V-Desk

elektroniczny obieg dokumentów

V-Desk to rozwiązanie elektronicznego obiegu dokumentów, które w innowacyjny sposób wprowadzi digitalizację dokumentów oraz procesów biznesowych w Twojej firmie.

System pozwala efektywnie zarządzać dokumentami i w kompleksowy sposób zautomatyzować wszystkie procesy biznesowe firmy. Jest wyposażony w mechanizm sztucznej inteligencji (AI), który zdecydowanie usprawnia codzienną pracę nad dokumentami.

System EOD V-Desk dostępny jest przez przeglądarkę internetową, może być w chmurze lub instalowany na serwerze klienta. Zwiększ efektywność pracowników i rentowność firmy dzięki wdrożeniu cyfrowego obiegu dokumentów.

Porozmawiaj z ekspertem

Zamów demo

V-Desk - elektroniczny obieg dokumentów to system, który posiada AI OCR do inteligentnego przetwarzania dokumentów oraz obsługuje KSeF i e-Doręczenia, integruje się z dowolnym ERP, tworzy analizy danych biznesowych Power BI

Jakie procesy obsługuje elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg faktur

Przetwarzanie faktur do wersji elektronicznej dzięki systemowi OCR i kompleksowe zarządzanie ich obiegiem w firmie.

Dowiedz się więcej

Analiza danych biznesowych

Analizowanie danych biznesowych z dowolnego miejsca dzięki aplikacji Power BI (Business Intelligence) w pełni zintegrowanej z rozwiązaniem V-Desk.

Dowiedz się więcej

Obsługa relacji z klientami

Planowanie oraz prowadzenie procesu obsługi klienta i sprzedaży mające na celu utrzymanie ciągłości oraz efektywności działań handlowych w firmie.

Dowiedz się więcej

Zarządzanie budżetem

Efektywne zarządzanie budżetowaniem inwestycji, projektów oraz ich poszczególnymi elementami pozwala skutecznie ewidencjonować koszty.

Dowiedz się więcej

Digitalizacja procesów kadrowych

Zarządzanie czasem pracy, zgłaszanie nieobecności czy delegacji i kompleksowa obsługa procesów kadrowych.

Dowiedz się więcej

Proces zakupowy

Elektroniczna obsługa procesu zakupowego, począwszy od wniosku, po jego wieloszczeblową dekretację, aż po zatwierdzenie i załączenie faktury zakupu.

Dowiedz się więcej

AI OCR by Primesoft

Z myślą o zwiększeniu efektywności pracy z dokumentami, system V-Desk został wyposażony w narzędzie Inteligentnego Przetwarzania Dokumentów (IDP), który znacząco przekracza możliwości tradycyjnego OCR. AI OCR w V-Desku potrafi:

zidentyfikować i sklasyfikować typ dokumentu,

wyodrębnić istotne dane,

ocenić kompletność danych i wskazać ewentualne braki,

zinterpretować kontekst,

automatycznie zasilić workflow,

uczyć się na podstawie przetwarzanych dokumentów,

analizować dane w dowolnym języku,

interpretować złożone dane np. w tabelach, wykresach czy diagramach,

syntetyzować dane i wyciągać wnioski.

Wykorzystanie AI OCR by Primesoft w organizacji pozwala znacząco przyspieszyć obieg dokumentów i poprawić jakość pracy z informacjami. Dokumenty, które obsługuje IDP w systemie V-Desk:

Potwierdzenia przelewów

Dokumenty przewozowe

Modele wdrożeń elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk

V-Desk oferuje dwa modele wdrożeń. Jeden z nich to dedykowany system V-Desk, a drugi to V-Desk GA,
czyli biblioteka gotowych procesów, które nazywamy aplikacjami.

model wdrożenia polegający na projektowaniu procesu na potrzeby Klienta – narzędzie low-code
każdy element takiego procesu jest w 100% dostosowany do organizacji
klient otrzymuje cyfrowe odwzorowanie fragmentu prowadzonej działalności idealnie odpowiadające potrzebom firmy
firmy muszą być gotowe na akceptację dłuższego czasu wdrożenia, który jest nieunikniony w przypadku zindywidualizowanych systemów
zwiększa efektywność procesów biznesowych w firmie
umożliwia kontrolę nad procesem oraz bezpieczeństwem informacji
dedykowany firmom, które informatyzują bardzo indywidualne procesy, charakterystyczne tylko dla ich organizacji

model wdrożenia oparty na bibliotece gotowych procesów (aplikacje) – narzędzie no-code
aplikacje posiadają wiele parametrów konfiguracyjnych umożliwiających ich dostosowanie do konkretnych potrzeb, ale jest ono możliwe w ściśle określonych miejscach i zakresie
wybór aplikacji z biblioteki gwarantuje skorzystanie z gotowych, dobrych praktyk wielu innych organizacji
radykalnie skraca czas wdrożenia (nawet 10-krotnie)
pozwala na mniejsze zaangażowanie własnej kadry w prowadzenie projektu
sprawdzi się w procesach pomocniczych, które są niezbędne do prowadzenia działalności, ale nie stanowią jej istoty i nie są kluczowym elementem przewagi konkurencyjnej
dedykowany firmom, które są gotowe na większy kompromis, by stawiać na standardowe rozwiązania rynkowe

V-Desk i V-Desk GA można łączyć

Oba systemy mogą się znakomicie uzupełniać. Od strony technicznej oba modele wdrożeniowe dzielą dokładnie te same komponenty i nie ma między nimi żadnych różnic. Jednym z typowych podejść jest skorzystanie z aplikacji zawartych w V-Desk GA jako procesów uzupełniających główną działalność oraz wdrożenie dedykowanego V-Deska.

Na przykład można zamówić system V-Desk bez obiegu korespondencji i integracji z e-Doręczeniami i dołączyć do niego obieg korespondencji wraz z integracją z e-Doręczeniami z galerii aplikacji V-Desk GA. Co bardzo istotne, w obu modelach dostępne jest wykorzystanie możliwości AI OCR by Primesoft.

Jakie dokumenty są najczęściej procesowane elektronicznie?

Co daje wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk?

Oszczędność czasu i kosztów

Poprawa efektywności pracy

Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów

Łatwiejsze zarządzanie dokumentami

Zastosowanie AI w odczycie i analizie dokumentów

Zgodność z wymaganiami prawno-podatkowymi

Jak wdrażany jest system V-Desk?

Poznaj wszystkie etapy wdrożenia dedykowanego systemu V-Desk. Od startu projektu, przez jego analizę, szkolenia użytkowników, aż do przekazania projektu.

1

Start Projektu

Rozpoczęcie prac pod kierownictwem dedykowanego Project Managera po stronie Primesoft

2

Warsztaty wdrożeniowe

Wspólna praca nad weryfikacją procesów i potrzeb klienta, prowadzona przez doświadczonych kierowników projektu

3

Analiza przedwdrożeniowa

Przygotowanie i potwierdzenie z klientem dokumentu specyfikacji systemu

4

Prezentacja i akceptacja

przygotowanych indywidualnie dla klienta rozwiązań w systemie (prace programistyczne – przygotowanie systemu po stronie PSP)

5

Testy systemu po stronie klienta

Przekazanie klientowi instancji systemu do testów wraz z omówieniem pojawiających się uwag

6

Szkolenie dla użytkowników systemu

Szkolenie dla administratorów oraz użytkowników systemu prowadzone w formie spotkań offline lub online

7

Start produkcyjny

Uruchomienie systemu po testach w terminie wspólnie uzgodnionym z klientem

8

Asysta wdrożeniowa

Opieka kierownika projektu oraz programistów Primesoft w pierwszych tygodniach po starcie systemu

9

Przekazanie projektu

Rozpoczęcie prac pod kierownictwem dedykowanego Project Managera po stronie Primesoft

Integracje V-Desk z innymi systemami

V-Desk możemy zintegrować z każdym systemem informatycznym. Zakres integracji systemu elektronicznego obiegu dokumentów obejmuje różne obszary funkcjonalne. W zależności od specyfiki firmy oraz procesów biznesowych scenariusze integracji danych mogą się znacząco różnić.

W ostatnich latach najczęściej integrowaliśmy nasze rozwiązania z systemami takimi jak SAP, Microsoft Dynamics, IFS, Comarch ERP XL i Optima, Oracle, TETA, Sage Symfonia, Enova, Asseco Wapro.

Integracje systemu V-Desk

System V-Desk może być zintegrowany dowolnym systemem informatycznym, np. KSEF, e-Doręczenia, CEiDG, ePUAP, ERP i systemy księgowe, systemy logistyczno-transportowe oraz serwisy www i e-commerce.

Jesteśmy zaufanym i rzetelnym partnerem w biznesie.
Mamy ponad 20 lat doświadczenia na rynku i ponad 2000 wdrożonych projektów.

Dołącz do grona naszych klientów

Nasi klienci mówią o V-Desku

Scan&Paste
Scan&Paste

Lhoist Bukowa

„System workflow od Pimesoft to prosty sposób by zbierać informacje dotyczące jakości, analizować trendy, identyfikować problemy i podejmować działania korygujące. To pozwala na ciągłe doskonalenie procesów i podnoszenie standardów jakościowych.”

Marcin Cygan, Quality Manager w Lhoist Bukowa sp. z o.o

Przeczytaj case study >

Delegacje
Business trips

Obieg faktur
Invoices

Scan&Paste
Scan&Paste

Mitutoyo Polska

Dzięki wykorzystaniu rozwiązania V-Desk możemy skupić się na zadaniach będących istotą naszej działalności, nie tracąc cennego czasu w oczekiwaniu na dokumenty czy ręcznie je rejestrując

Monika Siurdyban, Chief Accountant w Mitutoyo Polska

Przeczytaj case study >

Obieg faktur
Invoices

Jass Board

„Przejście na cyfrowe obiegi zadań i dokumentów było naszym celem, który mogliśmy zrealizować przy profesjonalnym wsparciu firmy Primesoft.”

Mariusz Lisiecki, Menadżer Systemów Informatycznych

Przeczytaj case study >

Obieg faktur
Invoices

Obieg umów
Contracts

Elplast +

„Oczekiwania wobec cyfryzacji firmy zostały spełnione. Wraz z systemem V-Desk pożegnaliśmy się z papierowym obiegiem dokumentów, co ma pozytywny wpływ na efektywność procesów.”

Renata Rosenbeiger, Główna Księgowa w Elplast+ sp. z o.o.

Przeczytaj case study >

Obieg faktur
Invoices

Obieg umów
Contracts

Zapotrzebowania
Procurement

Bostik

„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”

Bogusław Nowosielski, Dyrektor Zarządzający, Prezes Zarządu

Obieg faktur
Invoices

Obieg korespondencji
Mailroom

Obieg umów
Contracts

Zakupy
Purchases

Zapotrzebowania
Procurement

Ariadna SA Fabryka Nici

„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze. System workflow uruchomiony został dla prowadzenia procesów obiegu faktur kosztowych, których przetwarzanych jest około 500 miesięcznie.
Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”

Beata Karbowniczak, Dyrektor Finansowy

Przeczytaj case study >

Ariadna SA Fabryka Nici - klient Primesoft

Obieg faktur
Invoices

Obieg korespondencji
Mailroom

Obieg umów
Contracts

Autostrada Wielkopolska

„Wdrożyliśmy ten system jako niezależną platformę dostępną do naszych podwykonawców, niezależnych inżynierów i zewnętrznych innych podmiotów. Chcieliśmy usprawnić obieg dokumentów w naszej firmie. Szukaliśmy na rynku programów, które będą proste w obsłudze, ergonomiczne, ale także elastyczne, jeśli chodzi o przyszły rozwój systemów.”

Paweł Janczak, Manager projektów IT

Przeczytaj case study >

Autostrada Wielkopolska - klient Primesoft

Obieg faktur
Invoices

HR i kadry
Human resources

NUXE

„V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”

Piotr Wijtiwiak, Business Unit Manager

Obieg faktur
Invoices

HR i kadry
Human resources

Obieg umów
Contracts

EFL Leasing

„Mając na uwadze, że z Primesoft Polska Sp. z o.o współpracujemy z powodzeniem od wielu lat w zakresie rozwoju systemu V-Desk, z przyjemnością rekomendujemy ją jako dostawcę systemów do elektronicznego obiegu dokumentów.”

Paweł Lewandowski, Wiceprezes Zarządu w EFL

Budżety
Budgets

Obieg faktur
Invoices

Obieg umów
Contracts

Zamówienia
Requests

Domost

Doceniamy możliwości platformy V-Desk, jej niezawodność i funkcjonalność, która pozwala nam na oszczędności czasu i zasobów. Zadania takie jak rejestracje dokumentów, czy ich akceptacja zostały zautomatyzowane i obecnie zyskujemy skuteczną kontrolę nad przebiegiem procesu.

Łukasz Siwek, Prezes Zarządu

Przeczytaj case study >

Obieg faktur
Invoices

SMP Poland

W systemie z łatwością kontrolujemy terminy płatności, weryfikujemy niepożądane błędy, a przede wszystkim odeszliśmy od ręcznej pracy na wielu etapach pracy z fakturą

Dyrektor Finansowy w SMP Poland, Anna Korytko

Przeczytaj case study >

Obieg faktur
Invoices

JMP Flowers

„Obecnie nie tracimy czasu na szukanie faktur, zażegnaliśmy sytuacje kiedy zadania nie były monitorowane, a odpowiedzialność rozmyta. Z Systemem V-Desk zyskujemy płynność procesowania dokumentów.”

Dominika Sor, Specjalista ds. IT

Przeczytaj case study >

Obieg faktur
Invoices

Polipak

Elastyczność zaimplementowanego systemu sprawia, że dodatkowym i cenionym przez naszą firmę atutem są możliwości jego rozwoju dostosowane do pojawiających się na bieżąco potrzeb Spółki.

Tomasz Tramś, Prezes Zarządu

Przeczytaj case study >

Obieg faktur
Invoices

Obieg korespondencji
Mailroom

Obieg umów
Contracts

Zamówienia
Requests

BMW Dynamic Motors

„Nasza współpraca z firmą Primesoft Polska rozpoczęta w 2021 roku zakładała wprowadzenie rozwiązań mających na celu pełną cyfryzację w zakresie zarządzania procesami biznesowymi.”

Grażyna Jaworska, Prezes Zarządu

Przeczytaj case study >

V-Desk – FAQ

Czym jest system EOD?

System EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów) obsługuje proces cyfrowego obiegu dokumentów oraz śledzenie postępu pracy, przypisywanie zadań do konkretnych osób i automatyzację przepływu na różnych etapach. Dzięki temu możliwe jest również wykorzystanie narzędzi takich jak szablony dokumentów, przypomnienia o terminach czy automatyczne generowanie raportów. Może on obejmować cyfryzację obiegu dokumentów księgowych, magazynowych czy kadrowych. Często jest także wykorzystywany w innych działach. Ważne jest, aby Twój program był także dostępny po angielsku lub niemiecku, albo innym języku zwłaszcza, jeśli posiadasz oddziały zagraniczne.

Ile kosztuje system cyfrowego e-obiegu dokumentów?

Wycena instalacji zawsze odbywa się indywidualnie dla każdego klienta. Na początek konieczne jest szczegółowe określenie potrzeb firmy w zakresie procesów workflow i obiegu spraw. Dlatego zazwyczaj na początku wykonujemy kompleksową analizę przedwdrożeniową. Dzięki temu jesteśmy w stanie dokładnie poznać problemy i potrzeby organizacji oraz dopasować odpowiednie rozwiązania. Koszt zależy także od konieczności integracji programu V-Desk z innymi systemami informatycznymi w firmie. Nie bez znaczenia w procesie implementacji będzie także zakup niezbędnego sprzętu do utrzymania infrastruktury. Oczywiście ten element nie dotyczy instalacji w chmurze. Jeśli chcesz otrzymać ofertę cenową skontaktuj się z nami już dziś.

Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Choć sam proces wdrożenia systemu EOD w przedsiębiorstwie może wydawać się skomplikowany i długotrwały to w swej istocie ma pewne zasady. Na początek należy precyzyjnie zdefiniować cele, oczekiwania oraz potrzeby. Następnie wybrać odpowiednie oprogramowanie, które będzie je w pełni realizowało. Zintegruj cyfrowy przepływ dokumentacji w firmie z innymi systemami, przeszkol swoich pracowników, a następnie opracuj dokumentację i procedury. Przetestuj i uruchom system produkcyjnie. Dzięki temu zyskasz kolejną przewagę biznesową nad konkurencją i przyśpieszysz pracę w firmie.

Jak wygląda e-obieg dokumentów magazynowych?

W różnych firmach handlowych (z różnych branż) elektroniczny obieg dokumentów magazynowych może wyglądać inaczej. Najczęściej optymalizacja procesów dotyczy digitalizacji faktur. W wielu firmach konieczne jest także objęcie procesem cyfryzacji takich dokumentów jak np. zapotrzebowania, zamówienia wewnętrzne i zewnętrzne oraz dokumenty typu WZ/PZ, PW/ZW czy korekty faktur oraz przesunięcia magazynowe. W rezultacie zazwyczaj proces obiegu dokumentów magazynowych zaczyna się lub kończy na pracownikach magazynu i przechodzi różne szczeble akceptacji.

Czy V-Desk może działać jako elektroniczny obieg dokumentów w administracji?

Tak. System V-Desk może być bez problemu wykorzystywany w budżetowych Jednostkach Samorządu Terytorialnego (JST) i np. urzędach gminy albo miasta czy urzędach wojewódzkich i marszałkowskich. Idealnie sprawdza się w całej szerokorozumianej administracji publicznej. Wszystko dzięki licznym rozwiązaniom, które od lat są rozwijane na podstawie doświadczeń urzędów i przedsiębiorstw z różnych branż.

Czy elektroniczny obieg dokumentów V-Desk jest po angielsku?

Tak. Program V-Desk posiada wersję anglojęzyczną interfejsu. Angielska wersja językowa dostępna jest od ręki i może zostać samodzielnie wybrana przez użytkownika.

Czy e-obieg dokumentów V-Desk dostępny jest po niemiecku?

Tak. Interfejs systemu V-Desk posiada również wersję niemieckojęzyczną. Niemiecka wersja językowa znajduje się domyślnie w panelu i można ją po prostu wybrać w ustawieniach.

Czy są dostępne także inne wersje językowe V-Desk?

System V-Desk posiada wbudowane mechanizmy pozwalające na przetłumaczenie go na praktycznie dowolny język. Oprócz angielskiej i niemieckiej wersji językowej panel dostępny jest także w kilku innych popularnych językach jak np. rosyjski, ukraiński, rumuński czy litewski. W zależności od potrzeb klienta możemy również stworzyć kolejne warianty językowe.

Czy V-Desk może działać jako elektroniczny obieg dokumentów w administracji?

Programy do sprawnego elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) nazywane także z języka angielskiego systemami DMS mogą być wykorzystywane praktycznie w każdej firmie. Wiele zależy, nawet nie tyle od branży co od wielkości firmy oraz ilości dokumentów do przetworzenia. Do branż, które najczęściej wykorzystują w swojej pracy programy EZD można zaliczyć firmy handlowe, produkcyjne czy biura rachunkowe. Innymi branżami, które często decydują się na implementację są kancelarie prawne oraz firmy specjalizujące się w obsłudze spraw kadrowo-płacowych. Dlatego system EZD może być używany praktycznie w każdym biznesie, który przetwarza wiele dokumentów. Z tego typu systemów korzysta często sektor publiczny, czyli administracji centralnej, jednostkach samorządu terytorialnego (JST) oraz instytucjach i przedsiębiorstwach komunalnych.

Czy oprogramowanie V-Desk jest rozwijane?

Od ponad 20 lat Primesoft dba o stały rozwój oprogramowania V-Desk oraz innych rozwiązań, które z nim współpracują. Rozwijamy je zarówno pod kątem wykorzystania najnowszych technologii jak i pod względem funkcjonalnym oraz ergonomii użytkowania. Śmiało możemy powiedzieć, że dla rozwój to immanentna cecha naszego oprogramowania. Dlatego każdy z naszych klientów może być pewny, że będziemy nie tylko wspierali utrzymywanie naszego systemu jak i będziemy w najwyższym stopniu dbali o jego rozwój i innowacyjność. Jeśli zachodzi taka potrzeba to również dostosowujemy nasze oprogramowanie do zmian w przepisach prawa krajowego.