V-Desk wsparciem dla spółek należących do Soltex Holding
Cel wdrożenia: usprawnienie i zoptymalizowanie procesów, eliminacja pracy manualnej, eliminacja papierowych dokumentów
Rozwiązanie: elektroniczny obieg dokumentów V-Desk – moduł korespondencji i obiegu faktur
Uzyskane efekty: przyspieszenie pracy, odciążenie pracowników, przyspieszona realizacja zadań, zwiększona kontrola nad procesami.
Soltex to prężnie rozwijająca się poprzez dywersyfikację działalności grupa z polskim kapitałem. Wdrożeniem systemu V-Desk objęto następujące spółki: Everest Development, Holiday Park & Resort, Holiday Park & Resort Gastronomia, Soltex Centrum Usług Wspólnych.
„Rekomendujemy współpracę z Primesoft Polska, ponieważ rozwiązanie, które dostarcza
Klientom w postaci Systemu V-Desk to doskonały produkt mający zastosowanie w wielu
obszarach biznesowych organizacji. Szybko dostrzegliśmy jego elastyczność, skalowalność i łatwość obsługi, a także szereg korzyści w postaci optymalizacji pracy, zwiększonej kontroli i sprawnej obsługi dokumentów.”
Dyrektor Centrum Usług Wspólnych w Soltex
Arleta Michalak
Sytuacja wymagająca diagnozy i podjęcia działań
Wielospółkowość i związana z tym różnorodność prowadzonej działalności stawiają przed firmą wyzwania, głównie natury zarządczej i organizacyjnej. W celu zachowania wysokiego poziomu obsługi klientów i współpracy z kontrahentami oraz podniesienia konkurencyjności podjęto decyzję o cyfryzacji wybranych obszarów.
W każdej ze spółek procesowano wiele dokumentów, często papierowych, dbając o ich prawidłowy obieg i właściwe procesowanie. Zarządzanie dokumentami i ich archiwizacja były czasochłonne, wymagając od pracowników poświęcenia czasu na czynności manualne, np. opisywanie ręczne dokumentów.
Oczekiwano, że wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów znacznie usprawni pracę, wyeliminuje obieg papieru i zwiększy kontrolę nad procesami.
Obszary i procesy, gdzie podjęto działania optymalizujące
Wspólnie z zespołem Primesoft przeprowadziliśmy analizę pozwalającą na wypracowanie działań mających na celu:
- Usprawnienie i zwiększenie efektywności procesów obiegu dokumentów kosztowych,
- Digitalizację i automatyzację obiegu korespondencji.
Zastosowane rozwiązania
W celu osiągnięcia spodziewanych korzyści zastosowano cyfryzację poprzez uruchomienie systemu V-Desk.
e-Korespondencja
Obecnie, wszystkie dokumenty stanowiące korespondencję obsługiwane są w jednym miejscu w systemie. Dzięki ich rejestracji, weryfikacji i przekazaniu do właściwej osoby mamy kontrolę nad pismami przychodzącymi. Szybko trafiają do właściwego adresata, a źródłem informacji o losach przesyłek jest jedno miejsce. Wgląd w komplet informacji o dokumentach wpływających do firmy i wychodzących z niej mają uprawnione osoby podczas gdy wyszukiwanie informacji jest szybkie i proste co minimalizuje czasochłonność.
Obieg faktur
W samym procesie obiegu faktur zaproponowany system workflow czuwa nad właściwym przebiegiem akceptacji i dekretacji wydatków poprzez zdefiniowane w systemie mechanizmy kontrolne. Wprowadzając narzędzie zarządzania procesami, przede wszystkim zyskaliśmy nadzór nad ich przebiegiem, wpływ na oszczędność zasobów czasowych i finansowych. Dodatkowym usprawnieniem obiegu dokumentów kosztowych jest integracja z systemem finansowo- księgowym Symfonia, umożliwiająca automatyczne przekazywanie dokumentów do księgowania.
W systemie dekretowane są różnorodne typy faktur i w zależności od spółki powiązane z odrębnym przebiegiem dekretacji i opisu kosztu na fakturze. W celu automatyzacji i zapewnienia sprawnego przebiegu procesu w systemie zapewniono odrębność dla poszczególnych spółek i rodzajów faktur. Dzięki temu dokumenty zawsze trafiają na wirtualne biuro właściwej osoby odpowiedzialnej za zadanie.
Rozwiązanie posiada system powiadomień mailowych o przydzielonych zadaniach dzięki czemu możliwa jest szybka reakcja ze strony użytkownika, np. o zaplanowanych lub przeterminowanych płatnościach.
OCR czytnik
Zastosowanie mechanizmu OCR już na etapie rejestracji w systemie. Rozwiązanie oparte o inteligentną technologię odczytu danych zostało zastosowane w procesie obiegu faktur i korespondencji wpływając na automatyzację procesów manualnych oraz na eliminację obiegu papierowych wersji dokumentów. Dzięki temu rozwiązaniu nie ma potrzeby powielania dokumentów czy przekazywania ich sobie mailowo.
„Zdecydowaliśmy się na wdrożenie cyfrowego rozwiązania od Primesoft Polska, aby efektywnie, oszczędzając czas i zasoby, zarządzać procesami w firmie.”
Dyrektor Centrum Usług Wspólnych w Soltex
Arleta Michalak