Spis treści:
- Wstęp
- Co to jest system workflow i dlaczego ma tak duży wpływ na poprawę wydajności pracy?
- Jak działa program workflow?
- Jakie dokumenty mogą być procesowane poprzez system workflow?
- Z czego składa się oprogramowanie do workflow?
- Jakie korzyści daje organizacji wdrożenie programu workflow?
- Jak usprawnić procesy pracy w firmie?
- V-Desk – program workflow do zarządzania przepływem pracy
W współczesnym świece, kiedy wydajność i efektywność stanowią klucz do osiągnięcia sukcesu w biznesie, wykorzystanie praktyczne workflow odgrywa coraz większą rolę. Wiele osób z pewnością spotyka się na co dzień z pojęciem, jednak nie wszyscy szczegółowo wiedzą co właściwie oznacza.
System workflow to narzędzie pozwalające na kontrolowanie i automatyzowanie procesów biznesowych. Dzięki niemu możliwe jest usprawnienie pracy oraz minimalizacja błędów wynikających z czynnika ludzkiego. W niniejszym artykule przedstawimy, jak dokładnie działa program workflow, jakie korzyści z jego stosowania wynikają oraz w jakich branżach jest najczęściej wykorzystywany. Czy jesteście gotowi na zgłębienie tematyki workflow? Zapraszamy do lektury.
Co to jest system workflow
i dlaczego ma tak duży wpływ na poprawę wydajności pracy?
Nie chcę przedstawiać Wam jednej konkretnej definicji workflow, ponieważ nie istnieje jedno dobre wyjaśnienie pojęcia. Konstrukcja definicji, w przypadku każdej firmy oraz różnych doświadczeń, może być nieco inna. W ogólnym rozumieniu workflow to metoda i system prowadzenia procesów wykonywanych przez pracowników po wcześniejszym zdefiniowaniu przez kadrę zarządzającą. Menedżerowie rozdzielają pracę oraz czynności, mając na względzie ustalone z góry wytyczne, procedury, a także kompetencje osobowe. W konsekwencji pracownicy różnych działów realizują procesy, często nie mając wiedzy oraz wglądu w całość struktury, czy przepływów pracy w innych działach organizacji.
Samo pojęcie workflow oznacza w tłumaczeniu na język polski przepływ pracy. Często bywa także traktowany jako przepływ informacji między poszczególnymi pracownikami. W wielu organizacjach procesy pracy są wcześniej ustalane oraz modelowane poprzez narzędzia klasy BPM.
Jak działa system workflow?
Jak już pisaliśmy wcześniej, sam oprogramowanie workflow to narzędzie pozwalające na kontrolowanie i automatyzowanie procesów biznesowych. Modelowana i obsługiwana w programie lub aplikacji jest sekwencja zadań, która definiuje cały cykl życia dokumentu (np. faktur, umów czy korespondencji) lub procesów pracy.
W skład systemu workflow wchodzą m.in. modele procesów biznesowych, diagramy graficzne, reguły routingu, wytyczne dotyczące wyjątków i nieprawidłowych sytuacji oraz moduły automatyzujące przepływ pracy. Program do workflow umożliwia nadzór nad procesami biznesowymi, zwiększa ich efektywność, minimalizuje błędy i czasochłonność. Pozwala na łatwiejsze i szybsze zarządzanie zasobami ludzkimi. Zwykle jest wykorzystywany w branżach, takich jak finanse, medycyna, logistyka czy produkcja, ale coraz częściej pojawia się w innych sektorach. Z takich rozwiązań korzysta także administracja publiczna, biura rachunkowe, działy HR oraz firmy handlowe.
Porozmawiajmy już teraz o systemie workflow w Twojej firmie
Jakie dokumenty mogą być procesowane poprzez program workflow?
Programy obsługujące procesy pracy pozwalają także na obieg różnego typu dokumentów wewnątrz organizacji. Do najczęstszych z nich można zaliczyć:
Wnioski urlopowe
i delegacje
Instrukcje i procedury
Dokumenty wewnętrzne
Plany, harmonogramy i grafiki pracy
Oczywiście wiele procesów obsługiwanych przez program do workflow odbywa się w pełni elektronicznie. Może to być chociażby zgłoszenie delegacji, przypisanie środka transportu, zatwierdzenie delegacji przez przełożonego, a następnie rozliczenie i księgowanie kosztów. Coraz częściej podobnie sprawa ma się z ewidencją obecności, zgłaszaniem i akceptacją urlopów, czy prowadzeniem procesów rekrutacji pracowników.
Z czego składa się program do workflow?
Aby lepiej zrozumieć, czym jest system workflow, warto zidentyfikować jego podstawowe elementy procesy i procedury. Najważniejszym z nich jest zadanie, które składa się z aktywności. Aktywność może przyjąć postać manualną, wykonywaną przez członka zespołu, lub automatyczną, wykonywaną przez system. Kolejnym istotnym elementem jest tranzycja, czyli warunki, które muszą zostać spełnione, aby przejść z jednej aktywności do kolejnej.
Program workflow składa się z kilku części. Na początku konieczne są decyzje związane z zaangażowaniem poszczególnych osób, określeniem charakterystycznych cech procesu oraz podziałem obowiązków. Często tworzone są również diagramy workflow obrazujące przepływy zadań. Następnie pojawia się czas na wdrożenie systemu oraz szkolenie pracowników z obsługi aplikacji. Po wdrożeniu systemu oraz przeszkoleniu personelu, można przystąpić do realizacji zadań.
Program do workflow udostępnia wszystkim użytkom zespołu konkretne aktywności do wykonania. W trakcie realizacji obsługi procesów następnie wprowadzane są działania optymalizujące oraz automatyzujące lub zmieniające w całości proces pracy.
Jakie korzyści daje organizacji wdrożenie programu workflow?
Wdrożenie oprogramowania do workflow w firmie może przynieść jej wiele korzyści.
Do najważniejszych z nich należy zaliczyć:
- Zwiększenie efektywności firmy poprzez usprawnienie pracy i automatyzację zadań.
- Poprawa jakości produktów lub usług dzięki lepszemu zarządzaniu procesami i kontroli jakości.
- Skrócenie czasu realizacji zadań i pracy dzięki eliminacji zbędnych etapów i dokładnemu monitorowaniu postępów.
- Zwiększenie transparentności działań i bardziej efektywne zarządzanie informacjami poprzez centralizację oraz uporządkowanie danych.
- Poprawa komunikacji między pracownikami i lepsze wykorzystanie ich potencjału, dzięki skutecznej koordynacji pracy oraz łatwiejszemu przekazywaniu informacji.
- Zwiększenie kontroli nad procesami i redukcja ryzyka popełnienia błędów w konsekwencji automatyzacji, wprowadzeniu reguł oraz standardów czy procedur.
- Poprawa efektywności zarządzania zasobami w wyniku lepszego planowania i monitorowania wykorzystania zasobów.
- Ułatwienie raportowania i analizy danych dzięki dostępności oraz uporządkowaniu informacji w systemie.
- Zwiększenie elastyczności organizacji w wyniku możliwości łatwego dostosowywania procesów do zmieniających się potrzeb i warunków.
- Większe zadowolenie klientów ze względu na szybszą i bardziej efektywną obsługę.
Porozmawiaj z nami o workflow w Twoim przedsiębiorstwie
Jak usprawnić procesy pracy w firmie?
Oczywiście wdrożenie programu do workflow to tylko jeden ze sposób, w jaki można poprawiać efektywność realizowanych zadań. W celu usprawnienia procesy pracy w firmie można zastosować także inne rozwiązania:
1.
Wprowadzić automatyzację zadań w celu zwiększenia efektywności i skrócenia czasu wykonywania pracy.
2.
Ujednolicić procedury i standardy, aby ułatwić pracownikom wykonywanie zadań oraz zapewnić spójność działań.
3.
Wdrożyć wysokiej jakości system workflow w organizacji, w celu pełnego monitorowania postępów i kontrolowania wykonania zadań.
4.
Szkolić pracowników, aby mieli odpowiednie umiejętności i wiedzę do wykonywania zadań w sposób efektywny, a także zgodny z procedurami.
5.
Dokumentować procesy i zadania, tak by łatwiej było je monitorować i poprawiać w przyszłości.
6.
Ustalać cele i mierniki efektywności, aby precyzyjnie mierzyć skuteczność działań oraz identyfikować obszary wymagające poprawy.
7.
Współpracować z pracownikami, żeby poznać ich potrzeby i sugestie dotyczące usprawnienia procesów.
8.
Regularnie przeprowadzać audyty i oceny efektywności, aby zidentyfikować problemy i wdrożyć odpowiednie działania korygujące.
9.
Stworzyć kulturę ciągłego doskonalenia i innowacji, tak by motywować pracowników do proaktywnego podejścia oraz poszukiwania nowych rozwiązań.
V-Desk – system workflow od Primesoft
Primesoft specjalizuje się w tworzeniu i wdrażaniu w firmach rozwiązań klasy workflow i DMS. System V-Desk od 20 lat wspiera pracę w setkach przedsiębiorstw w Polsce i za granicą. Wiele znanych i cenionych polskich marek dzięki V-Desk przyśpieszyło swoją pracę oraz procesy biznesowe.
Dlaczego polskie przedsiębiorstwa stawiają na V-Desk? Przede wszystkim ze względu na kompleksowość rozwiązań, które obsługują i digitalizują praktycznie wszystkie procesy biznesowe w przedsiębiorstwie.
Chcesz dowiedzieć się jak działa nasz system workflow? Skontaktuj się z nami już dziś!
