Rejestr kancelaryjny wspiera organizację pism i dokumentów, zwłaszcza gdy jest ich nadmierna ilość. Dzięki niemu można znacznie lepiej zarządzać obiegiem dokumentów oraz wyszukać informacje na temat danej sprawy. W jaki sposób prowadzić rejestr kancelaryjny i który system wybrać?
Rejestr kancelaryjny – co to takiego?
To zbiorczy wykaz wszystkich jednorodnych dokumentów albo spraw, które są załatwiane w wybranej komórce organizacyjnej. Może występować w formie papierowej księgi lub pliku formularzy o określonej konstrukcji albo w formacie elektronicznym.
Rejestry mają na celu zastąpienie klasycznych spisów jednorodnych spraw, gdy jest ich zbyt dużo. Pozwala to na lepsze usystematyzowanie oraz wyszukanie dokumentów wybranej sprawy.
Rejestr kancelaryjny zwykle jest prowadzony przez jedną, wyznaczoną osobę. Zakłada się go na wniosek kierownika komórki organizacyjnej albo działu odpowiadającego za realizację określonych rodzajów spraw.
Dokument tworzy się w układzie rzeczowym albo alfabetycznym. Zapisy są dokonywane w dedykowanych formularzach lub w programie komputerowym i znakowane unikalnym symbolem, który jest przypisany także do teczki załatwionych spraw.
W zależności od liczby załatwianych spraw tego samego rodzaju, rejestry mogą być prowadzone w różnych okresach, np.: rocznym lub kilkuletnim.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat prowadzenia cyfrowej kancelarii i obiegu korespondencji?
Rodzaje rejestrów kancelaryjnych
Wyróżnia się kilka rodzajów rejestrów kancelaryjnych, zależnie od problematyki, z którą ma do czynienia wybrana kancelaria. Najczęściej są to:
- Rejestry uchwał, zarządzeń i oficjalnych dokumentów.
- Rejestry skarg oraz wniosków.
- Rejestry korespondencji.
- Rejestry spraw.
- Rejestry upoważnień oraz zezwoleń.
- Rejestry aktów wewnętrznych.
Nie rejestruje się niektórych materiałów, które pochodzą z zewnętrznych źródeł, takich jak publikacje i czasopisma, dokumenty księgowe, potwierdzenia odbioru czy kartki okolicznościowe.
Elektroniczne doręczenia – co to jest i od kiedy obowiązuje?
System e-Doręczeń służy do przekazywania korespondencji rejestrowanej, czyli takiej dla której wydawany jest dowód nadania oraz odbioru przesyłki. Elektroniczne doręczenia zastępują tradycyjną formę przesyłek rejestrowanych cyfrowym odpowiednikiem i mogą z powodzeniem służyć do komunikacji z urzędami.
e-Doręczenia tworzą tzw. wirtualną skrzynkę odbiorczą i zgodnie z Ustawą o doręczeniach elektronicznych przesyłane za ich pośrednictwem dokumenty będą miały takie samo znaczenie, jak listy, które wysyła się za poleceniem odbioru.
Docelowo system elektronicznych doręczeń ma objąć wszystkie organy administracji publicznej, ale proces wdrożenia potrwa co najmniej do 2029 roku.
WAŻNE!
Od 10 grudnia 2023 roku spółki oraz zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek posiadania adresu doręczeń elektronicznych. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, wpisaną do CEIDG, będą miały obowiązek założenia adresu dla elektronicznych doręczeń do 1 października 2026 roku.
Rejestr kancelaryjny i e-Doręczenia – jak to działa?
Celem elektronicznych doręczeń jest poprawienie komunikacji pomiędzy podmiotami, a administracją państwową, dzięki wykorzystaniu środowiska cyfrowego. Niemniej, aby to rozwiązanie było jak najlepiej wykorzystane, niezbędne jest odpowiednie zintegrowanie systemu e-doręczenia z funkcjonującym w przedsiębiorstwie obiegiem dokumentów.
System V-Desk Primesoft wraz z dedykowaną aplikacją e-Doręczenia umożliwia automatyczne zasilanie rejestru kancelaryjnego, bez konieczności ręcznego rejestrowania listu w księgach.
Potrzebujesz więcej informacji na temat integracji systemu V-Desk z urzędowym systemem e-Doręczeń?
Narzędzie e-Doręczenia w platformie V-Desk umożliwia:
Cykliczne odpytywanie usługi e-Doręczenia, celem pobrania nowej korespondencji.
Pobranie unikalnego dowodu doręczenia z kwalifikowanym znacznikiem czasu.
Pobranie unikalnego identyfikatora dowodu nadania.
Automatyczne weryfikowanie poprawności adresu korespondencji w Bazie Adresów Elektronicznych.
Wgląd do statusu korespondencji.
Rejestracja załączników jako powiązanych dokumentów
Porozmawiaj z ekspertem
Zainteresował Cie temat i chciałbyś dowiedzieć się jak w Twojej firmie możesz usprawnić obszar zarządzania korespondencją?
Skontaktuj się z naszym ekspertem.
