„Oczekiwania wobec cyfryzacji firmy zostały spełnione. Wraz z systemem V-Desk pożegnaliśmy się z papierowym obiegiem dokumentów, co ma pozytywny wpływ na efektywność procesów.”
Główna Księgowa w Elplast+ sp. z o.o., Renata Rosenbeiger
Cel wdrożenia: usprawnienie i zwiększenie efektywności procesów obiegu dokumentów kosztowych, digitalizacja i automatyzacja obiegu umów, elektroniczne archiwum dokumentów
Rozwiązanie: system EOD wraz z częściową integracją z systemem finansowo-księgowym
Branża: produkcja i przetwórstwo wyrobów z tworzyw sztucznych
ELPLAST+ Sp. z o.o.
to polska marka z siedzibą w Jastrzębiu-Zdrój. Spółka działając jako firma rodzinna obecna jest od 1999 roku zarówno na rynku polskim jak i zagranicznym. W branży produkcji i przetwórstwa wyrobów z tworzyw, głównie polietylenu i polipropylenu, zaspokaja potrzeby wielu sektorów gospodarki i przemysłu, rozwijając i ulepszając swoją ofertę. Oferuje wyroby poczynając od rur, studni, elementów wielkogabarytowych poprzez pomosty pływające, porty i slipy najazdowe dla skuterów wodnych. W swojej ofercie nie ogranicza się do typowych produkcji, otwierając się na niszowe, nietypowe zamówienia specjalnie pod wymagania klientów. Wszystko możliwe dzięki własnemu parkowi maszynowemu, który składa się z 12 linii produkcyjnych dla wytłaczania i rotoformowania.
Procesy obiegu dokumentów w firmie prowadzone są papierowo lub elektronicznie bez wspomagania systemowego.
Zauważono, że obszary administracyjno-finansowe spółki wymagają dużych nakładów pracy i poświęca się im zbyt wiele czasu.
Wpływające do zakładu faktury oraz umowy docierają pocztą lub mailowo, zarówno od kontrahentów jak i pracowników rozliczających się za delegację lub zakup towarów. Następnie proces opisu (akceptacja merytoryczna) realizowany jest różnymi dostępnymi kanałami, z użyciem papieru lub w formie mailowej. Przysparza to pracownikom i firmie powodów do niezadowolenia. Głównie wynikają one z braku jednego systemowego ujęcia procesów.
Co więcej, przy wykorzystaniu obecnych mechanizmów nie ma możliwości analizy danych w zakresie przetwarzania dokumentów oraz korzystania z danych zawartych w dokumentach będących w obiegu. Dopiero po zaksięgowaniu dokumentu pojawiał się on w systemie ERP, co dawało jedynie częściowy obraz.
Główne powody niezadowolenia ze stanu obecnego w obiegu faktury:
brak informacji o dokumencie finansowym będącym w trakcie obiegu, co przyczynia się do niepełnego raportowania wyników, lub trudności z przygotowaniem analiz,
brak efektywnej możliwości zarządzania czasem obiegu dokumentu i jego kontroli,
niepotrzebne powtarzanie tych samych czynności związanych z opisem dokumentu przez pracowników merytorycznych, a następnie przez księgowość w formie dekretów w systemie ERP,
brak systemowego dostępu do elektronicznego obrazu faktury
Główne powody niezadowolenia ze stanu obecnego w obiegu umów:
brak informacji o dokumencie umowy będącym w obiegu na poziomie firmy, co powoduje trudności z rzetelnym raportowaniem wyników,
długi czas oczekiwania na akceptacje i ocenę merytoryczną umowy,
brak efektywnej możliwości kontroli czasu obiegu dokumentu,
brak efektywnej możliwości skrócenia czasu obiegu dokumentu.
Wprowadzone rozwiązanie
Przede wszystkim, pojawiła się chęć cyfryzacji przedsiębiorstwa, ze szczególnym uwzględnieniem obszarów administracyjno-finansowych.
Współpraca nad rozwiązaniem rozpoczęła się od spotkań podczas których przeanalizowana została obecna sytuacja w firmie. Dzięki takiemu podejściu do projektu sprecyzowano wspólne oczekiwania i cele do jakich dążymy, poprzez digitalizację wybranych obszarów:
„ Zespół projektowo-wdrożeniowy Primesoft Polska dał się poznać podczas projektu jako wysokokwalifikowani specjaliści, o szerokiej wiedzy biznesowej i technologicznej. Wyniki naszej współpracy są dla nas korzystne i świadczą o profesjonalnym podejściu do tematu cyfryzacji przedsiębiorstw.”
Członek Zarządu, Dyrektor Finansowy w Elplast+, Piotr Kudela
Rozwiązania i uzyskane korzyści
Zastosowane rozwiązanie:
System V-Desk w częściowej integracji z systemem ERP.
Moduły:
elektroniczny obieg faktur
elektroniczny obieg umów
Efekt wdrożenia i spodziewane usprawnienia
Wprowadzeniem Systemu V-Desk udało się wyeliminować niekorzystne zjawiska wymienione wcześniej:
wyeliminowanie ręcznego opisu na dokumencie papierowym,
wyeliminowanie sytuacji zagubienia dokumentów w firmie podczas ich procesowania,
skrócenie czasu potrzebnego na procesowanie faktur kosztowych oraz możliwość kontroli ich obiegu, analiza tzw. wąskich gardeł,
umożliwienie planowania rezerw uwzględniających wszystkie dokumenty, które wpłynęły do firmy,
uproszczenie i podniesienie jakości opisu dokumentu, określenie szablonów opisu faktury przy pomocy słowników,
udostępnienie użytkownikom interface’u umożliwiającego zdalny dostęp do dokumentów, ich akceptacji oraz opis bez konieczności fizycznego posiadania dokumentu (np. akceptacja faktur przez osoby przebywające w danej chwili poza firmą).
Pozostałe benefity, czyli co jeszcze dał V-Desk
Poza wymienionymi korzyściami wdrożenie systemu V-Desk przyniosło dodatkowe korzyści nie związane bezpośrednio ze zidentyfikowanymi przyczynami niezadowolenia, jednak istotne dla firmy. Elektroniczne archiwum spowoduje:
zwiększoną kontrolę nad udostępnianiem dokumentu (dokument papierowy będzie dostępny tylko w punkcie rejestracji oraz księgowości, gdzie będzie archiwizowany); nie będzie możliwości „podejrzenia” dokumentu na biurku „przez przypadek” przez pracowników nieuprawnionych, służby sprzątające, ochroniarskie, itd.
pełną ewidencję wyświetleń dokumentu (kto, kiedy, z którego komputera), możliwość tworzenia raportów, śledzenia „martwych ruchów” tj. nieuzasadnionego oglądania dokumentów przez pracowników. Przekłada się to na zwiększenie bezpieczeństwa informacji firmy;
likwidację archiwów lokalnych (lokalne kopie dokumentów przechowywane przez pracowników „na wszelki wypadek”). Archiwa takie są z reguły niezinwentaryzowane i źle zabezpieczone;
likwidację kosztów kopiowania dokumentów na potrzeby wyżej opisanych archiwów lokalnych;
szybszy dostęp pracowników do potrzebnego dokumentu (w tej chwili wyszukiwanie w archiwum lokalny lub angażowanie księgowości z prośbą o zrobienie kopii i udostępnienie), co spowoduje efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy.
Planowaną korzyścią pośrednią projektu będzie posiadanie przez firmę systemu elektronicznego archiwum i obiegu dokumentów V-Desk, który będzie mógł być wykorzystany dla optymalizacji kolejnych procesów w firmie.
V-Desk w Elplast +
Obieg faktur
W samym procesie obiegu faktur zaproponowany system workflow czuwa nad właściwym przebiegiem akceptacji i dekretacji wydatków poprzez zdefiniowane w systemie mechanizmy kontrolne. Wprowadzając narzędzie zarządzania procesami, przede wszystkim zyskaliśmy nadzór nad ich przebiegiem, wpływ na oszczędność zasobów czasowych i finansowych.
Rozwiązanie posiada system powiadomień mailowych o przydzielonych zadaniach, dzięki czemu możliwa jest szybka reakcja ze strony użytkownika.
Raportowanie
Wartością dodaną Systemu V-Desk jest możliwość tworzenia rozbudowanych raportów na podstawie danych, dostępnych w ramach poszczególnych rejestrów. Każdy z dokumentów dostępny jest w wersji elektronicznej, a informacje o nim mogą być szybko wyszukiwane w ramach funkcjonalności elektronicznego archiwum. Zgromadzone w systemie informacje są dostępne i łatwe do wyszukania zgodnie z obowiązującą strukturą uprawnień.
OCR czytnik
Zastosowanie mechanizmu OCR już na etapie rejestracji w systemie. Rozwiązanie oparte o inteligentną technologię odczytu danych zostało zastosowane w procesie obiegu faktur, wpływając na automatyzację procesów manualnych oraz na eliminację obiegu papierowych wersji dokumentów. Dzięki temu rozwiązaniu nie ma potrzeby powielania dokumentów czy przekazywania ich sobie mailowo.
Obieg umów
Przygotowanie umowy od draftu poprzez jej modyfikację oraz finalną akceptację przebiega w systemie, gdzie dostęp do wybranych zadań wynika z nadanych użytkownikom uprawnień. Dokumenty są w jednym miejscu, nie ma potrzeby ich drukowania czy mailowego przekazywania, co może wiązać się z brakiem bezpieczeństwa.
