Polipak
„Współpraca z Primesoft zaowocowała implementacją systemów IT w Polipaku, a także zwiększyła wśród zespołu i pracowników świadomość jakie korzyści niesie ze sobą cyfryzacja.”
IT Manager w Sarnatis Polska SA, Robert Pelc
Cel wdrożenia: standaryzacja i uporządkowanie procesów obiegu faktur
Rozwiązanie: System V-Desk zaimplementowany w infrastrukturze chmurowej, system OCR by Primesoft
Branża: produkcja opakowań foliowych
Polipak Sp. z o.o.
jest obecnie największym producentem worków z folii polietylenowej w Europie Środkowo- Wschodniej. Początki przedsiębiorstwa sięgają 1986 roku. Firma od początku rozwijała się by w 2015 roku przyłączyć się do międzynarodowej Grupy Sarantis, znanej z takich popularnych marek jak Jan Niezbędny, czy Grosik.
Nowoczesne laboratorium, prowadzące projekty badawcze we współpracy z polskimi uczelniami, nowatorskie rozwiązania, których efektem są opatentowane autorskie produkty stawiają firmę w pozycji lidera technologicznego w branży.
Dzisiaj Polipak zatrudnia ponad 300 osób, w zakładach zajmujących łączną powierzchnię
ok. 11 000 m². Posiada własne magazyny, w tym wysokiego składowania oraz nowoczesny zautomatyzowany park maszynowy. Rocznie w firmie produkowanych jest 1mld worków.
Z uwagi na dbałość o środowisko dziennie przerabiają ponad 50 ton surowców wtórnych.
Wdrożenie Systemu V-Desk w Polipak
Efekty i korzyści z zastosowanych rozwiązań:
- oszczędność czasu, redukcja kosztów, eliminacja błędów i sprawne przekazywanie zaakceptowanych faktur do systemu księgowego
- faktury opłacane są w terminie
- przejrzysty dostęp i kontrola wydatków, możliwość optymalizacji kosztów z uwzględnieniem realizacji budżetu
- ułatwione wyszukiwanie potrzebnej informacji, dostęp do danych dla uprawnionych osób zajmuje tylko chwilę
- eliminacja papierowych wydruków
„Elastyczność zaimplementowanego systemu sprawia, że dodatkowym i cenionym przez naszą firmę atutem są możliwości jego rozwoju dostosowane do pojawiających się na bieżąco potrzeb Spółki.”
Prezes Zarządu Polipak, Tomasz Tramś
Wyzwanie
Dbałość o ciągły rozwój oraz wyprzedzanie trendów przyniosły dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa. Wówczas wzrosła liczba spływających dokumentów, w szczególności faktur. Pojawiły się problemy związane z terminowością ich realizacji, spowodowane przestojami w procesie przekazywania do akceptacji, co wzbudziło potrzebę zautomatyzowania tych procesów.
Stres związany z właściwym i sprawnym przekazywaniem dokumentów do osób akceptujących, ryzyko przeoczenia zaginięcia faktury to główne powody decyzji o podjęciu działań wprowadzających systemowe rozwiązania i większej digitalizacji obszaru faktur.
Zdecydowano w 2017 roku o współpracy z firmą Primesoft Polska, oferującą systemy wspierające cyfrowe obiegi dokumentów.
Wprowadzone rozwiązania
Wspólnie przeprowadzona analiza i wstępne spotkania konsultacyjne doprowadziły do podjęcia decyzji o digitalizacji procesów skupionych wokół dokumentów kosztowych. Elektroniczny system obejmuje proces opisu i dekretacji oraz przekazywania faktur do akceptacji przełożonych. W systemie ujęte zostały faktury kosztowe i zakupowe.
Cały obieg został uproszczony i ujednolicony. Już na etapie rejestracji faktury są digitalizowane, co skutkuje tym, że oryginał nie krąży po firmie, a pracownicy opisują i weryfikują dokumenty w systemie. Oryginał faktury po zeskanowaniu i oklejeniu kodem kreskowym trafia do archiwum, natomiast proces jej przetwarzania odbywa się w systemie. Dalsze losy faktury zależą od jej rodzaju.
W przypadku faktur towarowych – dokumenty zakupu zostają przekazane do użytkowników w magazynie, gdzie następuje połączenie faktury z odpowiednim potwierdzeniem przyjęcia towaru.
Natomiast odrębną drogę w systemie przechodzi faktura kosztowa, która dopiero po uzyskaniu akceptacji może zostać przekazana do zintegrowanego systemu księgowego. Proces obiegu faktury znacznie się uprościł i skrócił, dzięki temu, że od razu trafia do właściwej osoby akceptującej, która otrzymując powiadomienia o oczekających zadaniach może przystąpić do pracy nad dokumentem.
„Dzięki rozwiązaniu zwiększono kontrolę nad przepływem informacji w naszej firmie, dotrzymywaniem terminowości opłat, ponadto ustandaryzowano i ujednolicono procesy w poszczególnych jednostkach organizacyjnych.”
IT Manager w Sarnatis Polska SA, Robert Pelc
OCR by Primesoft
Zaimplementowany system inteligentnego odczytu danych z dokumentu, tzw. OCR automatycznie przypisuje rozpoznane informacje, odciążając osobę odpowiedzialną za rejestrację. W razie potrzeby uzupełniony dokument może przejść weryfikację dającą możliwość uzupełnienia dokumentu.
Korzyści:
- odciążenie sekretariatu dzięki zautomatyzowanej rejestracji
- dokumenty rejestrowane są bez zbędnej zwłoki
Współpraca z innymi systemami
Zapewniono dwukierunkową wymianę danych pomiędzy systemami V-Desk i systemem Exact
Dane kontrahentów uzupełniają się z systemu ERP w sposób automatyczny. Są przypadki kiedy dane dostawcy nie zostały wcześniej wprowadzone do systemu EXACT wówczas wysyłany jest wniosek o uzupełnienie, co zapewnia zamknięcie zadania i przekazanie na kolejny etap w procesie. Dopiero po akceptacji przełożonego system pozwala na przekazanie faktury do systemu księgowego.
Wdrożenie przyniosło firmie szereg korzyści:
- oszczędność czasu,
- redukcja kosztów,
- eliminacja błędów i sprawne przekazywanie zaakceptowanych faktur do systemu księgowego,
- faktury opłacane są w terminie,
- przejrzysty dostęp i kontrola wydatków,
- możliwość optymalizacji i kontroli kosztów,
- dostęp do danych dla uprawnionych pracowników,
- łatwość wyszukiwania
„Wdrożona platforma V-Desk wpłynęła pozytywnie na procesy, zwiększając efektywność prac operacyjnych, tym samym obniżając czas i koszty administracyjne.”
IT Manager w Sarnatis Polska SA, Robert Pelc
