V-Desk w integracji z KSeF
Przygotuj swoją firmę na e-fakturowanie w efektywnej komunikacji z KSeF.
V-Desk został zaprojektowany i przygotowany, tak by ułatwić i usprawnić proces przekazywania i odbierania faktur pomiędzy podmiotami za pomocą wymaganej platformy KSeF.
Od 20 lat zapewniamy obsługę wszystkich rodzajów faktur będących w obrocie biznesowym, w tym zagranicznych niezależnie od formatu (papierowe, elektroniczne i ustrukturyzowane).
Poznaj firmy, które korzystają z Systemu V-Desk:
V-Desk KSeF – najważniejsze zalety
Integracja Systemu V-Desk z KSef uwalnia przedsiębiorcę od konieczności technicznej obsługi faktur i przygotowania ich w odpowiednim ustrukturyzowanym formacie, a także waliduje poprawność techniczną i biznesową wysyłanych i odbieranych faktur.
oszczędza czas pracownika, automatycznie pobierając i generując dane na dokumencie faktury
usprawnia komunikację z KSeF
bezpieczna archiwizacja dokumentów
eliminuje duplikaty faktur
współpracuje z dowolnymi systemami ERP
umożliwia optymalizacje procesów
przygotowuje fakturę do procesu workflow
raportowanie i zestawienia danych
V-Desk zapewnia gotowość na wymogi prawne i techniczne KSeF
Nowy sposób fakturowania to zmiana, która zaowocuje ujednoliceniem struktury faktury oraz jej wymianą za pomocą centralnego systemu rządowego. Platforma KSeF, na razie oferuje jedynie funkcjonalność wystawiania i przekazywania oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych.
Spełnienie narzuconych warunków technicznych i prawnych wobec faktury będzie od przedsiębiorcy wymagało wielu czynności oraz wiedzy technicznej.
Komentarz eksperta Primesoft
„Nie wszystkie podmioty przygotowały się jeszcze na wymagania zapowiadane przez Ministerstwo Finansów. Czasu nie zostało zbyt wiele, a nowy system stawia przedsiębiorcy formalno-prawne warunki do spełnienia. Wcześniej czy później zapewnienie sprawnej komunikacji pomiędzy firmą, a rządowym systemem KSeF będzie koniecznością. Zmiany w sposobie fakturowania i ich obrocie przyniosą jedynie korzyści, chociażby szybszy zwrot podatku, cyfryzację firmy. Dlatego zachęcam do wdrożenia nowych metod przy wsparciu doświadczonego dostawcy odpowiednio przygotowanej bezpiecznej platformy.„
Account Manager w Primesoft Polska
Michał Matejko
System V-Desk KSeF gwarantuje automatyzację pracy
- Nie musisz znać się na technicznych aspektach tworzenia plików xml. Dzięki wbudowanym w systemie mechanizmom, faktury są automatycznie konwertowane do wymaganej struktury, a dane uzupełniają się same.
- Kontrola kompletności danych. Przed wysłaniem faktury następuje walidacja struktury dokumentu oraz jej weryfikacja biznesowa.
- Proces pobierania i przekazywania danych przebiega płynnie w systemie V-Desk, który wyposażony został w mechanizm gwarantujący dostarczenie faktury na wypadek niedostępności KSeF.
- Pobrane w technicznym formacie faktury automatycznie prezentowane są w czytelnej formie, a informacje w nich zawarte mogą być przekazywane do systemów dziedzinowych czy też zostać powiązane z np. umowami. Wizualizacja może zawierać dodatkowe indeksy z systemu, jak np. numer zamówienia lub korelującej umowy.
- Kontrola nad przetwarzanymi danymi. V-Desk oferuje nieograniczone możliwości zestawień i raportowania. Zapewnia gotowe, dostosowane do potrzeb raporty faktur sprzedażowych celem ich dalszego księgowania lub API umożliwiające przesyłanie do właściwych systemów.
- Zdefiniowane połączenie z KSeF nie tylko pozwala na pobieranie faktur ustrukturyzowanych za pomocą systemu V-Desk. Zapewnia również przekazanie dokumentu do standardowo stosowanego obiegu i ewentualnego eksportu do systemu finansowo-księgowego.
- W przypadku faktur przekazywanych do KSeF, w systemie V-Desk uruchomiony może być proces workflow zgodny z regułami biznesowymi firmy.
- Co z załącznikami? Obsługa załączników nie została przewidziana w KSeF. System V-Desk wychodzi na przeciw potrzebie, umożliwiając dołączenie do wystawionej faktury dodatkowych dokumentów i w formie załącznika przekazywanie ich bezpieczną platformą V-Room lub mailowo.
Porozmawiaj z nami o przygotowaniu Twojej firmy do e-fakturowania
Korzystaj z udogodnień i pracuj efektywniej w integracji KSeF z obiegiem faktur V-Desk
Faktura zakupowa w V-Desk
KSeF obok maila i papieru będzie docelowo jednym ze sposobów otrzymania dokumentu kosztowego. Oznacza to, że wszystkie dokumenty pobrane z systemu rządowego będą zapisane w formacie xml i według zadanej schemy xd.
System V-Desk to zaawansowane narzędzia i funkcje obsługi faktur dostosowanych do nowych zasad i wymagań. Płynną i efektywną pracę zapewnia wieloaspektowa integracja z KSeF, w ramach której gwarantujemy:
- możliwość pracy na wielu środowiskach przy użyciu klucza publicznego (demo, testowe, produkcyjne)
- odbieranie faktur dla wielu podmiotów (kilka lub więcej NIPów),
- poprawność importowanych faktur, dzięki mechanizmom weryfikacji odbioru wszystkich dokumentów.
- automatyczną weryfikacja duplikatów, gdy zdarzy się, że faktura trafi do systemu na dwa sposoby, np. mail+KSeF
- przejrzysty i intuicyjny mechanizm mapowania pól bezpośrednio z pliku XML do metryki dokumentu w Systemie V-Desk, według wymaganej aktualnie schemy
- translację i dostęp do danych i informacji z pliku xml, które nie są uwzględnione w metryce mapowanego w systemie dokumentu,
- dynamiczną wizualizacja faktury lub jej podgląd w przyjaznym formacie pdf.
Rozwiązanie zapewnia przetwarzanie informacji i automatyzuje proces obiegu faktury w firmie. Dodatkowo, dzięki wbudowanym mechanizmom integracyjnym z wieloma systemami dziedzinowymi pobiera dane potrzebne do generowania faktur.
Efektywność i płynność procesu przekazywania e-faktur do systemu rządowego zapewniają szerokie możliwości Systemu V-Desk. W ramach silnika system gwarantuje:
- możliwość dodawania wielu środowisk przy użyciu klucza publicznego (demo, testowe, produkcyjne)
- wystawianie faktur przez wielu wystawców (kilka lub więcej NIPów)
- wysłanie pojedynczych faktur lub wsadów dokumentów na podstawie odpowiedniego uwierzytelnienia
- przejrzysty i intuicyjny mechanizm mapowania pól bezpośrednio z pliku XML do metryki dokumentu w Systemie V-Desk, zgodny z aktualną schemą
- faktura dostępna jest w pdf lub w dynamicznej wizualizacji w systemie
- pobranie UPO dla faktur wysłanych do systemu
- REST API wejściowe pozwalające na dodawania faktur z innych systemów sprzedażowych
Faktura sprzedażowa w V-Desk
FAQ
Czym jest KSeF?
Uruchomiona przez Ministerstwo Finansów platforma służy wymianie faktur pomiędzy podmiotami. Powstała na potrzeby Krajowej Administracji Skarbowej, aby zapewnić obsługę faktur w formacie xml według wymaganej struktury, co ułatwi zbieranie, analizę i kontrolę nad obrotem faktur pomiędzy przedsiębiorcami.
Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowa faktura ustrukturyzowana będzie działała jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji oprócz istniejących obecnie elektronicznych i papierowych.
Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Zgodnie z zapowiedziami od lipca 2024 roku stanie się obligatoryjne dla wszystkich czynnych podatników VAT.
Etapy wprowadzania KSeF w Polsce
10.2021 – udostępnienie do testów i przygotowań
1.1.2022 – uruchomienie platformy KSeF dla dobrowolnego korzystania
12.2022 – projekt i konsultacje zmian w ustawie o KSeF
1.07.2024 – planowany obowiązek korzystanie z KSeF
Faktura ustrukturyzowana- czym jest, jakie warunki musi spełniać
To faktura elektroniczna, jednak w odróżnieniu od wcześniej stosowanego pojęcia, które dotyczyło też faktur wysyłanych np.w formacie pdf mailowo, będzie to szczególna forma dokumentu. Jak dotąd będzie potwierdzeniem dokonania transakcji sprzedaży i zakupu, jednak musi spełniać wymagania formalne i techniczne. Faktura ustrukturyzowana przekazywana do lub pobierana z KSeF musi być w formacie xml według narzuconej schemy xd.
Kogo obowiązuje nowy system?
• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
KSeF w praktyce?
Będzie to jeden ze sposobów, w jaki możemy otrzymać dokument kosztowy. Faktury spoza Polski oraz ewentualne dokumenty kosztowe niebędące fakturami (np. opłata za przejazd autostradą, parking itp), nadal będą trafiały do organizacji poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Więcej informacji znajdziesz na:
https://www.podatki.gov.pl/ksef
Czy system e-fakturowania obowiązuje w całej Europie
Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej po Hiszpani, Portugalii i Włoszech, w którym wprowadzany jest system e-fakturowania.
Przygotujemy Twoją firmę na KSeF
Zapraszamy na darmowe konsultacje. Wypełnij formularz lub wyślij e-mail na biuro@primesoft.pl
Utrzymuj swoją trwałą przewagę konkurencyjną dzięki transformacji cyfrowej.