Obieg umów

Edycja, współpraca i płynne negocjowanie kontraktów. 

Moduł obiegu umów systemu V-Desk to efektywna współpraca nad procesem zawarcia kontraktu. 

Od momentu przygotowania dokumentu, poprzez finalizowanie uzgodnień i akceptacje daje łatwość zarządzania całym procesem w jednym miejscu. 

W systemie przeprowadzisz procesowanie umowy od momentu przygotowania dokumentu, przez akceptację i elektroniczne zatwierdzanie każdym rodzajem cyfrowego podpisu. 

V-Desk Umowy to również elektroniczne repozytorium, czyli jedno uporządkowane miejsce przechowania, ewidencjonowania i archiwizacji dokumentów kontraktowych. 

Pełniąc funkcję cyfrowego rejestru umów, w miejsce katalogów na dysku czy tradycyjnych segregatorów na półce, aplikacja wspomaga zarządzanie umowami. Stanowi centralną bazę informacji. 

Czy trafiasz na typowe kłopoty z zarządzaniem papierowymi umowami?

Procesy prowadzone w tradycyjny sposób mogą wywoływać pewne komplikacje. Na ratunek przychodzi system V-Desk.

Być może umowa utknęła na jednym z etapów albo utracone zostały jej zapisy. 

Unikniesz tych problemów dzięki cyfrowemu obiegowi umów. 

Zawsze na bieżąco będzie znany aktualny status umowy oraz wiadomy etap, na którym jest dokument. V-Desk to przejrzysta ścieżka przypisanych zadań i już wiadomo kto pracuje nad dokumentem. 

Potrzebujesz szybko informacji o zapisach w umowie, upływających terminach. 

System centralizuje dokumenty i pozwala na łatwe i szybkie pełnotekstowe wyszukiwanie informacji w dokumentach. 

Dzięki alertom i powiadomieniom nie ma potrzeby pilnować terminów. System zrobi to za Ciebie.

Dzięki dowolnie ustawionym notyfikacjom system powiadomi o zbliżających się płatnościach czy zakończeniu terminu umowy. Zmiany warunków umów modyfikowane aneksami i wprowadzane do systemu dają pełny obraz sytuacji bez konieczności sprawdzania i szukania informacji. 

Szukasz rozwiązania, które pomoże zdigitalizować obieg umów w Twoim przedsiębiorstwie? Skonsultuj się z naszym ekspertem.

Wprowadzając obieg i archiwizację umów V-Desk zyskasz:

Sprawniejszą i zautomatyzowaną rejestrację dokumentów. Wykorzystanie funkcji OCR przy rejestracji umów zarówno ze skrzynek mailowych, jak i zeskanowanych plików.

Zawsze aktualne dane. Dzięki powiązaniu umów i aneksów w jednym systemie zmiany zapisów, terminów są na bieżąco aktualizowane.

Stały nadzór nad statusem kontraktu, realizacją zapisów umowy i możliwość szybkiej weryfikacji dzięki systemom powiadomień i alertów 

Kontrola cashflow poprzez możliwość zaplanowania fakturowania i nadzór nad płatnościami wynikającymi z zawartej umowy. 

Zapewniasz wysoki standard bezpieczeństwa informacji, zarówno na etapach uzgodnień zapisów, przechowania i archiwizowania dokumentów kontraktowych.

Ochrona przed zniszczeniem, zagubieniem oraz nadzór nad bezpieczeństwem danych przed niepowołanymi osobami lub ich utratą.

Usprawnienie pracy działów prawnych, zespołów projektowych, sprzedażowych.

Obsługę podpisu elektronicznego w umowach. System odczytuje informację o każdym rodzaju podpisu cyfrowego 

Elektroniczny obieg umów w V-Desk i V-Desk GA 

Moduł Umowy jest dostępny w obu modelach wdrożenia systemu V-Desk. Można go skonfigurować w dedykowanej wersji systemu V-Desk oraz wybrać spośród gotowych procesów V-Desk GA. 

Co wpływa na większą efektywność codziennej pracy z umowami:

tworzenie/dodawanie ulubionych raportów 

wyszukiwanie za pomocą filtrów

przypisywanie uprawnień do dokumentów

nadawanie odpowiedzialności za zadanie

przypomnienia i alerty

archiwizacja według kategorii umów 

Nasi klienci mówią o V-Desku

FAQ o zarządzaniu umowami przy zastosowaniu V-Desk 

Tak. Dostępne są zawsze aktualne wersje wprowadzanych zmian lub możliwość powrotu do poprzedniej wersji.  

V-Desk to miejsce pracy nad projektem i realizacją umowy, zapewniające edycję dokumentów z zastosowaniem pakietu MS Office 365. W jednym miejscu w systemie wprowadzasz komentarze, uwagi i pracujesz na aktualnej wersji umowy. 

Mechanizm generowania dokumentów ArthurDoc naszej autorskiej aplikacji to możliwość sprawnego i szybkiego przygotowania nawet setek dokumentów. Wystarczy przygotowany wsad danych, a szablony uzupełniają się same. Wykorzystując gotowe szablony oszczędzasz czas i zapewniasz jednolity wzór dokumentów firmowych. Więcej na podstronie Arthurdoc 

Dokumenty mogą być przekazywane pomiędzy pracownikami posiadającymi konta dostępowe do aplikacji umowy w systemie V-Desk. Istnieje też V-Room, zwiększający możliwości współpracy przy zachowaniu wysokiego progu bezpieczeństwa danych. Aplikacja pozwala usprawnić komunikację z zewnętrznymi użytkownikami jak partnerzy, kancelarie prawne i finalizować umowy z kontrahentami za pomocą platformy V-Room. Więcej o v-room