Wnioski, obserwacje i rekomendacje, czyli biurowe zmagania z dokumentami naszych Klientów

Na bazie doświadczeń Primesoft Polska wynikających z realizacji projektów implementacji rozwiązań wspomagających zarządzanie dokumentami, oraz w oparciu o informacje zebrane w trakcie badania satysfakcji użytkowników platformy V-Desk, przygotowaliśmy interesujący raport dotyczący głównych bolączek związanych z papierologią w firmach.

Oczywistym jest, że statystyczny pracownik biurowy korzysta nawet z kilkudziesięciu dokumentów w ciągu dnia.

Co ciekawe, samo wyszukanie potrzebnych dokumentów zabrać może godzinę z dnia roboczego. Tak, to boli!

Idąc dalej: aż 39% pracowników narzeka na tzw. „let George do it”, czyli wzajemne zrzucanie odpowiedzialności za zadania.

W gąszczu papieru

Większość pracowników biurowych wykonuje zadania wykorzystując kilkanaście typów dokumentów – są to dokumenty zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Których dokumentów jest więcej?

24% badanych osób zdeklarowało, że najczęściej pracuje z papierowymi dokumentami, najwięcej, bo 42% respondentów, wskazało na mniej więcej równy udział dokumentów elektronicznych i papierowych w codziennej pracy. 34% pracuje głównie z dokumentami elektronicznymi.

Od kilku lat widoczne jest zmierzanie polskich firm do transformacji cyfrowej, co oznacza odchodzenie od dokumentów papierowych na rzecz ich elektronicznych wersji – z korzyścią dla środowiska, ale nie tylko.

Ile czasu marnujemy na odszukanie dokumentów?

Dwie trzecie pracowników biurowych uważa, że w ich pracy szybki i łatwy dostęp do dokumentów jest bardzo ważny. 29% przyjmuje, że jest to kwestia dość ważna, a tylko dla 10% jest ważna. Na szczęście, nikt z pytanych nie uważa sprawnego dostępu do dokumentów jako nieistotny.  

Bardzo ważną informacją dla nas był fakt, że aż co dziesiąty pracownik przeznacza na samo znalezienie potrzebnych w bieżącej pracy dokumentów ponad godzinę dziennie. Co szósty pracownik potrzebuje w tym celu nawet godziny. Ponad 70% badanych poświęca tej czynności ok. 30 minut dziennie.

Szymon Łuczak – Primesoft Polska

Poprawa organizacji pracy – ale bez papieru!

Coraz więcej firm przekonuje się do wdrożenia systemowych rozwiązań w zakresie zarządzania informacją – mówi Szymon Łuczak, reprezentujący firmę Primesoft – Platformy klasy workflow|DMS pomagają zredukować do minimum wykorzystanie papierowych form dokumentów. Umożliwiają  w sposób przejrzysty przypisanie pracowników do konkretnych zadań, co poprawia organizację pracy. Najważniejsze, wyszukanie konkretnego dokumentu w systemie elektronicznego obiegu klasy workflow, staje się banalnie proste” – dodaje Pan Szymon.

Gdy zakres odpowiedzialności za dokumenty nie jest jednoznacznie ustalony, powstają niepotrzebne polemiki – komentuje Szymon Łuczak – Przydzielenie odpowiednich uprawnień  odpowiednim osobom może zniwelować takie bolączki, a jednocześnie bardzo ułatwia przepływ informacji wewnątrz przedsiębiorstwa.

Co jest istotne w biurowych zmaganiach z dokumentami?

Nasi badani zapytani o przyczyny nieporozumień pomiędzy pracownikami, wskazali:

  • na pierwszym miejscu na niejasny zakres zadań
  • na drugim miejscu zrzucanie odpowiedzialności za wykonanie obowiązków
  • na trzecim miejscu przetrzymywanie dokumentów
  • na czwartym miejscu gubienie dokumentów