Cel wdrożenia: ustandaryzowanie i automatyzacja procesów z jednoczesną eliminacja obiegu papieru

Rozwiązanie: elektroniczny system obiegu dokumentów V-Desk w zakresie procesowania faktur wraz z integracją do systemu księgowego, korespondencji przychodzącej i wychodzącej, procesowanie limitów kredytowych, zamówień, formularze nowych dostawców.

Branża: motoryzacyjna, sieć salonów samochodowych

BMW Dynamic Motors

to luksusowe marki pojazdów klasy premium. Z bogatej oferty dealera, wymagający Klienci mogą wybierać od nowych czy używanych samochodów i jednośladów marki BMW poprzez wysokospecjalistyczny, gwarantujący doskonałą jakość serwis, aż po nowo otwarte centrum lakiernictwa.

Firma sukcesywnie rozrosła się na przestrzeni ostatnich lat, otwierając kolejne nowe lokalizacje. Obecnie na terenie 2 województw, mazowieckiego i pomorskiego, funkcjonują 4 salony.Cała załoga Dynamic Motors dokłada wszelkich starań, aby spełniać najwyższe standardy jakości obsługi oraz, aby każdy klient był bardzo zadowolony z wizyty w salonie. Filozofia pracy zespołu zakłada, że każdy odwiedzający jest w Dynamic Motors Gościem.

Wysoko postawiona poprzeczka to nieustanne podnoszenie standardów pracy w tym sięgania po nowe rozwiązania, również z zakresu cyfrowych technologii. Wspólnie z Primesoft Polska w BMW Dynamic Motors wyznaczono więc obszary, od których rozpoczęto cyfryzację przedsiębiorstwa, celem optymalizacji i zwiększenia efektywności obsługi.

Wyzwanie, analiza i podjęte działania

Wskazano obszary, które wiązały się z powtarzalnością czynności manualnych, wymagały bardzo dobrej organizacji pracy oraz były kosztowne z uwagi na czasochłonność, dodatkowo praca w nich wiązała się z koniecznością generowania papierowych wydruków.

Wyzwaniem przed jakim stanęliśmy było wprowadzić automatyzację wybranych procesów, usprawnić przepływ dokumentów i informacji pomiędzy rozproszonymi lokalizacjami, eliminując lub znacznie ograniczając obieg papieru. Realizacja tych założeń mogła zostać spełniona poprzez zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów dla kilku procesów.

Wprowadzone rozwiązania

Podjęliśmy więc działania w kierunku implementacji dedykowanego rozwiązania. W efekcie skonfigurowano i wdrożono w firmie platformę V-Desk, obsługującą kilka procesów. Cyfrowe obiegi wprowadzone zostały dla następujących obszarów:

• obieg faktur wraz z integracją do systemu księgowego
• obieg korespondencji
• procesy limitów kredytowych
• proces zamówień
• formularze nowych dostawców

Wszystkie moduły systemu są zintegrowane z systemami dziedzinowymi ERP i obsługują procesy obiegu dokumentów, a także posiadają elektroniczne archiwum dokumentów.

Wprowadzone rozwiązania

Faktury i zamówienia

Miesięcznie w organizacji przetwarzanych jest około 1000 faktur. W systemie V-Desk, dokumenty przechodzą ścieżkę od rejestracji, opisu i dekretacji poprzez ich akceptację zgodnie z nadaną i ustaloną podczas analizy hierarchią uprawnień. Integracja z systemem Optima umożliwia przekazywanie już przeprocesowanych dokumentów do płatności w systemie finansowo-księgowym. Wszystko odbywa się w sposób zautomatyzowany, minimalizując udział czynnika ludzkiego.

System umożliwia również kompleksową realizację zamówień, który to moduł w powiązaniu z fakturami daje pełną kontrolę nad wydatkami. Zamówienia realizowane w systemie są na bieżąco weryfikowane i akceptowane, a uwzględniona wartość zamówienia może być kontrolowana względem faktury. Funkcjonalności systemu pozwalają przeliczać i pilnować wartości zamówienia i faktury, a w momencie gdy faktura nie jest w pełni rozpisana pracownik otrzymuje odpowiedni komunikat.

Ponadto, system posiada rozbudowane opcje wyszukiwania pozwalające na sprawne pozyskiwanie niezbędnych informacji, np. wyszukiwania faktur w powiazaniu z zamówieniem.

Korespondencja

Obsługa korespondencji przychodzącej odbywa się w systemie w sposób elektroniczny. System zapewnia kontrolę nad właściwym obiegiem dokumentów przychodzących obsługuje również korespondencje wychodząca.

Formularze dostawców

W działalność firmy wpisana jest współpraca z wieloma kontrahentami. W systemie V-Desk formularze nowego dostawcy procesowane są sprawniej i szybciej ,pozwalając na podjęcie decyzji o dalszej współpracy z danym kontrahentem. Na jednym z niezbędnych etapów procesu wykorzystana została integracja z rządowym wykazem czynnych płatników VAT. Pozwala ona na weryfikację podmiotu w wykazie i odbywa się automatycznie, optymalizując przebieg pracy.

Przechowywanie dokumentów to odpowiednio zorganizowana i przeprowadzona archiwizacja. Wprowadziliśmy więc rozwiązania pozwalające archiwizować dokumenty cyfrowe w odpowiednich repozytoriach dostępnych ze wszystkich lokalizacji.

Korzyści z wdrożonych rozwiązań

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów przyniosło optymalizację i zwiększyło efektywność procesów. Zauważalne korzyści to przede wszystkim:

• sprawny przepływ informacji,
• dokumenty są akceptowane na czas, bez niepotrzebnych przestojów,
• transparentność procesów oznacza większą kontrolę procesów oraz szybką weryfikację, kto odpowiedzialny jest w procesie za zadanie,
• zniwelowanie ograniczeń wynikających z użycia w obiegu papieru,
• stworzenie cyfrowych archiwów,
• dostępność do informacji osób decyzyjnych – tworzenie i generowanie raportów.