiwane korzyści z działania.