Już wkrótce zarejestrowane w Polsce firmy będą objęte obowiązkiem wdrożenia systemu KSeF. To oznacza konieczność wielu zmian, przede wszystkim natury organizacyjnej, ale także dostosowania odpowiednich narzędzi. Jak wdrożyć KSeF do przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami?
Z tego artykułu dowiesz się:
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF to ogólnopolski system, który ma służyć do wystawiania, wysyłania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur, czyli e-Faktur.
Przedsiębiorstwa, które korzystają z elektronicznego obiegu faktur, zostaną wyposażone przez producentów oprogramowania w odpowiednie konektory, łączące systemy, tak by zachować płynność obsługi. Dzięki temu zachowana zostanie efektywność zarządzania e-fakturami w organizacji.
Potrzebujesz informacji jak wprowadzić Krajowy Systemem e-Faktur w Twojej firmie? Przejdź do zakładki kontakt i dowiedz się więcej.
Przyczyny wprowadzenia systemu KSeF w Polsce
Wszystko wskazuje na to, że Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkiem wszystkich płatników VAT, posiadających siedzibę firmy w Polsce.
Wprowadzenie obowiązku KSeF jest spowodowane koniecznością ujednolicenia dokumentów i sposobu ich obrotu oraz ułatwienia kontroli urzędu w czasie rzeczywistym.
Ten proces stanowi kolejny etap wdrażania większych zmian podatkowych w Polsce, które wchodzą w skład pakietu SLIM VAT 2.
Faktura elektroniczna vs faktura ustrukturyzowana – czym się różnią?
Faktura elektroniczna, nazywana również e-fakturą, to faktura w formie elektronicznej, która została wystawiona i otrzymana w formacie elektronicznym. Będzie to, np.: faktura wysłana w formie ustrukturyzowanego komunikatu XML lub w innych formatach elektronicznych, np.: PDF.
Przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się wystawiony zgodnie ze wzorem, według schemy xd oraz w formacie pliku xml dokument zaakceptowany przez system KSeF. Faktura posiada nadany w systemie odpowiedni numer identyfikacyjny. Taka faktura, która spełnia wymogi określone w standardzie według struktury logicznej e-faktury wraz z nadanym numerem, stanowi dokument mający skutki prawne.
Podsumowując, faktura elektroniczna może przyjąć dowolny format pliku elektronicznego, natomiast faktura ustrukturyzowana musi spełniać określone wymogi, zgodne z narzucona strukturą i przybierać określony format.
Faktury zagraniczne w KSeF
Zagraniczni kontrahenci nie mają obowiązku korzystania z systemu KSeF. Oznacza to, że polski przedsiębiorca nie może spodziewać się faktury od zagranicznego dostawcy w Krajowym Systemie e-Faktur, a otrzymanej nie będzie musiał rejestrować w KSeF.
Inaczej prezentuje się sytuacja, w której to polski przedsiębiorca będzie wystawiał fakturę dla zagranicznego kontrahenta, który nie ma dostępu do KSeF.
Wówczas należy wystawić fakturę w KSeF i przesłać ją do zagranicznego odbiorcy poza Krajowym Systemem e-Faktur, np.: korzystając z wiadomości e-mail.
Faktura musi zostać oznaczona kodem QR, który umożliwi dostęp do dokumentu i weryfikację zawartych w nim danych. Czyli faktura powinna zostać zgłoszona do systemu, jako e-faktura, natomiast przedsiębiorca otrzyma jej odpowiednik w ustalonym między kontrahentami formacie wraz z kodem QR, wygenerowanym w KSeF.
Nowym wyzwaniem dla przedsiębiorców może być konieczność przeskakiwania między różnymi systemami, służącymi do wystawiania faktur, jak i wspierającymi obieg dokumentów w firmie. Pracę w nowej rzeczywistości ułatwi jedno, skuteczne rozwiązanie. Warto rozważyć jego implementację przy wsparciu doświadczonego zespołu ekspertów.
Zintegrowany z KSeF system V-Desk przyspiesza pracę, zapewnia płynność zadań. Już teraz sprawdź co może zaoferować Twojej firmie.
Na co zwrócić uwagę przy integracji używanych systemów z KSeF
- Obowiązek KSeF powoduje konieczność dostosowania użytkowanych dotychczas w przedsiębiorstwie narzędzi informatycznych. Bardzo istotną kwestią jest zweryfikowanie systemu w zakresie pól do wpisywania danych, które są niezbędne dla faktur ustrukturyzowanych.
- Kolejnym, istotnym elementem, jest zintegrowanie systemu z KSeF oraz wykonanie testów na wszystkich etapach – wystawiania faktury czy weryfikacji danych. System V-Desk Primesoft spełnia wymogi KSeF, oferując przedsiębiorcom pełną obsługę techniczną faktur i bezpieczne przechowywanie dokumentów, zgodnie z przepisami.
- Integracja KSeF w V-Desk umożliwia szybkie i wygodne wdrożenie zmian w przedsiębiorstwie, bez konieczności zdobywania dodatkowej wiedzy technicznej oraz angażowania działu IT. Primesoft, jako dostawca platformy V-Desk, na bieżąco dba o dostosowanie oferowanych produktów do wszelkich zmian legislacyjnych.
Chcesz wiedzieć więcej o KSeF?
Już 1 lutego 2026 roku obowiązkowy KSeF definitywnie zakończy erę faktur papierowych. Nie wiesz jak przygotować swoją organizację na nowe wyzwanie? Pobierz naszego ebooka o KSeF!
