zarządzanie obszarami

Umowy

System V-Desk jako dojrzałe narzędzie klasy DMS (Document Management System) pozwala na sprawne i kompleksowe zarządzanie obszarami: umów przedsiębiorstwa z kontrahentami, rejestru i obiegu korespondencji czy obsługi pism wychodzących i przychodzących. W kontekście zapewnienia stałego i szybkiego dostępu do repozytorium umów szczególnie cenne jest wykorzystanie technologii optycznego rozpoznania treści do realizacji funkcji pełnotekstowego OCR dokumentów przetwarzanych w systemie.

Procesy

Architektura systemu przygotowana w V-Desk pozwala nie tylko na zarządzanie umowami, program ten pozwala na realizację szeregu procesów w przedsiębiorstwie, w tym:

  • tworzenie rejestru oraz repozytorium umów przedsiębiorstwa
  • zarządzanie procesem przygotowania umów z kontrahentami
  • zapewnienie sprawnej komunikacji w obszarze działu prawnego
  • obsługę pism sądowych i spraw komorniczych
  • przygotowanie i archiwizowanie uchwał, zarządzeń i pełnomocnictw

Nasi Klienci już skorzystali. Zobacz jakie korzyści przyniosło wdrożenie modułu Umowy.

Narzędzia

System V-Desk dzięki możliwościom elastycznego modelowania procesów przepływu dokumentów przy jednoczesnym zapewnieniu integracji z narzędziami Microsoft Office 365 u wielu naszych klientów sprawdza się z powodzeniem jako program do tworzenia umów. Szczególnie istotna jest możliwość wersjonowania dokumentów oraz ich równoległego opiniowania przez wszystkich uczestników procesu przygotowania dokumentów. Elektroniczny obieg umów w firmie to wiele możliwości dla użytkownika, takich jak wykorzystywanie szablonów umów firmowych, czy też możliwość raportowania statusu prac.

Integracje

Należy także zwrócić uwagę, że funkcje akceptacji wielostopniowej oraz możliwość podpisywania dokumentów różnymi kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi bezpośrednio z poziomu V-Desk, przygotowują gotowy produkt w postaci zrealizowanej umowy, aneksu, pisma przewodniego czy innego dokumentu.

Elektroniczny podpis w systemie V-Desk.

Integracja z V-Room

Dokładając dodatkowe narzędzie V-Room, które służy do komunikacji z użytkownikami zewnętrznymi takimi jak partnerzy, kancelarie prawne czy kontrahenci, jesteśmy w stanie sprawnie procesować przygotowanie czy opiniowanie dokumentu również z osobami nie korzystającymi na co dzień z V-Desk.

Dowiedz się więcej o możliwościach systemu V-Room

Funkcjonalności

Oprócz podstawowych funkcjonalności V-Desk w zakresie rejestru i obiegu umów w przedsiębiorstwie nasi klienci wskazują, że szczególnie cenne w bieżącej pracy w systemie są również inne funkcjonalności, na przykład:

  • opcja wskazania przedmiotowej umowy w procesie obiegu faktury
  • możliwość przeniesienia warunków z umowy do właściwego dokumentu faktury oraz weryfikacja wykorzystania umowy względem połączonych dokumentów kosztowych faktur
  • wskazywanie miejsce faktycznego składowania dokumentu (np. regał, segregator, itp.)
  • możliwość jednoczesnej pracy nad edytowalnym dokumentem

Zarządzanie umowami w firmie poprzez wdrożenie systemu V-Desk zawsze poprzedzone jest analizą przedwdrożeniową prowadzoną wspólnie z klientem. Podczas tego procesu przeprowadzany jest audyt procesów biznesowych, który pozwala zbadać zastany proces obiegu dokumentów w firmie oraz wprowadzić zmiany pomagające te procesy zoptymalizować i uprościć. Taka konfiguracja może później znaleźć odzwierciedlenie w systemie w postaci przygotowania dla klienta dedykowanej struktury drzewa realizacji umów (umowy firmowe takie jak: umowa główna, umowy ramowe, umowy zwykłe, aneksy, itp.) 

Bezpiecznie zarządzaj swoimi dokumentami.

Zapraszamy na darmowe konsultacje.

Utrzymuj swoją trwałą przewagę konkurencyjną dzięki transformacji cyfrowej.

Nasi specjaliści przedstawią oczekiwane korzyści z działania.