Z korespondencją biurową mamy do czynienia w każdej firmie lub instytucji. To zarówno maile wysyłane do pracowników, jak i zamówienia, które są przekazywane kontrahentom. Bardzo ważnym jest, aby różne rodzaje korespondencji biurowej były odpowiednio zarządzane przez pracowników, przy zminimalizowaniu dużego nakładu pracy manualnej, ale zachowaniu wysokiej jakości. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest zoptymalizowanie obiegu korespondencji biurowej. Jak to zrobić?
Korespondencja biurowa – czym jest?
Korespondencją biurową można nazwać różnego rodzaju dokumenty, które są związane z świadczonymi przez przedsiębiorstwo usługami, a więc będą to różnego rodzaju oferty oraz faktury, a także wszelka dokumentacja wewnętrzna, w tym również związana z zatrudnieniem pracowników, np.: wnioski urlopowe, ewidencja obecności, historia pracownika, itd.
Przykładowe rodzaje korespondencji oraz dokumentów:
- Oferty dla klientów.
- Dokumenty księgowe, np.: faktury, rozliczenia delegacji.
- Dokumenty kadrowe, np.: świadectwa pracy.
- Korespondencja z kontrahentami oraz dostawcami, np.: zamówienia, reklamacje, faktury.
- Korespondencja okolicznościowa, np.: zaproszenia, życzenia dla klientów/kontrahentów.
- Korespondencja z pracownikami, np.: protokoły z zebrań.
Rodzaje korespondencji biurowej
Korespondencję przychodzącą otrzymywaną, czyli np.: faktury od podwykonawców, zaproszenia do przetargów, itd.
Korespondencję wychodzącą – wysyłaną, czyli np.: faktury do klientów, umowy, raporty, itd.
Korespondencję wewnętrzną – między pracownikami biura, jednostkami, działami, itd.
Ponadto, korespondencję biurową można podzielić na takie kategorie, jak: pisma, notatki, polecenia, protokoły, raporty, sprawozdania, e-maile, itd.
Co to jest korespondencja wewnętrzna?
Korespondencja wewnętrzna stanowi wszelkie pisma, które są wymieniane pomiędzy pracownikami firmy, jej działami i jednostkami, zarówno w formie oficjalnej, jak i nieoficjalnej.
Obieg dokumentów i korespondencji firmowej – kto za to odpowiada?
Za obieg dokumentów w firmie odpowiedzialny jest szczebel kierowniczy, zwykle jest regulowany przez wewnętrzne procedury, które określają sposób postępowania z dokumentacją w całym cyklu.
Zgodnie z takim procesem, w każdej firmie powinien znajdować się dokument instruujący prawidłowy obieg korespondencji i dokumentów w firmie, a każdy pracownik powinien być z nim zaznajomiony.
Porozmawiaj z naszym ekspertem o obiegu korespondencji w Twojej firmie
Jak zoptymalizować proces obiegu korespondencji biurowej?
Elektroniczny obieg dokumentów to proces przechodzenia dokumentów przez różne etapy pracy w formie cyfrowej. W ramach tego procesu dokumenty są przetwarzane, przesyłane, przechowywane, weryfikowane i podpisywane elektronicznie, a także przekazywane do kolejnych etapów lub użytkowników w sposób zautomatyzowany. E-obieg dokumentów ma na celu zastąpienie tradycyjnych procesów opartych na papierze i fizycznych dokumentach, które są bardziej czasochłonne, kosztowne i skomplikowane. Dlatego dzięki elektronicznemu przetwarzaniu dokumentów można przyspieszyć procesy biznesowe, zwiększyć efektywność pracy oraz zmniejszyć ryzyko utraty i nieautoryzowanego dostępu do poufnych informacji.
Aktualnie nie ma już potrzeby realizowania klasycznej ścieżki obiegu dokumentów papierowych w przedsiębiorstwie. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie systemu, który umożliwi przeniesienie tych czynności na drogę elektroniczną. Wówczas obieg korespondencji biurowej będzie znacznie lepiej zoptymalizowany, co zapewni korzyści zarówno przedsiębiorstwu, pracownikom, jak i kontrahentom, dostawcom czy zleceniobiorcom.
Nasze rozwiązania wspierają proces optymalizacji obiegu dokumentów i korespondencji biurowej. Jednym z nich jest system elektronicznej e-kancelarii w Systemie V-Desk. W ramach rozwiązania od Primesoft możliwe jest digitalizowanie dokumentów, skanowanie, archiwizowanie, a także przeprowadzanie ich automatycznej rejestracji.
Program e-Kancelaria umożliwia:
bezpiecznie przechowywać całą korespondencję firmą
zwiększyć kontrolę nad dostępem do dokumentów papierowych oraz elektronicznych
zaoszczędzić czas pracowników, którzy muszą angażować się w manualne czynności związane z korespondencją biurową
generować raporty z dowolnymi zestawieniami
prowadzić pełną ewidencję korespondencji biurowej
ograniczyć koszty związane z prowadzeniem oddzielnych rejestrów
sprawnie i transparentnie zarządzać korespondencją biurową
