SMP Poland

SMP Poland należy do międzynarodowego koncernu Standard Motor Products Inc. z siedzibą w Nowym Jorku, który jest wiodącym producentem, dystrybutorem i sprzedawcą części zamiennych do pojazdów mechanicznych w przemyśle motoryzacyjnym na rynku pierwotnym i wtórnym.

W Polsce obecni jesteśmy od 2006 roku. W Białymstoku prowadzimy zakład specjalizujący się w projektowaniu i produkcji cewek, czujników i włączników dla przemysłu motoryzacyjnego. Wytwarzane produkty mają zastosowanie w samochodach osobowych, ciężarowych, maszynach budowlanych, rolniczych oraz sprzęcie ciężkim. Stąd eksportujemy je m.in. do: USA, Włoch, Niemiec, Wielkiej Brytanii, Chin, Indii i wielu innych krajów.

Działalności produkcyjnej, opiera się o import elementów, a gotowe towary są eksportowane do kontrahentów. W związku z tym w przedsiębiorstwie przetwarza się i procesuje duże liczby różnego typu dokumentów. Szczególne wyzwanie stanowią faktury, ale również dokumenty powiązane ze sprzedażą i zakupem towaru, takie jak: proformy, noty celne ( w tym komunikaty IE599) czy noty reklamacyjne.

Wyzwanie, analiza sytuacji w Spółce

Obsługa dokumentów finansowych oznaczała wysoką czasochłonność z uwagi na liczbę, a także złożone procesy akceptacji po stronie kierowniczej. Niektóre dokumenty wymagały szczegółowej weryfikacji pod kątem spodziewanych nieprawidłowości.

Przetwarzając dane i obsługując procesy wykorzystywano tradycyjne narzędzia w oparciu o maile oraz papierowe dokumenty. Takie podejście stanowiło wyzwanie w sferze organizacyjnej, wymagało sporego zaangażowania czasowego pracowników, wiążąc się z kosztami dla firmy.

Eksportowa działalność firmy wiąże się z odbieraniem szczególnych dokumentów. Należą do nich komunikaty celne przekazywane w postaci pliku xml. Trudnością było ich przetwarzanie oraz powiązanie z fakturami.

Należało wprowadzić automatyzację zadań podczas pracy z dokumentami. Zastosować ujęcie systemowe i zrezygnować z ręcznej weryfikacji danych na dokumentach.

Cyfryzacja obszaru finansowego

Proces obiegu faktur w Systemie V-Desk pozwala przygotować dokument, umożliwiając wygenerowanie gotowych plików płatności do systemów bankowych.

W systemie rejestrowane są faktury, noty celne, proformy i noty reklamacyjne. Za pomocą usługi OCR przyspieszono etap rejestracji dokumentu w systemie, który po wcześniejszym imporcie ze skrzynki mailowej, ewentualnie ręcznym uzupełnianiu jest gotowy do obsługi. Proces zakłada zweryfikowanie danych oraz odpowiedni opis faktury uwzględniający pozycję i przypisanie wartości do odpowiednich działów. Faktura przechodzi w systemie akceptację, która często może dotyczyć wybranych pozycji. W systemie przebiega to sprawnie, czas oczekiwania na potwierdzenie płatności uległ skróceniu.

System wspomaga pracę ułatwiając weryfikację wygenerowanych płatności, a następnie są one przekazywane do realizacji przelewu do systemów bankowych.

Powiązanie faktur z PZ, notą celną – rejestr dokumentów pozwala w systemie powiązać odpowiednie dokumenty. Ułatwia to wyszukiwanie i weryfikację zgodności danych na powiązanych dokumentach.

Weryfikacja zgodności faktury z komunikatem celnym IE559

Wpływające do firmy pliki dokumentów zawierające informację o komunikacie celnym są automatycznie pobierane do Systemu V-Desk. Przekazywany mailowo w postaci xml komunikat to dane i informacje, które powiązane są z danymi faktury. W celu sprawnego i efektywnego weryfikowania ich poprawności system przetwarza dane i podaje odpowiednie komunikaty. W ten sposób unikamy żmudnej weryfikacji dokumentów, zapewniając jednocześnie miejsce ich przechowania w cyfrowej postaci.

Efekt wdrożenia i spodziewane usprawnienia

Dotychczas napotykane trudności i ograniczenia wynikające z użytkowania przestarzałych lub nieefektywnych narzędzi zostały wyeliminowane.

Uzyskane korzyści obejmują:

• sprawną rejestrację dokumentów w systemie poprzez import z maila
• automatyczne przekazywanie plików płatności do banków
• większą kontrolę zgodności pomiędzy danymi na dokumentach
• sprawny i przejrzysty proces opisu i akceptacji faktur

Pozostałe benefity, czyli co jeszcze dał V-Desk

Poza wymienionymi korzyściami wdrożenie systemu V-Desk przyniosło dodatkowe korzyści nie związane bezpośrednio ze zidentyfikowanymi przyczynami niezadowolenia, jednak istotne dla firmy. Elektroniczne archiwum spowoduje:

• zwiększoną kontrolę nad udostępnianiem dokumentu (dokument papierowy będzie dostępny tylko w punkcie rejestracji oraz księgowości, gdzie będzie archiwizowany); nie będzie możliwości „podejrzenia” dokumentu na biurku „przez przypadek” przez pracowników nieuprawnionych, służby sprzątające, ochroniarskie, itd.
• pełną ewidencję wyświetleń dokumentu (kto, kiedy, z którego komputera), możliwość tworzenia raportów, śledzenia „martwych ruchów” tj. nieuzasadnionego oglądania dokumentów przez pracowników. Przekłada się to na zwiększenie bezpieczeństwa informacji firmy;
• likwidację archiwów lokalnych (lokalne kopie dokumentów przechowywane przez pracowników „na wszelki wypadek”). Archiwa takie są z reguły niezinwentaryzowane i źle zabezpieczone;
• likwidację kosztów kopiowania dokumentów na potrzeby wyżej opisanych archiwów lokalnych;
• szybszy dostęp pracowników do potrzebnego dokumentu (w tej chwili wyszukiwanie w archiwum lokalny lub angażowanie księgowości z prośbą o zrobienie kopii i udostępnienie), co spowoduje efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy.

Planowaną korzyścią pośrednią projektu będzie posiadanie przez firmę systemu elektronicznego archiwum i obiegu dokumentów V-Desk, który będzie mógł być wykorzystany dla optymalizacji kolejnych procesów w firmie.

V-Desk w Elplast +

Obieg faktur

W samym procesie obiegu faktur zaproponowany system workflow czuwa nad właściwym przebiegiem akceptacji i dekretacji wydatków poprzez zdefiniowane w systemie mechanizmy kontrolne. Wprowadzając narzędzie zarządzania procesami, przede wszystkim zyskaliśmy nadzór nad ich przebiegiem, wpływ na oszczędność zasobów czasowych i finansowych.

Rozwiązanie posiada system powiadomień mailowych o przydzielonych zadaniach, dzięki czemu możliwa jest szybka reakcja ze strony użytkownika.

Raportowanie

Wartością dodaną Systemu V-Desk jest możliwość tworzenia rozbudowanych raportów na podstawie danych, dostępnych w ramach poszczególnych rejestrów. Każdy z dokumentów dostępny jest w wersji elektronicznej, a informacje o nim mogą być szybko wyszukiwane w ramach funkcjonalności elektronicznego archiwum. Zgromadzone w systemie informacje są dostępne i łatwe do wyszukania zgodnie z obowiązującą strukturą uprawnień.

OCR czytnik

Zastosowanie mechanizmu OCR już na etapie rejestracji w systemie. Rozwiązanie oparte o inteligentną technologię odczytu danych zostało zastosowane w procesie obiegu faktur, wpływając na automatyzację procesów manualnych oraz na eliminację obiegu papierowych wersji dokumentów. Dzięki temu rozwiązaniu nie ma potrzeby powielania dokumentów czy przekazywania ich sobie mailowo.

Obieg umów

Przygotowanie umowy od draftu poprzez jej modyfikację oraz finalną akceptację przebiega w systemie, gdzie dostęp do wybranych zadań wynika z nadanych użytkownikom uprawnień. Dokumenty są w jednym miejscu, nie ma potrzeby ich drukowania czy mailowego przekazywania, co może wiązać się z brakiem bezpieczeństwa.