Klasyczne listy polecone za potwierdzeniem odbioru prędzej lub później, ale zostaną zastąpione przez e-Doręczenia. Pierwotnie od 10 grudnia, a według najnowszych zapowiedzi Ministra Cyfryzacji, od 30 grudnia urzędy oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego będą musiały aktywować tę usługę. Jak założyć skrzynkę e-Doręczeń? Czy ta usługa ma wsparcie w systemie V-Desk Primesoft?
Skrzynka e-Doręczeń co to takiego?
System e-Doręczeń powstał celem utworzenia możliwości komunikacji elektronicznej pomiędzy podmiotami a administracją publiczną.
E-Doręczenia będą stanowić elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, których nie trzeba będzie fizycznie nadawać w placówce pocztowej.
Dzięki tej opcji możliwe będzie wysyłanie i odbieranie dokumentów elektronicznych o dowolnej porze i z dowolnego miejsca, w którym jest dostęp do internetu.
Niemniej, aby móc korzystać z tej możliwości, należy założyć adres i skrzynkę e-Doręczeń. Firmy, które to zrobią, będą na nią otrzymywać wiadomości i dokumenty od podmiotów publicznych, które zaczną korzystać z e-Doręczeń.
Potrzebujesz więcej informacji na temat integracji systemu V-Desk z urzędowym systemem
e-Doręczeń? Cała potrzebna wiedza jest na wyciągnięcie ręki. Wystarczy, że zostawisz nam swój adres mejlowy, a ebook o e-Doręczeniach trafi wprost do Ciebie.
Od 30 grudnia 2023 roku adres do doręczeń elektronicznych wpisany w BAE, powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, muszą założyć:
- Radca prawny
- Adwokat
- Doradca podatkowy
- Doradca restrukturyzacyjny
- Rzecznik patentowy
- Notariusz
- Radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe
Skrzynka do doręczeń elektronicznych
– jak ją założyć krok po kroku?
Chcąc założyć skrzynkę do e-Doręczeń należy w pierwszej kolejności złożyć wniosek dla podmiotu, którego dotyczy sprawa oraz dołączyć do niego dokumenty zawierające dane reprezentanta lub pełnomocnika oraz administratora.
Żeby złożyć wniosek należy mieć jeden z trzech środków potwierdzających tożsamość w sieci – profil zaufany, podpis kwalifikowany lub e-dowód. Wniosek składa się za pośrednictwem rządowej strony internetowej.
Po złożeniu wniosku i podpisaniu go elektronicznie należy odebrać potwierdzenie złożenia dokumentu pod adresem e-mail administratora, którego podano w wniosku.
Skrzynka do e-Doręczeń
– aktywacja
Samo złożenie wniosku nie wystarczy do założenia aktywnej skrzynki do elektronicznych doręczeń. Należy ją jeszcze aktywować, a w tym celu konieczne jest zalogowanie się do serwisu mObywatel.
W serwisie należy otworzyć zakładkę Twoje skrzynki w bocznym menu, a następnie wybrać opcję Aktywuj skrzynkę i podać adres e-mail do powiadomień.
Co ważne – po aktywacji skrzynki e-Doręczeń będzie do niej trafiać korespondencja od podmiotów, które już używają tej usługi.
WAŻNE!
Od 30 grudnia 2023 roku spółki oraz zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek posiadania adresu doręczeń elektronicznych. Ministerstwo Cyfryzacji wystąpi jednak z inicjatywą legislacyjną, która może przesunąć datę wdrożenia systemu e-Doręczenia na 1 stycznia 2025 roku.
Skrzynka do e-Doręczeń w V-Desk – jak funkcjonuje?
Skomunikowane z obiegiem korespondencji e-Doręczenia V-Desk zapewnią płynną obsługę listów poleconych. Pisma pobierane są automatycznie, odciążając pracowników od konieczności ręcznego sprawdzania skrzynek e-Doręczeń, rejestracji korespondencji i archiwizacji pism.
Komunikując system V-Desk z rządową platformą klienci zyskują podwójnie, otrzymując kompleksowość obsługi i elastyczność rozwiązań. e-Doręczenia zintegrowane z V-Desk stają się intuicyjną w obsłudze i gwarantującą bezpieczeństwo dostępu platformą. Dodatkowo, wpływające pisma mogą inicjować różne procesy obiegu dokumentów np. obieg korespondencji, zasilać rejestr kancelaryjny, jak i stanowić niezależną aplikację.
System V-Desk gwarantuje, że żadne ważne urzędowo pismo nie zostanie zgubione, przeoczone oraz niezwłocznie zostanie skierowane do obsługi we właściwym dziale. Działania te zostały zautomatyzowane tak, że pracownicy otrzymują powiadomienia o czekających zadaniach, a pismo jest już zarejestrowane w systemie.
