Elektroniczny obieg dokumentów – trendy, wiedza i opinie
Na wdrażanie rozwiązań zmniejszających ilość papierowych dokumentów wpływa kilka czynników. Systemy takie jak elektroniczny obieg dokumentów, czy podpis elektroniczny, zwiększają szybkość realizowanych procesów, redukują koszty, zwiększają bezpieczeństwo danych oraz dają możliwość lepszego zarządzania ryzykiem operacyjnym.
Aktywne i świadome uczestnictwo w rozwoju rynku rozwiązań paperless – jak widzą to Polacy – bardzo szczegółowo zbadała to fundacja Digital Poland oraz opisała w raporcie „Paperless 2021”. Dane z przeprowadzonego badania prezentują trendy, wiedzę i opinie Polaków na temat wykorzystywania rozwiązań cyfrowych.
Dlaczego warto korzystać z systemu elektronicznego obiegu dokumentów?
Nadal, jako społeczeństwo, mamy sporo do nadrobienia w kwestiach praktycznego wykorzystania narzędzi służących do cyfrowych przemian. Ale na szczęście rynek daje nam szerokie możliwości w tym zakresie.
Poniżej prezentujemy najważniejsze motywacje, jakimi kierują się użytkownicy, zgodnie z wynikami badań przeprowadzonych przez fundację Digital Poland:
- zapewnia bardzo szybki dostęp do dokumentów, niezależnie od miejsca pobytu osoby
- pozwala ograniczyć zużycie papieru, prądu i infrastruktury do drukowania dokumentów
- pozwala śledzić, co dzieje się z danym dokumentem, kto miał do niego dostęp i jakie czynności wykonał
- pozwala uporządkować dokumentację i różne źródła wiedzy/danych w firmie
Na pytanie: „jak oceniasz przydatność elektronicznego obiegu dokumentów?”, najwięcej osób odpowiedziało, że takie rozwiązanie jest bardzo przydatne lub raczej przydatne. Co więcej, okazuje się, że ponad połowa badanych użyła takiego rozwiązania 6 i więcej razy w ciągu ostatniego czasu.
„(…)automatyzacja jest kluczową korzyścią – czynności, które do tej pory pracownicy wykonywali manualnie, dzięki cyfryzacji i dostępnym rozwiązaniom mogą stać się procesami w pełni zautomatyzowanymi, a za tym idzie optymalizacja wydajności pracy, lepsza komunikacja wewnętrzna, bezpieczeństwo danych. Korzyści jest wiele, natomiast trzeba zrobić ten pierwszy krok.”
CFO Primesoft Polska, Filip Kolendo
Fakty i mity cyfryzacji
Cyfryzacja to kierunek rozwojowy w Polsce. Tendencja do digitalizacji przedsiębiorstw będzie nieustannie rosnąć. Mamy świadomość korzyści, jakie niesie ze sobą ten trend i jak bardzo wpływa on również na ochronę środowiska, o które w obecnym czasie powinniśmy troszczyć się najbardziej.
Przeprowadzone badania wytypowały również główne mity związane z systemami typu workflow. Mity te są jednak wynikiem braku umiejętności cyfrowych, w żaden sposób nie staną się wiarygodnymi tezami.
Obawy występowały również w obszarze bezpieczeństwa cyfrowego obiegu dokumentów. Ale systemy przygotowane są do tego, by dokumenty trafiały zawsze jedynie do osób, które są uprawnione do ich otrzymania. Dokumentów cyfrowych nie trzeba drukować, kopiować, przechować w segregatorach, nie gubią się, zawsze widoczna jest przejrzysta ścieżka ich obiegu oraz trafiają jedynie do osób uprawnionych. Ich przechowywanie jest tańsze, a dostęp do nich szybszy i wygodniejszy.
Większość Polaków ma świadomość zalet wynikających z wykorzystania elektronicznego obiegu dokumentów: szybki dostęp do informacji, ograniczenie zużycia papieru, optymalizacja procesów, szybkość działania pracowników, lepsza efektywność zespołu, a także bezpieczeństwo dokumentów i danych.
Istotna jest również, a może najważniejsza, poza odpowiednimi narzędziami, zmiana kulturowa i świadomość. Bardzo często, by móc wejść na drogę prawdziwej cyfryzacji, wraz z nowymi narzędziami, musi zmienić się sposób myślenia pracowników. Badania pokazały, że nadal jeszcze trzeba pracować nad zmniejszeniem strachu przed zmianą, a także obalać mity (bez pieczątki dokument nie jest ważny, dokument w wersji cyfrowej nie jest tak samo ważny, jak papierowy). Więcej informacji na temat elektronicznego obiegu dokumentu znajduje się na na naszej stronie https://primesoft.pl/elektroniczny-obieg-dokumentow/
