„Dotychczas stosowany system EOD nie nadążał za dynamicznym rozwojem Spółki. Pilnie potrzebne było nowoczesne, skalowalne rozwiązanie. Nasze wymagania spełnił V-Desk od Primesoft.”
Manager IT, Jarosław Gaik
Cel wdrożenia: digitalizacja dokumentacji oraz umożliwienie pracy zdalnej bez potrzebny fizycznego posiadania dokumentu
Uzyskane efekty: podniesienie poziomu efektywności pracy, przyspieszenie realizacji zadań, dostęp do uporządkowanych danych
Branża: produkcyjna
JMP Flowers
JMP Flowers jest obecnie jedną z największych polskich firm produkujących kwiaty. Imponujące dane wskazują na światową skalę i szeroki rozmach tego polskiego, rodzinnego przedsięwzięcia.
Dzisiaj jest to największa w Polsce hurtowa sieć handlowa, składająca się z reprezentacyjnych filii dysponujących własnymi autami dostawczymi. Poza granicami kraju obsługiwane są rynki czeski, słowacki, niemiecki, węgierski i przede wszystkim austriacki gdzie mieści się siedziba spółki zagranicznej.
Ze względu na skalę sprzedaży firma ze Stężycy stała się także istotnym importerem i eksporterem roślin doniczkowych, zieleni ciętej i ceramiki. Własna, profesjonalna flota transportowa umożliwiająca precyzyjną kontrolę parametrów przewozu, rozbudowa centrum logistycznego oraz call center ma umożliwić JMP Flowers zwiększenie wachlarza usług, wolumenu sprzedaży oraz szybszą i sprawniejszą realizację zamówień. Podążając za rodowym duchem innowacyjności, na terenie firmy powstaje zaawansowane technologicznie Centrum Badawczo-Rozwojowe, które ma w planach realizację ambitnego planu badawczego.
Sytuacja wymagająca diagnozy i podjęcia działań
Rozproszony charakter firmy, przejście na prace zdalną, ale też wielu pracowników w terenie. W tej sytuacji elektroniczny system miał spełniać zadanie porządkując i ujednolicając proces przetwarzania faktur do zaksięgowania. Jednak nasze wymagania rosły, a dotychczas użytkowany system nie nadążał za potrzebami Spółki.
Rozwiązanie optymalizujące proces obiegu faktur
Zadecydowano o implementacji Systemu V-Desk. W obecnym kształcie przetwarzane są w nim wszystkie typów faktur: kosztowych, towarowych oraz osobno faktur B2B. Rozwiązanie funkcjonuje w integracji z SAP Business One na zasadzie obustronnej wymiany danych poprzez REST API.
„Obecnie nie tracimy czasu na szukanie faktur, zażegnaliśmy sytuacje kiedy zadania nie były monitorowane, a odpowiedzialność rozmyta. Z Systemem V-Desk zyskujemy płynność procesowania dokumentów.”
Specjalista ds. IT, Dominika Sor
Automatyzacja na etapie rejestracji faktury
Ponieważ faktury docierają do firmy zarówno jako załączniki w mailu, ale też zwykłą pocztą w formie wydruku, w Systemie V-Desk do rejestracji dokumentów uwzględniono różne źródła podawcze. I tak, faktury mogą być rejestrowane poprzez formularze bezpośrednio w systemie, ze skanera jak i automatycznie ze skrzynki mailowej.
W przypadku automatycznego uzupełniania formularza z maila, jak i ze skanera uruchamiana jest usługa OCR. Dzięki niej dane uzupełniają się szybko i mogą być na bieżąco weryfikowane pod względem poprawności.
Ponieważ system samodzielnie rozpoznaje i uzupełnia dane w formularzu, pracownicy zostali odciążeni od żmudnej pracy. Dane wypełnia automat, weryfikacją zajmuje się człowiek, co wprowadziło duża oszczędność czasu.
Unikniecie duplikowania faktur, dostęp do zestawień z istotnymi danymi
Automatyzacja wprowadzona została również na kolejnych etapach pracy z dokumentem. System wybiera samodzielnie osoby odpowiedzialne na podstawie opisu dokumentu, a także istnieje możliwość opisu dokumentu- faktury jednym kliknięciem na podstawie wcześniej uzupełnionego dokumentu.
Rozbudowane możliwości raportowania dają dostęp do zestawień danych, według takich parametrów jak, np.: nazwa kontrahenta, Nip, termin płatności, numer faktury, kwota. Tworzone są raporty o zaległych zadaniach i inne potrzebne do analizy sytuacji finansowej.
Integracja z SAP Business One
Istotnym etapem prac było poprowadzenie projektu w kierunku zintegrowanego współdziałania nowo wdrażanego systemu wraz z funkcjonującym w organizacji dziedzinowym systemem księgowym. Obustronna wymiana informacji gwarantuje płynny przebieg procesu dzięki udostępnionemu REST API.
„Interfejs systemu, jego elastyczność i intuicyjność to cechy, które pozwalają cieszyć się rozwiązaniem i jego pozytywnym wpływem porządkującym nasze procesy. Doceniamy szczególnie możliwość tworzenia ulubionych pozycji w menu, dostęp do raportów i funkcję ocr, która bezbłędnie odczytuje dane z faktur.”
