Obieg umów

program do zarządzania umowami w V-Desk

Moduł umowy systemu V-Desk to efektywna współpraca nad procesem zawarcia kontraktu.

Od momentu przygotowania dokumentu, poprzez finalizowanie uzgodnień i akceptacje daje łatwość zarządzania całym procesem w jednym miejscu.

V-Desk umowy to również elektroniczne repozytorium, czyli jedno uporządkowane miejsce przechowania, ewidencjonowania i archiwizacji dokumentów kontraktowych.

Porozmawiaj z ekspertem

Czy znasz te problemy dotyczące zarządzania umowami w firmie?

Akceptacja umowy i ustalenie jej zapisów trwa zbyt długo

Być może umowa utknęła na jednym z etapów albo utracone zostały jej zapisy. Unikniesz tych problemów dzięki cyfrowemu obiegowi umów.

Zawsze na bieżąco będzie znany aktualny status umowy oraz wiadomy etap, na którym jest dokument. V-Desk to przejrzysta ścieżka przypisanych zadań i już wiadomo kto pracuje nad dokumentem.

Ręcznie wyszukiwane informacje z umów w katalogach

Potrzebujesz szybko informacji o zapisach w umowie, upływających terminach.

System centralizuje dokumenty i pozwala na łatwe i szybkie pełnotekstowe wyszukiwanie informacji w dokumentach.

Brak dopilnowania terminów lub warunków wynikających z umowy

Dzięki alertom i powiadomieniom nie ma potrzeby pilnować terminów. System zrobi to za Ciebie. Dzięki dowolnie ustawionym notyfikacjom system powiadomi o zbliżających się płatnościach czy zakończeniu terminu umowy.

Zmiany warunków umów modyfikowane aneksami wprowadzane do systemu dają pełny obraz sytuacji bez konieczności sprawdzania i szukania informacji.

Co zyskujesz wprowadzając obieg i archiwizacje umów V-Desk?

Sprawniejsza i zautomatyzowana rejestracja dokumentów. Wykorzystanie funkcji OCR przy rejestracji umów zarówno ze skrzynek mailowych jak i zeskanowanych plików

Kontrola cashflow poprzez możliwość zaplanowania fakturowania i nadzór nad płatnościami wynikającymi z zawartej umowy.

Obsługa podpisu elektronicznego w umowach. System odczytuje informację o każdym rodzaju podpisu cyfrowego

Zawsze aktualne dane. Dzięki powiązaniu umów i aneksów w jednym systemie zmiany zapisów, terminów są na bieżąco aktualizowane

Ochrona przed zniszczeniem, zagubieniem i nadzór nad bezpieczeństwem danych przed niepowołanymi osobami lub ich utratą.

Zapewniasz wysoki standard bezpieczeństwa informacji, zarówno na etapach uzgodnień zapisów, przechowania i archiwizowania dokumentów kontraktowych.

Stały nadzór nad statusem kontraktu, realizacją zapisów umowy i możliwość szybkiej weryfikacji dzięki systemom powiadomień i alertów

Aplikacja usprawnia prace działów prawnych, zespołów projektowych, sprzedażowych. Sprawdzi się w każdej firmie, ponieważ umowy są ważnym elementem biznesowej działalności niezależnie od wielkości i branży.

Bezpieczny dostęp do umów z dowolnego miejsca.

Funkcje wpływające na większą efektywność codziennej pracy z umowami

przypomnienia i alerty – kaskadowość powiadomień gwarantuje, że zadania nie pozostają nieobsłużone

wyszukiwanie za pomocą filtrów: zarówno pełnotekstowe, jak i według zadanych parametrów

przypisywanie uprawnień

nadawanie odpowiedzialności za zadanie, np. nadzór nad umową

archiwizacja według kategorii umów

tworzenie/dodawanie ulubionych raportów

Teraz z pomocą AI obieg umów daje więcej możliwości

Zobacz jak ze sztuczną inteligencją opanujesz chaos, przyspieszysz procesowanie umów. Żmudne zadania powierz AI

Rozpoznawanie typu umowy (np. najmu, NDA, o współpracy)

AI w systemie V-Desk potrafi odczytać i sklasyfikować dokument według zadanych kryteriów. Dzięki odpowiedniemu promptowaniu w języku naturalnym uruchamiasz odpowiedni proces akceptacji.

Wyszukiwanie i oznaczanie ryzykownych zapisów

AI przeanalizuje treść umowy i wskaże nietypowe lub odbiegające od ustaleń zapisy (np. wysokie kary umowne, jednostronne wypowiedzenie i wiele innych).

Ustalanie dat i alertów

Z pomocą AI szybko wychwycisz terminy wymagające większej uwagi, np. obowiązywania umowy. Przypomnienia w postaci alertów pomogą w organizacji czasu i lepszym planowaniu.

Elektroniczny obieg umów w V-Desk i V-Desk GA

Zaletą systemu V-Desk są jego możliwości dopasowania do specyfiki procesu. Wówczas konfigurujemy rozwiązanie w oparciu o szczegółową analizę.

Natomiast dla firm, której potrzeby w zakresie obiegu i repozytorium umów nie odbiegają od standardowych założeń mamy rozwiązania gotowe do natychmiastowego zastosowania.

Zamów demo systemu V-Desk

Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami

Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.

Integracje systemu V-Desk

FAQ o zarządzaniu umowami przy zastosowaniu V-Desk

Czy system V-Desk pozwala na wersjonowanie umów?

Tak. Dostępne są zawsze aktualne wersje wprowadzanych zmian lub możliwość powrotu do poprzedniej wersji.

Czy w V-Desk istnieje możliwość edycji dokumentów z pakietu MS Office 365?

V-Desk to miejsce pracy nad projektem i realizacją umowy, zapewniające edycję dokumentów z zastosowaniem pakietu MS Office 365. W jednym miejscu w systemie wprowadzasz komentarze, uwagi i pracujesz na aktualnej wersji umowy.

Czy w systemie można korzystać z gotowych szablonów umów?

Mechanizm generowania dokumentów ArthurDoc naszej autorskiej aplikacji to możliwość sprawnego i szybkiego przygotowania nawet setek dokumentów. Wystarczy przygotowany wsad danych, a szablony uzupełniają się same. Wykorzystując gotowe szablony oszczędzasz czas i zapewniasz jednolity wzór dokumentów firmowych. Więcej na podstronie Arthurdoc

Czy można przekazywać umowy osobom poza systemem?

Dokumenty mogą być przekazywane pomiędzy pracownikami posiadającymi konta dostępowe do aplikacji umowy w systemie V-Desk. Istnieje też V-Room, zwiększający możliwości współpracy przy zachowaniu wysokiego progu bezpieczeństwa danych. Aplikacja pozwala usprawnić komunikację z zewnętrznymi użytkownikami jak partnerzy, kancelarie prawne i finalizować umowy z kontrahentami za pomocą platformy V-Room.

Czy umowy w systemie V-Desk mogą być podpisane cyfrowo?

W systemie przeprowadzisz procesowanie umowy od momentu przygotowania dokumentu, przez akceptację i elektroniczne zatwierdzanie każdym rodzajem cyfrowego podpisu. Primesoft Sign to wbudowana aplikacja umożliwiająca podpisywanie bezpośrednio w systemie. Takie rozwiązanie pozwala na podpisywanie bez przełączania się pomiędzy aplikacjami, czy też kłopotliwego zapisywania plików do podpisu w innym miejscu.

Czy umowy w systemie są archiwizowane?

Pełniąc funkcję cyfrowego rejestru umów, w miejsce katalogów na dysku czy tradycyjnych segregatorów na półce, aplikacja wspomaga zarządzanie umowami. Stanowi centralną bazę informacji.