E-faktura w KSeF – wszystko co musisz wiedzieć


Już wkrótce zarejestrowane w Polsce firmy   będą objęte obowiązkiem wdrożenia systemu KSeF. To oznacza konieczność wielu zmian, przede wszystkim natury organizacyjnej, ale także dostosowania odpowiednich narzędzi.  Jak wdrożyć KSeF do przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami?

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF to ogólnopolski system, który ma służyć do wystawiania, wysyłania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur, czyli e-Faktur.

Przedsiębiorstwa, które korzystają z elektronicznego obiegu faktur, zostaną wyposażone przez producentów oprogramowania w odpowiednie konektory, łączące systemy, tak by zachować płynność obsługi. Dzięki temu zachowana zostanie efektywność zarządzania e-fakturami w organizacji.

Potrzebujesz informacji jak wprowadzić Krajowy Systemem e-Faktur w Twojej firmie? Przejdź do zakładki kontakt i dowiedz się więcej.

Przyczyny wprowadzenia systemu KSeF w Polsce

Wszystko wskazuje na to, że Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkiem wszystkich płatników VAT, posiadających siedzibę firmy w Polsce.

Wprowadzenie obowiązku KSeF jest spowodowane koniecznością ujednolicenia dokumentów i sposobu ich obrotu oraz  ułatwienia kontroli urzędu w czasie rzeczywistym.

Ten proces stanowi kolejny etap wdrażania większych zmian podatkowych w Polsce, które wchodzą w skład pakietu SLIM VAT 2.

Faktura elektroniczna vs faktura ustrukturyzowana  – czym się różnią?

Faktura elektroniczna, nazywana również e-fakturą, to faktura w formie elektronicznej, która została wystawiona i otrzymana w formacie elektronicznym. Będzie to, np.: faktura wysłana w formie ustrukturyzowanego komunikatu XML lub w innych formatach elektronicznych, np.: PDF.

Przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się wystawiony zgodnie ze wzorem, według schemy xd oraz w formacie pliku xml dokument zaakceptowany przez system KSeF. Faktura posiada nadany w systemie odpowiedni numer identyfikacyjny. Taka faktura, która spełnia wymogi określone w standardzie według struktury logicznej e-faktury wraz z nadanym numerem, stanowi dokument mający skutki prawne.

Podsumowując, faktura elektroniczna może przyjąć dowolny format pliku elektronicznego, natomiast faktura ustrukturyzowana musi spełniać określone wymogi, zgodne z narzucona strukturą i przybierać określony format.

Faktury zagraniczne w KSeF

Zagraniczni kontrahenci nie mają obowiązku korzystania z systemu KSeF. Oznacza to, że polski przedsiębiorca nie może spodziewać się faktury  od zagranicznego dostawcy w Krajowym Systemie e-Faktur, a otrzymanej  nie będzie musiał rejestrować w KSeF.

Inaczej prezentuje się sytuacja, w której to polski przedsiębiorca będzie wystawiał fakturę dla zagranicznego kontrahenta, który nie ma dostępu do KSeF.

Wówczas należy wystawić fakturę w KSeF i przesłać ją do zagranicznego odbiorcy poza Krajowym Systemem e-Faktur, np.: korzystając z wiadomości e-mail.

Faktura musi zostać oznaczona kodem QR, który umożliwi dostęp do dokumentu i weryfikację zawartych w nim danych. Czyli faktura powinna zostać zgłoszona do systemu, jako e-faktura, natomiast przedsiębiorca otrzyma jej odpowiednik w ustalonym między kontrahentami formacie wraz z kodem QR, wygenerowanym w KSeF.

Nowym wyzwaniem  dla przedsiębiorców może być konieczność przeskakiwania między różnymi systemami, służącymi  do wystawiania faktur, jak i wspierającymi obieg dokumentów w firmie. Pracę w nowej rzeczywistości ułatwi  jedno, skuteczne rozwiązanie. Warto rozważyć jego implementację przy wsparciu doświadczonego zespołu ekspertów.

Zintegrowany z KSeF system V-Desk przyspiesza pracę, zapewnia płynność zadań. Już teraz sprawdź co może zaoferować Twojej firmie.

Na co zwrócić uwagę przy integracji używanych systemów z KSeF

  • Obowiązek KSeF powoduje konieczność dostosowania  użytkowanych dotychczas  w przedsiębiorstwie narzędzi informatycznych. Bardzo istotną kwestią jest zweryfikowanie systemu w zakresie pól do wpisywania danych, które są niezbędne dla faktur ustrukturyzowanych.
  • Kolejnym, istotnym elementem, jest zintegrowanie systemu z KSeF oraz wykonanie testów na wszystkich etapach – wystawiania faktury czy weryfikacji danych. System V-Desk Primesoft spełnia wymogi KSeF, oferując przedsiębiorcom pełną obsługę techniczną faktur i bezpieczne przechowywanie dokumentów, zgodnie z przepisami.
  • Integracja KSeF w V-Desk umożliwia szybkie i wygodne wdrożenie zmian w przedsiębiorstwie, bez konieczności zdobywania dodatkowej wiedzy technicznej oraz angażowania działu IT. Primesoft, jako dostawca platformy V-Desk, na bieżąco dba o dostosowanie oferowanych produktów do wszelkich zmian legislacyjnych.