Na bazie doświadczeń Primesoft Polska wynikających z realizacji projektów implementacji rozwiązań wspomagających zarządzanie dokumentami, oraz w oparciu o informacje zebrane w trakcie badania satysfakcji użytkowników platformy V-Desk, przygotowaliśmy interesujący raport dotyczący głównych bolączek związanych z papierologią w firmach.
Oczywistym jest, że statystyczny pracownik biurowy korzysta nawet z kilkudziesięciu dokumentów w ciągu dnia.
Co ciekawe, samo wyszukanie potrzebnych dokumentów zabrać może godzinę z dnia roboczego. Tak, to boli!
Idąc dalej: aż 39% pracowników narzeka na tzw. „let George do it”, czyli wzajemne zrzucanie odpowiedzialności za zadania.
W gąszczu papieru
Większość pracowników biurowych wykonuje zadania wykorzystując kilkanaście typów dokumentów – są to dokumenty zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Których dokumentów jest więcej?
24% badanych osób zdeklarowało, że najczęściej pracuje z papierowymi dokumentami, najwięcej, bo 42% respondentów, wskazało na mniej więcej równy udział dokumentów elektronicznych i papierowych w codziennej pracy. 34% pracuje głównie z dokumentami elektronicznymi.
Od kilku lat widoczne jest zmierzanie polskich firm do transformacji cyfrowej, co oznacza odchodzenie od dokumentów papierowych na rzecz ich elektronicznych wersji – z korzyścią dla środowiska, ale nie tylko.
Ile czasu marnujemy na odszukanie dokumentów?
Dwie trzecie pracowników biurowych uważa, że w ich pracy szybki i łatwy dostęp do dokumentów jest bardzo ważny. 29% przyjmuje, że jest to kwestia dość ważna, a tylko dla 10% jest ważna. Na szczęście, nikt z pytanych nie uważa sprawnego dostępu do dokumentów jako nieistotny.
Bardzo ważną informacją dla nas był fakt, że aż co dziesiąty pracownik przeznacza na samo znalezienie potrzebnych w bieżącej pracy dokumentów ponad godzinę dziennie. Co szósty pracownik potrzebuje w tym celu nawet godziny. Ponad 70% badanych poświęca tej czynności ok. 30 minut dziennie.
Poprawa organizacji pracy – ale bez papieru!
„Coraz więcej firm przekonuje się do wdrożenia systemowych rozwiązań w zakresie zarządzania informacją – mówi Szymon Łuczak, reprezentujący firmę Primesoft – Platformy klasy workflow|DMS pomagają zredukować do minimum wykorzystanie papierowych form dokumentów. Umożliwiają w sposób przejrzysty przypisanie pracowników do konkretnych zadań, co poprawia organizację pracy. Najważniejsze, wyszukanie konkretnego dokumentu w systemie elektronicznego obiegu klasy workflow, staje się banalnie proste” – dodaje Pan Szymon.
Gdy zakres odpowiedzialności za dokumenty nie jest jednoznacznie ustalony, powstają niepotrzebne polemiki – komentuje Szymon Łuczak – Przydzielenie odpowiednich uprawnień odpowiednim osobom może zniwelować takie bolączki, a jednocześnie bardzo ułatwia przepływ informacji wewnątrz przedsiębiorstwa.
Co jest istotne w biurowych zmaganiach z dokumentami?
Nasi badani zapytani o przyczyny nieporozumień pomiędzy pracownikami, wskazali:
- na pierwszym miejscu na niejasny zakres zadań
- na drugim miejscu zrzucanie odpowiedzialności za wykonanie obowiązków
- na trzecim miejscu przetrzymywanie dokumentów
- na czwartym miejscu gubienie dokumentów
