V-Desk: system elektronicznych możliwości

E-faktura w systemie elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk

Na pełną eliminację papierowego obiegu faktur decyduje się już wiele podmiotów. Powodem są zawsze problemy związane z ogromną ilością otrzymywanych każdego miesiąca dokumentów kosztowych z wielu źródeł.

Dodatkowo, faktury dostarczane za pośrednictwem firm kurierskich trafiają z reguły do przedsiębiorstw nieregularnie. Wykonanie opisu merytorycznego dokumentów pochłania tyle czasu, że występują wąskie gardła związane z księgowaniem i terminowym regulowaniem należności.

Segregowanie i archiwizacja faktur, zarządzanie dostępem do nich, konieczność zapewnienia terminowych rozliczeń – wszystko to zabiera dużo czasu i generuje coraz większe koszty.

Platforma zarządzania obiegiem i archiwizacji dokumentów V-Desk

Każdy projekt implementacji rozwiązania workflow poprzedzany jest wnikliwą analizą potrzeb klienta. Często okazuje się, że wieloetapowy obieg faktur znacząco wydłuża czas dotarcia dokumentów do działu księgowości. Dochodzi do wielu kosztownych pomyłek, zbyt długo trwa też opisywanie dokumentów, a czas to pieniądz! Celem analizy jest znalezienie głównych nieprawidłowości w procesie obiegu dokumentów kosztowych i wskazanie prawidłowego rozwiązania.  

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk obejmuje z reguły wybrane elementy:

  1. Moduł masowego skanowania, współpracujący z oprogramowaniem urządzeń skanujących i umożliwiający bezobsługowe skanowanie paczek dokumentów.
  2. Moduł kodów kreskowych, wykorzystany w celu usprawnienia pracy osobom rejestrującym dokumenty. Po zeskanowaniu system, na podstawie kodu kreskowego, łączy obraz dokumentu z rekordem utworzonym w bazie.
  3. Moduł OCR (ang. Optical Character Recognition), automatycznie uzupełniający wartości indeksów odczytanych z obrazu dokumentu. Moduł usprawnia wprowadzanie danych poprzez analizę zeskanowanego obrazu i uzupełnienie odczytanymi wartościami pól opisujących dokument – np. NIP, nr rachunku bankowego, data wystawienia faktury, itd.
  4. Moduł Workflow, pozwalający na intuicyjne projektowanie procesów w formie graficznej oraz zarządzanie dostępem do dokumentu. Elektroniczne dokumenty przekazywane są na „wirtualne biurka” pracowników. Ten sam dokument może być jednocześnie analizowany przez dowolną liczbę pracowników bez konieczności wykonywania kserokopii. System dba o terminowość wykonania zadań i informuje o wszystkich opóźnieniach. Każdy pracownik dysponuje własnym terminarzem, gdzie widzi wszystkie zlecone zadania. System podpowiada zgodną z przyjętym modelem ścieżkę obiegu dokumentu w danym procesie. Kierownictwo oraz pracownicy mają dostęp do graficznego podglądu obiegu dokumentów. Wizualizacja przebiegu procesu umożliwia proste zorientowanie się, w którym etapie procesu aktualnie znajduje się dokument i jaka ścieżka jest jeszcze przed nim.
  5. Moduł Integracja, umożliwiający obustronną integrację z systemami funkcjonującymi już w przedsiębiorstwie. Dzięki wykorzystaniu modułu istnieje możliwość wymiany informacji pomiędzy platformą  V-Desk, a systemami klasy ERP czy finansowo – księgowymi.
  6. Moduł integracji z Power BI, łatwe i wygodne tworzenie analiz i raportów.

Workflow – zyskują wszyscy

Zastosowanie systemu V-Desk oraz elektronicznej faktury przyśpiesza pracę nie tylko działu księgowego, ale całego przedsiębiorstwa. Tworzenie raportów, odnajdywanie dokumentów i przede wszystkim zabezpieczenie ich przed niepowołanymi osobami nie sprawia już problemu.

System przypisuje procesy/zadania konkretnym pracownikom, a efekty ich działań można łatwo monitorować. Przedsiębiorstwo oszczędza na materiałach drukarskich, w niepamięć odchodzą pomyłki i problem zaginionych dokumentów. Znacznie prostsza jest również archiwizacja i dostęp do dokumentów.

Zyskują wszyscy. Kadra zarządzająca otrzymuje narzędzie stałej kontroli procesów zachodzących w firmie i możliwość szybkiej identyfikacji niepożądanych zjawisk. Pracownikom natomiast łatwiej jest określić zakres swoich zadań, ich priorytet i harmonogram realizacji.