„W systemie z łatwością kontrolujemy terminy płatności, weryfikujemy niepożądane błędy, a przede wszystkim odeszliśmy od ręcznej pracy na wielu etapach pracy z fakturą.”
Dyrektor Finansowy w SMP Poland, Anna Korytko
Cel wdrożenia: automatyzacja procesów i cyfryzacja papierowego obiegu faktur
Rozwiązanie: system elektronicznego obiegu faktur kosztowych i towarowych wraz z usługą OCR dla faktur obcojęzycznych, w powiązaniu z rejestrem dokumentów PZ, cyfrowym rejestrem komunikatów IE599. Integracja z finansowo-księgowym systemem JD Edwards
Branża: produkcja części dla branży motoryzacyjnej
SMP Poland
SMP Poland należy do międzynarodowego koncernu Standard Motor Products Inc. z siedzibą w Nowym Jorku, który jest wiodącym producentem, dystrybutorem i sprzedawcą części zamiennych do pojazdów mechanicznych w przemyśle motoryzacyjnym na rynku pierwotnym i wtórnym.
W Polsce obecni jesteśmy od 2006 roku. W Białymstoku prowadzimy zakład specjalizujący się w projektowaniu i produkcji cewek, czujników i włączników dla przemysłu motoryzacyjnego. Wytwarzane produkty mają zastosowanie w samochodach osobowych, ciężarowych, maszynach budowlanych, rolniczych oraz sprzęcie ciężkim. Stąd eksportujemy je m.in. do: USA, Włoch, Niemiec, Wielkiej Brytanii, Chin, Indii i wielu innych krajów.
Działalności produkcyjnej, opiera się o import elementów, a gotowe towary są eksportowane do kontrahentów. W związku z tym w przedsiębiorstwie przetwarza się i procesuje duże liczby różnego typu dokumentów. Szczególne wyzwanie stanowią faktury, ale również dokumenty powiązane ze sprzedażą i zakupem towaru, takie jak: proformy, noty celne ( w tym komunikaty IE599) czy noty reklamacyjne.
Obsługa dokumentów finansowych oznaczała wysoką czasochłonność z uwagi na liczbę, a także złożone procesy akceptacji po stronie kierowniczej. Niektóre dokumenty wymagały szczegółowej weryfikacji pod kątem spodziewanych nieprawidłowości.
Przetwarzając dane i obsługując procesy wykorzystywano tradycyjne narzędzia w oparciu o maile oraz papierowe dokumenty. Takie podejście stanowiło wyzwanie w sferze organizacyjnej, wymagało sporego zaangażowania czasowego pracowników, wiążąc się z kosztami dla firmy.
Eksportowa działalność firmy wiąże się z odbieraniem szczególnych dokumentów. Należą do nich komunikaty celne przekazywane w postaci pliku xml. Trudnością było ich przetwarzanie oraz powiązanie z fakturami.
Należało wprowadzić automatyzację zadań podczas pracy z dokumentami. Zastosować ujęcie systemowe i zrezygnować z ręcznej weryfikacji danych na dokumentach.
Cyfryzacja obszaru finansowego
Proces obiegu faktur w Systemie V-Desk pozwala przygotować dokument, umożliwiając wygenerowanie gotowych plików płatności do systemów bankowych.
W systemie rejestrowane są faktury, noty celne, proformy i noty reklamacyjne. Za pomocą usługi OCR przyspieszono etap rejestracji dokumentu w systemie, który po wcześniejszym imporcie ze skrzynki mailowej, ewentualnie ręcznym uzupełnianiu jest gotowy do obsługi. Proces zakłada zweryfikowanie danych oraz odpowiedni opis faktury uwzględniający pozycję i przypisanie wartości do odpowiednich działów. Faktura przechodzi w systemie akceptację, która często może dotyczyć wybranych pozycji. W systemie przebiega to sprawnie, czas oczekiwania na potwierdzenie płatności uległ skróceniu.
System wspomaga pracę ułatwiając weryfikację wygenerowanych płatności, a następnie są one przekazywane do realizacji przelewu do systemów bankowych.
Powiązanie faktur z PZ, notą celną – rejestr dokumentów pozwala w systemie powiązać odpowiednie dokumenty. Ułatwia to wyszukiwanie i weryfikację zgodności danych na powiązanych dokumentach.
Weryfikacja zgodności faktury z komunikatem celnym IE559
Wpływające do firmy pliki dokumentów zawierające informację o komunikacie celnym są automatycznie pobierane do Systemu V-Desk. Przekazywany mailowo w postaci xml komunikat to dane i informacje, które powiązane są z danymi faktury. W celu sprawnego i efektywnego weryfikowania ich poprawności system przetwarza dane i podaje odpowiednie komunikaty. W ten sposób unikamy żmudnej weryfikacji dokumentów, zapewniając jednocześnie miejsce ich przechowania w cyfrowej postaci.
Efekt wdrożenia i usprawnienia w obsłudze dokumentów
Dotychczas napotykane trudności i ograniczenia wynikające z użytkowania przestarzałych lub nieefektywnych narzędzi zostały wyeliminowane.
Uzyskane korzyści obejmują:
sprawną rejestrację dokumentów w systemie poprzez import z maila
automatyczne przekazywanie plików płatności do banków
większą kontrolę zgodności pomiędzy danymi na dokumentach
sprawny i przejrzysty proces opisu i akceptacji faktur
„Zysk obserwujemy w całym obszarze finansowym. Polega na usprawnieniu naszej pracy poprzez automatyzację czynności takich jak: rejestracja faktur, kontrola zgodności, akceptacja i analiza danych.”
