zarządzanie obszarami

Zakupy

Przebieg procesu zakupowego realizowany w systemie V-Desk zostaje przeprowadzony w sposób zoptymalizowany i w pełni zarządzany, co wpływa na lepszą wydajność zarządzania i planowania zakupów.

Punktem inicjującym proces zakupowy w samym systemie jest wypełnienie dokumentu wniosku zakupu w formie elektronicznej, dzięki czemu realizowana jest idea obiegu bez papieru.

Na poszczególnych etapach wniosek poprzez walidację, a także automatyczne uzupełnianie danymi dotyczącymi asortymentu, ilości, zamawiającego oraz danymi kontrahenta w powiązaniu z dokumentem zakupu pozwala na kontrolę i planowanie wydatków przed faktycznym powstaniem zobowiązania. Za etap końcowy procesu uważa się powiązanie zakupu z fakturą i przekazanie zadania na realizację zamówienia.

Procesy

System V-Desk pozwala na realizację takich procesów jak:

  • Przygotowanie i rejestracja zamówień
  • Rejestr i obieg zapytań ofertowych
  • Ewidencja dokumentów wraz z przypisaniem do pozycji budżetowych
  • Przypisanie zamówienia do właściwej umowy lub faktury
  • Wielostopniowa akceptacja oraz rozliczenie i raportowanie w systemie

Dzięki wprowadzeniu jednego systemu będącego bazą informacyjną, w którym dostęp do dokumentacji zakupowej mają uprawnieni pracownicy, istnieje możliwość pozyskiwania dowolnych raportów zamówień wpływających na efektywne zarządzanie cash flow.

Integracje

Integracja z modułem budżetowania, poprzez dostęp do ewidencji faktur zakupowych, daje możliwość raportowania zestawiającego wykonanie, nie tylko z wydatków dokumentowanych fakturami zakupowymi, ale już z podjętych zobowiązań zarejestrowanych w module zamówień.

V-Desk jako system do zarządzania procesami biznesowymi nie tylko daje oszczędności finansowe, ale też zysk w postaci dodatkowego czasu oraz optymalizacji zasobów. Dzieje się to poprzez połączenie z modułem obiegu faktur, który spełnia też funkcje programu do wprowadzania faktur zakupowych.

Integracja pozwala na jednokrotną rejestrację dokumentu, jego opisanie i akceptację wydatku co skutkuje uwolnieniem zasobów czasowych i kadrowych.

W momencie gdy faktura zakupowa pojawi się w organizacji jest ona automatycznie w systemie V-Desk parowana z zamówieniem, a dekret i akceptacja przenoszone są z zamówienia na fakturę, co znacznie skraca proces obiegu faktury i optymalizuje zarządzanie zakupami.

Narzędzia

Przekazywanie zadań w obrębie procesu zaopatrzone zostało w system alertów i powiadomień mailowych a poprzez integrację z centralną bazą kontrahentów w systemie ERP lub CRM lub innym dziedzinowym możliwe jest jej współdzielenie pomiędzy tymi systemami.

Natomiast na etapie faktury poprzez integrację z systemem księgowym, w którym prowadzony jest rejestr faktur zakupowych, dochodzi do powiązania zakupu z przypisanym mu kosztem.

System V-Desk zapewnia przejrzystość i łatwość w pozyskiwaniu informacji, a w dłuższej perspektywie pozwala na uproszczenie i ustandaryzowanie procesów. Może temu przysłużyć się wprowadzenie zamówień cyklicznych. Ich zdefiniowanie pozwala na optymalizację zarządzania procesami zakupowymi, nie pozbawiając ich wymiaru kontroli.

Porozmawiajmy o Twoich zakupach.

Zapraszamy na darmowe konsultacje.

Utrzymuj swoją trwałą przewagę konkurencyjną dzięki transformacji cyfrowej.

Nasi specjaliści przedstawią oczekiwane korzyści z działania.