zarządzanie obszarami

Zakupy

Proces zakupowy w firmie oraz cały jego przebieg realizowany w systemie V-Desk zostaje przeprowadzony w sposób zoptymalizowany i w pełni zarządzany, co wpływa na lepszą wydajność zarządzania i planowania zakupów.

Punktem inicjującym procesy zakupowe w samym systemie jest dokumentacja zakupowa w formie elektronicznego wniosku, który wypełniony przez użytkownika jest poddawany kolejnym procesom. Dzięki temu realizowana jest idea obiegu bez papieru.

Platformy zakupowe firm działają kilku etapowo. Dzięki systemowi V-Deck, na poszczególnych etapach wniosek poprzez walidację, a także automatyczne uzupełnianie danymi dotyczącymi asortymentu, ilości, zamawiającego oraz danymi kontrahenta, pozwala na kontrolę i planowanie wydatków przed faktycznym powstaniem zobowiązania w oparciu o stosowne dokumenty zakupu. Proces zakupowy w przedsiębiorstwie czy też w firmie ma swój etap końcowy w systemie, gdy nastąpi powiązanie zakupu z fakturą i przekazanie zadania na realizację zamówienia.

Procesy

System V-Desk pozwala na realizację takich procesów jak:

  • Przygotowanie i rejestracja zamówień
  • Rejestracja dokumentów i obiegu zapytań ofertowych
  • Ewidencja faktur zakupu oraz dokumentów wraz z przypisaniem do pozycji budżetowych
  • Przypisanie zamówienia do właściwej umowy lub faktury
  • Rejestr faktur zakupowych, wielostopniowa akceptacja oraz rozliczenie i raportowanie w systemie

Dzięki wprowadzeniu jednego systemu będącego bazą informacyjną, w którym dostęp do dokumentacji zakupowej mają uprawnieni pracownicy, istnieje możliwość pozyskiwania dowolnych raportów zamówień wpływających na efektywne zarządzanie zakupami oraz generowanie cash flow.

Integracje

Procedury zakupowe są zintegrowane z modułem budżetowania, poprzez dostęp do ewidencji faktur zakupowych, co daje możliwość raportowania zestawiającego. Jest to możliwe nie tylko dzięki dokumentowaniu wydatków poprzez faktury zakupowe, ale już z podjętych zobowiązań zarejestrowanych w module zamówień.

V-Desk jako system do zarządzania procesami biznesowymi nie tylko daje oszczędności finansowe, ale też zysk w postaci dodatkowego czasu oraz optymalizacji zasobów. Cała procedura zakupów w firmie to skrócenie formalności przy dokumentowaniu procesu – Dzieje się to poprzez połączenie z modułem obiegu faktur, który spełnia też funkcje programu do wprowadzania faktur zakupowych.

Integracja pozwala na jednokrotną rejestrację dokumentów, opisanie i akceptację wydatku co skutkuje uwolnieniem zasobów czasowych i kadrowych.

W momencie gdy faktura zakupowa pojawi się w organizacji jest ona automatycznie w systemie V-Desk parowana z zamówieniem, a dekret i akceptacja przenoszone są z zamówienia na fakturę, co znacznie skraca proces obiegu faktury i optymalizuje zarządzanie zakupami.

Narzędzia

Platforma zakupowa bazująca na systemie V-Desk, posiada narzędzia które w trakcie przekazywania zadań w obrębie procesu, zaopatrzone zostały w system alertów i powiadomień mailowych. Poprzez integrację z centralną bazą kontrahentów w systemie ERP, CRM lub innym dziedzinowym, możliwe jest współdzielenie jej pomiędzy tymi systemami.

Natomiast na etapie faktury poprzez integrację z systemem księgowym, w którym prowadzony jest rejestr faktur zakupowych, dochodzi do powiązania zakupu z przypisanym mu kosztem.

Wdrożenie platformy zakupowej wraz z wykorzystaniem systemu V-Desk zapewnia przejrzystość i łatwość w pozyskiwaniu informacji, a w dłuższej perspektywie pozwala na uproszczenie i ustandaryzowanie procesów. Może temu przysłużyć się również wprowadzenie zamówień cyklicznych. Zdefiniowanie zamówień cyklicznych zoptymalizuje zarządzanie procesami zakupowymi, przy okazji nie pozbawiając ich wymiaru kontroli.

Oszczędzaj swój czas z platformą V-Desk.

Zapraszamy na darmowe konsultacje.

Utrzymuj swoją trwałą przewagę konkurencyjną dzięki transformacji cyfrowej.

Nasi specjaliści przedstawią oczekiwane korzyści z działania.