„Rekomendujemy współpracę z Primesoft Polska, ponieważ rozwiązanie, które dostarcza Klientom w postaci Systemu V- Desk to doskonały produkt mający zastosowanie w wielu obszarach biznesowych organizacji. Szybko dostrzegliśmy jego elastyczność, skalowalność i łatwość obsługi, a także szereg korzyści w postaci optymalizacji pracy, zwiększonej kontroli i sprawnej obsług i dokumentów.
Dyrektor Centrum Usług Wspólnych w Soltex, Arleta Michalak
Cel wdrożenia: usprawnienie i zoptymalizowanie procesów, eliminacja pracy manualnej, eliminacja papierowych dokumentów
Uzyskane efekty: przyspieszenie pracy, odciążenie pracowników, przyspieszona realizacja zadań, zwiększona kontrola nad procesami.
Grupa Soltex
Soltex to prężnie rozwijająca się poprzez dywersyfikację działalności grupa z polskim kapitałem. Wdrożeniem systemu V-Desk objęto następujące spółki: Everest Development, Holiday Park & Resort, Holiday Park & Resort Gastronomia, Soltex Centrum Usług Wspólnych.
Wielospółkowość i związana z tym różnorodność prowadzonej działalności stawiają przed firmą wyzwania, głównie natury zarządczej i organizacyjnej. W celu zachowania wysokiego poziomu obsługi klientów i współpracy z kontrahentami oraz podniesienia konkurencyjności podjęto decyzję o cyfryzacji wybranych obszarów.
„Zdecydowaliśmy się na wdrożenie cyfrowego rozwiązania od Primesoft Polska, aby efektywnie, oszczędzając czas i zasoby, zarządzać procesami w firmie.”
Dyrektor Centrum Usług Wspólnych w Soltex, Arleta Michalak
W każdej ze spółek procesowano wiele dokumentów, często papierowych, dbając o ich prawidłowy obieg i właściwe procesowanie. Zarządzanie dokumentami i ich archiwizacja były czasochłonne, wymagając od pracowników poświęcenia czasu na czynności manualne, np. opisywanie ręczne dokumentów.
Oczekiwano, że wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów znacznie usprawni pracę, wyeliminuje obieg papieru i zwiększy kontrolę nad procesami.
Obszary i procesy, gdzie podjęto działania optymalizujące
Wspólnie z zespołem Primesoft przeprowadziliśmy analizę pozwalającą na wypracowanie działań mających na celu:
Usprawnienie i zwiększenie efektywności procesów obiegu dokumentów kosztowych,
Digitalizację i automatyzację obiegu korespondencji.
Zastosowane rozwiązania
W celu osiągnięcia spodziewanych korzyści zastosowano cyfryzację poprzez uruchomienie systemu V-Desk.
e-Korespondencja
Obecnie, wszystkie dokumenty stanowiące korespondencję obsługiwane są w jednym miejscu w systemie. Dzięki ich rejestracji, weryfikacji i przekazaniu do właściwej osoby mamy kontrolę nad pismami przychodzącymi. Szybko trafiają do właściwego adresata, a źródłem informacji o losach przesyłek jest jedno miejsce. Wgląd w komplet informacji o dokumentach wpływających do firmy i wychodzących z niej mają uprawnione osoby podczas gdy wyszukiwanie informacji jest szybkie i proste co minimalizuje czasochłonność.
Obieg faktur
W samym procesie obiegu faktur zaproponowany system workflow czuwa nad właściwym przebiegiem akceptacji i dekretacji wydatków poprzez zdefiniowane w systemie mechanizmy kontrolne. Wprowadzając narzędzie zarządzania procesami, przede wszystkim zyskaliśmy nadzór nad ich przebiegiem, wpływ na oszczędność zasobów czasowych i finansowych. Dodatkowym usprawnieniem obiegu dokumentów kosztowych jest integracja z systemem finansowo- księgowym Symfonia, umożliwiająca automatyczne przekazywanie dokumentów do księgowania.
W systemie dekretowane są różnorodne typy faktur i w zależności od spółki powiązane z odrębnym przebiegiem dekretacji i opisu kosztu na fakturze. W celu automatyzacji i zapewnienia sprawnego przebiegu procesu w systemie zapewniono odrębność dla poszczególnych spółek i rodzajów faktur. Dzięki temu dokumenty zawsze trafiają na wirtualne biuro właściwej osoby odpowiedzialnej za zadanie.
Rozwiązanie posiada system powiadomień mailowych o przydzielonych zadaniach dzięki czemu możliwa jest szybka reakcja ze strony użytkownika, np. o zaplanowanych lub przeterminowanych płatnościach.
OCR czytnik
Zastosowanie mechanizmu OCR już na etapie rejestracji w systemie. Rozwiązanie oparte o inteligentną technologię odczytu danych zostało zastosowane w procesie obiegu faktur i korespondencji wpływając na automatyzację procesów manualnych oraz na eliminację obiegu papierowych wersji dokumentów. Dzięki temu rozwiązaniu nie ma potrzeby powielania dokumentów czy przekazywania ich sobie mailowo.
