Jak zarejestrować fakturę w systemie V-Desk?
Rejestracja faktury możliwa jest na kilka sposobów w zależności od formatu dokumentu. W każdym z poniższych sposobów dane nagłówkowe i pola dokumentów są automatycznie rozpoznawalne i uzupełnianie z wysoka zgodnością w stosunku do oryginału.
a) Skanowanie faktur z użyciem kodów kreskowych
Opatrzone kodami papierowe faktury mogą zostać zarchiwizowane, a w obiegu zostaje dokument elektroniczny.
b) Faktury elektroniczne
Źródłem podawczym dla wprowadzanych dokumentów są skrzynki mailowe, z których pobierany jest dokument. Użytkownik otrzymuje powiadomienie o pojawieniu się nowych faktur w systemie.
c) Pobieranie faktur z innych systemów
Aplikacje mobilne z wbudowanym systemem OCR, przykładem jest aplikacja Scan&Paste. Dane ze skanowanej faktury przekazywane są do systemu, w którym automatycznie tworzy się dokument elektroniczny inicjujący proces obiegu faktury.
Czy system V-Desk integruje się z KSeF?
System V-Desk został zintegrowany z rządowa platformą Krajowego Systemu e-Faktur, a użytkownicy mogą sprawnie i łatwo przekazywać oraz odbierać faktury. Bez wątpienia wymiana pomiędzy systemami to dla użytkownika wygoda. Przede wszystkim faktury są w programie automatycznie rejestrowane. Ich ustrukturyzowana forma zmienia się na czytelny i wygodny dla użytkownika format. Zapewnione jest pobieranie i przekazywanie faktur przychodowych i kosztowych. Dysponujemy także raportem pobranych faktur. To wszystko w komplecie zdecydowanie ułatwia elektroniczny obieg faktur w firmie i organizacji. Elektroniczny obieg faktur w V-Desk jest więc w pełni kompatybilny z KSeF.
Więcej o KSef przeczytasz tutaj
Czy V-Desk posiada archiwum faktur?
Wielopoziomowe zabezpieczenia archiwum pozwalają zdefiniować elastyczny model uprawnień i nadawać dostępy do dokumentów tylko osobom upoważnionym. Przede wszystkim system bezpiecznie przechowuje dokumenty pozwalając na szybki dostęp osobom uprawnionym. W ten sposób przechowywanie faktur w formie elektronicznej staje się wygodne. Dzięki temu cyfrowe faktury nigdy nie zaginą i nie ulegną zniszczeniu.
Czy V-Desk jest zintegrowany z programem OCR?
Rozwijany i udoskonalany program OCR by Primesoft usprawnia rejestrację wysokiej liczby dokumentów. Skuteczność i jakość odczytu danych wynika z zastosowania mechanizmów uczących się w setkach projektów wykonanych dla naszych Klientów. Korzystając z elektronicznego obiegu faktur w oprogramowaniu od Primesoft zyskujesz nie tylko szybkie narzędzie do przetwarzania danych, ale także minimalizujesz ryzyko błędów, które mogłyby powstać podczas ręcznego przepisywania danych z faktur. Funkcja inteligentnego odczytu danych umożliwia przeglądanie treści dokumentów, wyszukiwanie i przeszukiwanie za pomocą słów kluczowych w wymiarze pełnotekstowym.
Czy V-Desk integruje się z ministerialnymi bazami danych?
Weryfikacja z zewnętrznymi, oficjalnymi systemami baz danych odbywa się automatycznie, bez konieczności przełączania się pomiędzy nimi. Moduł do elektronicznego obiegu faktur łączy się ułatwiając weryfikację podmiotów z API następujących rządowych baz:
- Biała Lista
- Rejestr REGON
- Rejestr podatników VAT
- KRS/CeiDG
Jak zabezpieczane są dokumenty finansowe w systemie V-Desk?
V-Desk zabezpiecza dokumenty finansowe za pomocą:
- autoryzowanych dostępów do systemu i poszczególnych dokumentów
- monitoringu logów
- wersjonowaniu dokumentacji
- protokołu SSL
- szyfrowania haseł
- jednorazowych kluczy sesji
- logi każdej wizyty
- rejestracji pobrania dokumentu
- rozbudowanego mechanizmu uprawnień
- ISO 27001
Czy system V-Desk jest dostępny w innych językach niż polski?
System V-Desk ma wersję panelu w języku angielskim oraz języku niemieckim. Dostępny jest również w kilku innych językach np. ukraińskim, litewskim oraz rumuńskim i może zostać łatwo przetłumaczony na praktycznie każdy język.
Czy obieg faktur w V-Desk integruje się z innymi systemami księgowymi?
Elastyczność systemu umożliwia integrację z najbardziej popularnymi systemami finansowo- księgowymi. Ścieżka dwustronnej wymiany danych z dowolnym systemem ERP pozwala zautomatyzować przetwarzanie faktur i wyeliminować konieczność ponownego wprowadzania istniejących już danych. Dzięki temu zadekretowane faktury są automatycznie przekazywane do płatności. Informacja o ich realizacji również pojawi się w systemie. W ten sposób wdrożenie wewnętrznego obiegu e-faktur i zarządzanie stanie się bardziej efektywne.
Czy V-Desk umożliwia elektroniczny obieg faktur w administracji publicznej?
Jednostki samorządu terytorialnego, urzędy gmin bądź urzędy miast mogą i korzystają z programu V-Desk w zakresie cyfrowego obiegu faktur kosztowych. Dlatego w zależności od potrzeb instytucji wykorzystują najczęściej digitalizację, workflow i procesowanie, dekretacje, zarządzanie oraz przechowywanie e-faktur. Sam proces wygląda inaczej niż w przedsiębiorstwach komercyjnych. Często z tego typu narzędzi korzystają przedsiębiorstwa komunalne oraz zarządzające transportem publicznym w miastach.
