Działy HR coraz rzadziej zajmują się wyłącznie kadrami w tradycyjnym rozumieniu tego słowa. Odpowiadają za rekrutację, rozwój pracowników, kulturę organizacyjną, komunikację, raportowanie, zgodność z przepisami, a jednocześnie nadal muszą obsługiwać dziesiątki powtarzalnych procesów administracyjnych.
Problem pojawia się wtedy, gdy każdy z tych procesów funkcjonuje inaczej. Wnioski urlopowe krążą mailowo, delegacje są rozliczane w arkuszach, informacje o czasie pracy trafiają do kadr pod koniec miesiąca z kilku różnych źródeł, a znalezienie konkretnego dokumentu pracownika wymaga sprawdzenia kolejnego katalogu, segregatora lub systemu.
Cyfryzacja HR nie powinna więc polegać wyłącznie na zamianie papierowego formularza na jego elektroniczny odpowiednik. Jej celem powinno być stworzenie spójnego środowiska, w którym dane, dokumenty, decyzje i zadania przepływają pomiędzy pracownikami, przełożonymi i działem HR według jasno określonych zasad.
„Cyfryzacja HR nie powinna polegać na tym, że papierowy formularz zastępujemy identycznym formularzem na ekranie. Prawdziwa zmiana zaczyna się wtedy, gdy porządkujemy cały proces: przepływ danych, odpowiedzialność, akceptacje i zadania, które mogą wykonywać się automatycznie.”
Filip Kolendo
CTO i Wiceprezes Primesoft Polska
Z tego artykułu dowiesz się:
Największym problemem HR nie zawsze jest brak narzędzi
W wielu organizacjach dział HR korzysta już z kilku lub nawet kilkunastu aplikacji. Osobny system kadrowo-płacowy, arkusze kalkulacyjne, poczta elektroniczna, komunikator, dyski sieciowe, system rekrutacyjny czy papierowa dokumentacja nie są niczym nietypowym. Sama liczba narzędzi nie jest jednak miarą dojrzałości cyfrowej. Znacznie ważniejsze jest to, czy informacje potrafią swobodnie przepływać pomiędzy procesami.
Jeżeli pracownik musi wpisać te same dane do kilku formularzy, przełożony otrzymuje wnioski do akceptacji różnymi kanałami, a HR na koniec miesiąca ręcznie zbiera informacje potrzebne do rozliczeń, cyfrowe narzędzia nie eliminują pracy administracyjnej. Czasami jedynie przenoszą ją z papieru na ekran. Dlatego przy cyfryzacji HR warto patrzeć nie na pojedyncze dokumenty, lecz na cały proces. Kto go rozpoczyna, jakie informacje są potrzebne, kto podejmuje decyzję, gdzie trafiają dane i co powinno wydarzyć się automatycznie po zakończeniu danego etapu.
Elektroniczna ewidencja obecności – mniej przypominania, więcej aktualnych danych
Ewidencja czasu pracy jest jednym z tych procesów, które na pierwszy rzut oka wydają się proste. W praktyce problemy często pojawiają się dopiero pod koniec okresu rozliczeniowego. Brakujące wpisy, niekompletne dane, różne rodzaje czasu pracy czy konieczność kontaktowania się z pracownikami i przełożonymi powodują, że HR zamiast korzystać z gotowych informacji, musi najpierw zadbać o ich zebranie.
Elektroniczna ewidencja pozwala przenieść odpowiedzialność za dane bliżej miejsca, w którym one powstają. Pracownik może na bieżąco uzupełniać informacje dotyczące czasu pracy, a system może przypominać o brakach. Następnie dane trafiają do przełożonego do weryfikacji i akceptacji, a HR otrzymuje komplet informacji bez konieczności zbierania plików, maili czy papierowych zestawień.
W V-Desk moduł Ewidencja może dodatkowo uwzględniać różne rodzaje umów, umożliwiać generowanie raportów oraz współpracować z procesami urlopowymi i delegacjami. Dzięki temu informacje o obecności i nieobecnościach nie funkcjonują jako niezależne zbiory danych. Istotne jest również to, że cyfryzacja ewidencji nie powinna oznaczać jedynie powstania elektronicznego formularza. Największą wartością jest workflow, czyli określenie odpowiedzialności, terminów, powiadomień i kolejnych kroków. Dopiero wtedy dział HR przestaje pełnić rolę osoby, która cyklicznie sprawdza, czego jeszcze brakuje.
„Sam elektroniczny formularz jeszcze niczego nie automatyzuje. Wartość pojawia się wtedy, gdy system wie, co ma wydarzyć się dalej: komu przekazać informację, kiedy wysłać przypomnienie, kto powinien zaakceptować dane i jaki kolejny proces powinien zostać uruchomiony.”
Filip Kolendo
CTO i Wiceprezes Primesoft Polska
Elektroniczne wnioski urlopowe – prosty proces, który wiele mówi o organizacji
Wniosek urlopowy jest jednym z najczęściej wykonywanych procesów pracowniczych. Dlatego nawet niewielkie nieefektywności, powtarzane przez setki pracowników kilkanaście razy w roku, potrafią wygenerować dużą liczbę dodatkowych czynności. W tradycyjnym modelu pracownik wypełnia formularz lub wysyła wiadomość do przełożonego. Po akceptacji informacja trafia do HR, następnie musi zostać odnotowana w odpowiednim systemie, a często również w kalendarzu zespołu. Każdy dodatkowy etap oznacza możliwość opóźnienia albo pomyłki.
Co zmienia elektroniczny obieg urlopów?
Przede wszystkim pozwala stworzyć jedną, powtarzalną ścieżkę dla całej organizacji. Pracownik składa wniosek online, dane mogą zostać automatycznie pobrane z jego karty pracowniczej, a dokument trafia bezpośrednio do właściwego przełożonego. Po podjęciu decyzji status wniosku jest aktualizowany, a informacja może zostać uwzględniona w grafiku i udostępniona HR bez dodatkowego przepisywania danych.
Moduł Urlopy w V-Desk pozwala także sprawdzać wykorzystanie dni urlopowych, zarządzać zastępstwami, uruchamiać powiadomienia oraz przygotowywać raporty dotyczące m.in. nieobecności czy wykorzystania limitów. Z punktu widzenia organizacji szczególnie istotna jest jednak transparentność procesu. Pracownik wie, na jakim etapie znajduje się jego wniosek. Przełożony widzi nieobecności zespołu. HR nie musi szukać ostatniej wersji dokumentu ani potwierdzenia akceptacji w historii korespondencji. Prosty proces urlopowy staje się więc dobrym przykładem tego, jak automatyzacja może jednocześnie ograniczać administrację i poprawiać doświadczenia pracownika.
Elektroniczne delegacje – od wniosku po rozliczenie w jednym procesie
Delegacja służbowa jest znacznie bardziej złożonym procesem niż urlop. Obejmuje nie tylko zgodę na wyjazd, ale często także zaliczki, wydatki, dokumenty kosztowe, diety, noclegi, przejazdy, różne waluty czy późniejszą akceptację rozliczenia. Jeżeli poszczególne etapy realizowane są w różnych miejscach, bardzo łatwo stracić kontrolę nad całym procesem. Dlatego w przypadku delegacji szczególnie istotne jest połączenie wniosku, akceptacji, realizacji podróży i jej rozliczenia w jeden cyfrowy obieg.
Pracownik powinien rozpocząć proces w jednym miejscu, otrzymać informację o decyzji, a po powrocie uzupełnić rozliczenie bez konieczności ponownego wprowadzania danych, które organizacja już posiada. W przypadku zagranicznych podróży służbowych dochodzi kolejna warstwa złożoności: diety, posiłki, wydatki w walutach obcych czy właściwe kursy przeliczeniowe. Moduł Delegacje w V-Desk umożliwia automatyzację dużej części tych czynności, prowadząc użytkownika przez kolejne elementy rozliczenia oraz przekazując gotowy dokument do odpowiedniej ścieżki akceptacji.
To przykład procesu, w którym automatyzacja przynosi korzyści nie tylko działowi HR. Z uporządkowanych danych korzystają również przełożeni, pracownicy oraz działy finansowo-księgowe. Dobrze zaprojektowany proces delegacyjny nie powinien więc kończyć się w momencie kliknięcia „zaakceptuj”. Powinien pozwalać sprawnie przejść od decyzji o podróży aż do jej pełnego rozliczenia.
e-Teczka pracownicza – cyfrowe akta to nie katalog ze skanami
Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej jest jednym z najbardziej wymagających obszarów HR. Powód jest prosty. Przechowywane są tam dokumenty potrzebne przez wiele lat, zawierające dane wymagające szczególnej ochrony. Dlatego e-Teczki nie należy sprowadzać do zeskanowania papierowych akt i zapisania ich na dysku.
Przepisy dotyczące elektronicznej dokumentacji pracowniczej wymagają m.in. ochrony przed utratą i nieuprawnionym dostępem, zapewnienia integralności danych, możliwości identyfikacji osób uzyskujących dostęp oraz rejestrowania zmian. System powinien również umożliwiać wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, jej eksport oraz wydruk.
Równie ważna jest kwestia okresów przechowywania dokumentacji. Nie obowiązuje tutaj jedna zasada 50 lat dla wszystkich pracowników. Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku zasadniczy okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. W przypadku starszego zatrudnienia okres może zależeć m.in. od daty jego nawiązania oraz złożenia odpowiedniego raportu informacyjnego.
Co powinna umożliwiać dobra e-Teczka pracownicza?
Przede wszystkim szybkie odnajdywanie dokumentów i informacji, nawet przy tysiącach akt pracowniczych. Równie istotne są kontrola kompletności dokumentacji, odpowiednie uprawnienia użytkowników, historia wykonywanych operacji oraz możliwość obsługi dokumentów podpisywanych elektronicznie.
E-Teczka w V-Desk pozwala wyszukiwać informacje po danych i metadanych, kontrolować dostęp do dokumentacji, wykorzystywać mechanizmy powiadomień oraz wspierać elektroniczne podpisywanie dokumentów, w tym obsługę większej liczby dokumentów. W ten sposób cyfrowa teczka przestaje być jedynie archiwum. Staje się elementem codziennej pracy działu HR i źródłem informacji wykorzystywanych w innych procesach pracowniczych.
Czy wszystkie procesy HR trzeba cyfryzować jednocześnie?
Nie. W praktyce znacznie lepiej rozpocząć od procesów, które generują najwięcej powtarzalnej pracy albo wymagają częstego udziału pracowników i przełożonych. W jednej organizacji będą to wnioski urlopowe. W innej rozliczanie delegacji albo gromadzenie ewidencji czasu pracy. Firmy zatrudniające setki lub tysiące osób mogą z kolei największy potencjał optymalizacji znaleźć w cyfrowej dokumentacji pracowniczej.
Istotne jest natomiast, aby nawet przy etapowym wdrożeniu patrzeć na procesy szerzej. Jeżeli dzisiaj organizacja digitalizuje urlopy, warto już wtedy określić, z jakich danych będzie korzystał proces i w jaki sposób w przyszłości może zostać połączony z ewidencją obecności, kartą pracownika czy systemem kadrowo-płacowym. Takie podejście ogranicza ryzyko powstawania kolejnych cyfrowych silosów.
Cyfryzacja HR zaczyna się od procesu, nie od systemu
Największym efektem cyfryzacji HR nie jest zniknięcie papierowego formularza. Jest nim sytuacja, w której pracownik wie, gdzie rozpocząć proces, przełożony otrzymuje zadanie dokładnie wtedy, kiedy powinien, dział HR ma dostęp do aktualnych i kompletnych danych, a każda decyzja pozostawia po sobie uporządkowaną historię.
„Technologia jest tylko narzędziem. Jeżeli źle zaprojektowany proces przeniesiemy jeden do jednego do systemu, otrzymamy po prostu źle zaprojektowany proces w wersji cyfrowej. Dlatego najpierw trzeba uporządkować sposób pracy, a dopiero później zastanowić się, jak najlepiej go zautomatyzować.”
Filip Kolendo
CTO i Wiceprezes Primesoft Polska
Technologia powinna być warstwą, która taki sposób pracy umożliwia. V-Desk może połączyć procesy związane z ewidencją obecności, urlopami, delegacjami, elektroniczną dokumentacją pracowniczą oraz innymi obszarami HR w jednym środowisku workflow. Nie chodzi przy tym o cyfryzację dla samej cyfryzacji, lecz o ograniczenie powtarzalnych czynności, uporządkowanie odpowiedzialności i stworzenie jednego źródła informacji tam, gdzie wcześniej funkcjonowały maile, arkusze, segregatory i niezależne aplikacje. Dopiero wtedy dział HR może poświęcić mniej czasu na pilnowanie obiegu dokumentów, a więcej na zadania, w których jego wiedza i doświadczenie rzeczywiście tworzą wartość dla organizacji.
