Cel wdrożenia: Usystematyzowanie i uporządkowanie obiegu dokumentów przetwarzanych w ramach systemu jakości ISO. Optymalizacja zgłaszania i obsługi niezgodności w ramach obowiązujących systemów BHP, Środowisko, Jakość oraz efektywności energetycznej

Rozwiązanie: ArthurDoc jako generator dokumentów, System V-Desk do zarządzania procesami i obiegiem dokumentów wraz z cyfrowym repozytorium, Scan&Paste – mobilna aplikacja do zgłaszania nieprawidłowości

Branża: przetwórstwo i produkcja wapna

Lhoist Bukowa sp. z o.o.

jest częścią międzynarodowego koncernu Lhoist Group. Jako ekspert w dziedzinie produkcji wapna i wyrobów wapienniczych, oferuje swoje produkty dla odbiorców z wielu dziedzin gospodarki. Dzięki unikatowej jakości złóż surowca i ściśle kontrolowanym procesom technologicznym, dostarcza wysoko cenione produkty wraz z powiązanymi usługami w zakresie logistyki, doradztwa i ekspertyz technologicznych.

Analiza sytuacji

Utrzymanie doskonałej jakości w zgodzie z obowiązującymi normami oznacza pełną kontrolę i udoskonalanie procedur. Prace związane z systematycznym nadzorem nad przebiegiem spraw dotychczas wymagały ręcznego sterowania procesem. Dokumenty pracownicy przekazywali między sobą pocztą elektroniczną lub z biurka na biurko.

W takim podejściu brakowało nadzoru nad przebiegiem procesu i dokumentami, które krążyły po firmie narażone na zagubienie. Realizacja zadań opóźniała się, zdarzały się trudności z delegowaniem zadań. Brakowało organizacji i dyscypliny w procesie.

Wprowadzone rozwiązanie

V-Desk, obieg ISO

W ramach platformy V-Desk zaimplementowany został moduł obiegu dokumentów, który wykorzystywany jest jako miejsce przechowywania, czyli cyfrowe repozytorium. Służy do aktualizowania istniejących oraz tworzenia nowych instrukcji. Dokumenty opracowywane są w systemie, tutaj odbywa się weryfikacja i udostępnianie.

ArthurDoc, generator szablonów

W celu utworzenia i przeprocesowania nowych instrukcji pracownicy korzystają z gotowych szablonów pism. Intuicyjna aplikacja daje możliwość automatycznego generowanie dowolnych szablonów.

Scan&Paste

Jednym z elementów mających wpływ na doskonalenie jakości i poprawę funkcjonowania organizacji jest szybkie reagowanie na niezgodności.

Skuteczność naprawy zależy od łatwego i szybkiego zgłaszania. Zastosowano więc aplikację mobilną dzięki której każdy niemal od razu uruchamiając kamerę może przekazać informację bezpośrednio do systemu, a stąd uruchamiana jest procedura obsługi.

Główne założenia

Głównym powodem uruchomienia cyfrowego obiegu dokumentów ISO w Systemie
V-Desk jest dążenie do usprawnienia procesu rejestracji, opracowania, weryfikacji, akceptacji oraz archiwizacji dokumentacji związanej z tworzeniem nowych procedur, instrukcji, formularzy, a także aktualizacji istniejących. Ponadto, proste i intuicyjne odnajdowanie dokumentacji na czas trwania audytu oraz przekazywanie zainteresowanym stroną i korzystanie w trakcie bieżącej pracy z najbardziej aktualnych dokumentów dostępnych jedynie w jednym spójnym systemie.

Kolejnym założeniem było usprawnienie procesu rejestracji zgłoszeń dotyczących bezpieczeństwa pracy, jakości i ochrony środowiska. Dążono do automatyzacji etapu rejestrowania i przekazania zgłoszenia na dalszy krok procesu, w celu podjęcia właściwych działań. System zapewnia więc podjęcie odpowiednich czynności, potwierdzając ich skuteczność. Istotnym punktem projektu jest monitoring zgłoszeń oraz wysyłka alertów przypominających o minionym terminie na obsługę zgłoszenia.

Uzyskane zmiany

• Przejście na rozwiązanie cyfrowe
• Pełna digitalizacja procesu
• Automatyzacja zgłoszeń
• Cyfrowe repozytorium

Korzyści z użytkowania

• Oszczędność papieru
• Ograniczenie kosztu związanego z drukiem
• Usprawnienia procesów
• Automatyzacja zgłoszeń
• Automatyzacja rejestracji
• Pełen nadzór nad przebiegiem pracy
• Porządek i dyscyplina organizacyjna