Automatyzacja pozwala firmom na usprawnienie codziennej pracy, przy jednoczesnej redukcji zbędnych kosztów i podniesieniu efektywności pracowników. Wiele manualnych procesów, które zajmują dużo czasu można oddelegować algorytmom, a czas pracowników przeznaczyć na inne, ważne zadania.
Czym jest automatyzacja procesów biurowych?
Pojęcie automatyzacji powszechnie kojarzy się z zastąpieniem człowieka robotem lub maszyną. Jednakże błędem byłoby wyłączne utożsamianie jej z mechanizacją, ponieważ stanowi w głównej mierze kolejny etap rozwoju. Zadaniem automatyzacji jest odciążenie człowieka od czynności, które z powodzeniem można ustawić jako zadanie do wykonania za pomocą odpowiednich narzędzi w dedykowanych aplikacjach.
W przypadku automatyzacji procesów biurowych jej zadaniem będzie usprawnienie manualnych, powtarzalnych i niezmiennych czynności, które są związane z obsługą i zarządzaniem dokumentami. To ogromna oszczędność czasu i energii pracowników. Automatyzację można spotkać nie tylko w obszarze przemysłu, biura czy gospodarki. Jest obecna również w domu, choćby w postaci czujników wykrywających ruch i uruchamiających światło i zyskuje coraz większą popularność pod pojęciem inteligentnego domu.
Przykłady automatyzacji procesów biurowych – jakie zadania można zautomatyzować?
Wiele zadań biurowych może zostać zautomatyzowanych, aby odciążyć pracownika. Są to m.in.:
Zarządzanie urlopami i delegacjami
Tworzenie raportów i analiz
Obsługę reklamacji i zwrotów
Obsługa klienta
Korzyści z automatyzacji w biurze – co zyska Twoja firma?
Wprowadzenie automatyzacji procesów biurowych przynosi wiele korzyści przedsiębiorstwu. Poznaj kluczowe z nich.
Oszczędność czasu pracowników
Żmudne, manualne zadania są niezwykle czasochłonne. Oddelegowanie ich do wykonania przez algorytm znacznie wpływa na oszczędność czasu pracowników, którzy mogą go przeznaczyć na wykonywanie innych czynności, np.: specjaliści do spraw sprzedaży, zamiast uaktualniać dokumentację, mogą skupić się na tworzeniu indywidualnych ofert sprzedażowych. Przychodząca do firmy dokumentacja dzięki dedykowanym mechanizmom, takim jak np. OCR przechodzi automatycznie proces rejestracji do odpowiednich systemów.
Stworzenie przestrzeni sprzyjającej kreatywności
Pracownicy pozbawieni konieczności wykonywania manualnych i powtarzalnych czynności, zyskują znacznie więcej czasu i przestrzeni na zadania kreatywne, które wymagają samodzielnego myślenia, indywidualnego planowania i realizacji.
Zminimalizowane ryzyko błędów
Pracownik, który wykonuje powtarzalne czynności cyklicznie może się z łatwością pomylić, choćby w wyniku rozkojarzenia, błędnego wpisania danych czy też działania z pamięci. Wprowadzenie automatyzacji zmniejszy możliwość pomyłki oraz znacznie przyspieszy wykonanie konkretnego procesu.
Wyższa jakość usług
Automatyzacja niesie również korzyści dla klientów przedsiębiorstwa. Wykorzystywana w obsłudze klienta czy reklamacji może nie tylko znacznie przyspieszyć cały proces, ale również udzielić pomocy, bez konieczności ingerencji pracownika.
Automatyzacja pracy biurowej – w jakich branżach się sprawdzi?
Zautomatyzowanie procesów biurowych sprawdzi się w każdym możliwym sektorze, ze względu na uniwersalność zadań, takich jak księgowanie faktur, rozliczanie delegacji czy urlopów pracowniczych, a także tworzenie raportów i zestawień, czy wykonywanie płatności.
Automatyzacja procesów w obsłudze klienta
Poza tym automatyzacja procesów doskonale wpisze się w standardy obsługi klienta, w której bardzo ważne jest szybkie udzielenie pomocy, odpowiadanie na zapytania czy też udzielenie szczegółowych informacji na dany temat. Automatyzacja także doskonale wspiera firmy w zbieraniu danych o preferencjach potencjalnych klientach, co pozwala na lepsze przygotowanie oferty działowi sprzedaży. Świetnym narzędziem do tego jest system CRM.
Automatyzacja w marketingu
Z automatyzacji chętnie korzystają również pracownicy działów marketingowych. Wspiera ich w planowaniu pracy całego zespołu, oddelegowywaniu zadań, tworzeniu zestawień i raportów, a także w codziennej komunikacji i obiegu ważnych dokumentów.
Automatyzacja pracy dzięki systemowi V-Desk
Od 20 lat system V-Desk wspiera efektywną pracę i automatyzację procesów biurowych w różnych obszarach. V-Desk we współpracy z naszym oprogramowaniem OCR w pełni digitalizuje dokumenty oraz usprawnia zarządzanie nimi. Pozostałe moduły wspierają inne procesy pracy w firmie. Najczęściej należy do nich obieg korespondencji oraz sprawy HR. W przypadku zarządzania personelem V-Desk najczęściej wykorzystywany jest do prowadzenia teczek pracowniczych, procesów rekrutacji oraz szkoleń i oceny pracowników. Dodatkowo w tym zakresie wykorzystywane są takie rozwiązania jak ewidencja i zarządzanie urlopami, ewidencja obecności oraz zgłaszanie i rozliczanie delegacji. Ponadto można go wykorzystać do zarządzania procesami zakupowymi, budżetowania oraz wewnętrznego intranetu w firmie. Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów już teraz bezpłatną prezentację.
