zarządzanie obszarami
Umowy
System V-Desk jako dojrzałe narzędzie klasy DMS (Document Management System) pozwala na sprawne i kompleksowe zarządzanie obszarami: umów przedsiębiorstwa z kontrahentami, rejestru i obiegu korespondencji czy obsługi pism wychodzących i przychodzących. W kontekście zapewnienia stałego i szybkiego dostępu do repozytorium umów szczególnie cenne jest wykorzystanie technologii optycznego rozpoznania treści do realizacji funkcji pełnotekstowego OCR dokumentów przetwarzanych w systemie.
Procesy
Architektura przygotowana w V-Desk pozwala wykorzystywać system nie tylko jako program zarządzania umowami, ale pozwala na realizację szeregu procesów w przedsiębiorstwie, w tym:
- tworzenie rejestru oraz repozytorium umów przedsiębiorstwa
- zarządzanie procesem przygotowania umów z kontrahentami
- zapewnienie sprawnej komunikacji w obszarze działu prawnego
- obsługę pism sądowych i spraw komorniczych
- przygotowanie i archiwizowanie uchwał, zarządzeń i pełnomocnictw
Nasi Klienci już skorzystali. Zobacz jakie korzyści przyniosło wdrożenie modułu Umowy.
Narzędzia
System V-Desk dzięki możliwościom elastycznego modelowania procesów przepływu dokumentów przy jednoczesnym zapewnieniu integracji z narzędziami Microsoft Office 365 u wielu naszych klientów sprawdza się z powodzeniem jako program do tworzenia umów. Szczególnie istotna jest możliwość wersjonowania dokumentów oraz ich równoległego opiniowania przez wszystkich uczestników procesu przygotowania dokumentów. Z kolei wykorzystywanie szablonów umów firmowych oraz możliwość raportowania statusu prac pozwalają na efektywne funkcjonowanie elektronicznego obiegu umów w firmie.
Integracje
Należy także zwrócić uwagę, że funkcje akceptacji wielostopniowej oraz możliwość podpisywania dokumentów różnymi kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi bezpośrednio z poziomu V-Desk, przygotowują gotowy produkt w postaci zrealizowanej umowy, aneksu, pisma przewodniego czy innego dokumentu.
Elektroniczny podpis w systemie V-Desk.
Integracja z V-Room
Dokładając dodatkowe narzędzie V-Room, które służy do komunikacji z użytkownikami zewnętrznymi takimi jak partnerzy, kancelarie prawne czy kontrahenci, jesteśmy w stanie sprawnie procesować przygotowanie czy opiniowanie dokumentu również z osobami nie korzystającymi na co dzień z V-Desk.
Dowiedz się więcej o możliwościach systemu V-Room
Funkcjonalności
Oprócz podstawowych funkcjonalności V-Desk w zakresie rejestru i obiegu umów w przedsiębiorstwie nasi klienci wskazują, że szczególnie cenne w bieżącej pracy w systemie są również inne funkcjonalności, na przykład:
- opcja wskazania przedmiotowej umowy w procesie obiegu faktury
- możliwość przeniesienia warunków z umowy do właściwego dokumentu faktury oraz weryfikacja wykorzystania umowy względem połączonych dokumentów kosztowych faktur
- wskazywanie miejsce faktycznego składowania dokumentu (np. regał, segregator, itp.)
- możliwość jednoczesnej pracy nad edytowalnym dokumentem
Wdrożenie systemu V-Desk w zakresie zarządzania umowami w firmie zawsze poprzedzone jest analizą przedwdrożeniową prowadzoną wspólnie z klientem. Podczas tego procesu przeprowadzany jest audyt procesów biznesowych, który pozwala zbadać zastany proces obiegu dokumentów w firmie oraz wprowadzić zmiany pomagające te procesy zoptymalizować i uprościć. Taka konfiguracja może później znaleźć odzwierciedlenie w systemie w postaci przygotowania dla klienta dedykowanej struktury drzewa realizacji umów (na przykład: umowa główna, umowy ramowe, umowy zwykłe, aneksy, itp.)
Bezpiecznie zarządzaj swoimi dokumentami.
Zapraszamy na darmowe konsultacje.
Utrzymuj swoją trwałą przewagę konkurencyjną dzięki transformacji cyfrowej.
Nasi specjaliści przedstawią oczekiwane korzyści z działania.