Faktury i księgowość
w obiegu dokumentów

V-Desk to idealne narzędzie do usprawnienia procesów płacowo-księgowych w organizacji. W jednym systemie możesz zaplanować obieg faktur w firmie, integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), monitorowanie statusu płatności za wystawione faktury i zarządzanie środkami trwałymi. Wszystkie te procesy możesz dodatkowo kontrolować i analizować z inteligentnym narzędziem Power BI.

Porozmawiaj z ekspertem

Zamów demo

V-Desk to idealne narzędzie do obsługi faktur i księgowości w obiegu dokumentów

Moduły obsługujące faktury i księgowość
w V-Desk i V-Desk GA

faktury

Elektroniczny obieg faktur to proces polegający na przekształceniu dokumentu z wersji papierowej do cyfrowej i jego dalszy przepływ w organizacji.

Dowiedz się więcej

KSeF

V-Desk jest skomunikowany z Krajowym System e-Faktur. Wysyła i odbiera z KSeF faktury ustrukturyzowane.

Dowiedz się więcej

Power BI

Baza wiedzy analitycznej wspomagająca podejmowanie strategicznych decyzji, zarówno dla menadżerów jak i każdego pracownika.

Dowiedz się więcej

Pliki płatności

Aplikacja generowania plików umożliwia masowe przygotowanie paczek przelewów krajowych i zagranicznych.

Dowiedz się więcej

DORA

V-Desk wspiera przedsiębiorstwa z sektora finansowego w spełnieniu obowiązków nałożonych przez rozporządzenie DORA

Dowiedz się więcej

Windykacje

Windykacja faktur to proces umożliwiający przeprowadzanie działań związanych z odzyskaniem należności w maksymalnie krótkim czasie.

Dowiedz się więcej

Kompendium wiedzy o cyfryzacji organizacji

Jak efektywnie procesować dokumenty? Jak automatyzować i optymalizować pracę? Jak przystosować się do wymagań ustawodawcy? Jak zaplanować procesy biznesowe firmy?

Odpowiedzi na te pytania szukamy podczas konferencji branżowych czy webinarów. Teraz te wszystkie nagrania znajdują się w jednym miejscu, aby każdy w dowolnej chwili mógł sięgnąć po najbardziej potrzebne materiały. Wystarczy tylko wypełnić formularz.

Wypełnij formularz

Od faktury do płatności

Wiele organizacji wdraża elektroniczny obieg faktur, ale dopiero dobrze zaprojektowany proces „od wpływu do zapłaty” realnie odciąża księgowość i porządkuje odpowiedzialności. Poniżej opisujemy przykładowy scenariusz, który możesz dostosować do struktury swojej organizacji (oddziały, centra kosztów, projekty, wielopoziomowe akceptacje, zastępstwa).

1. Rejestracja dokumentu i komplet danych

Faktura trafia do systemu z maila, skanu lub jako dokument ustrukturyzowany w ramach integracji z KSeF. Na starcie możesz zdefiniować, jakie pola są wymagane (np. kontrahent, NIP, kwota, termin płatności, MPK, numer zamówienia, projekt). Dzięki temu minimalizujesz dokumenty bez kluczowych informacji i ograniczasz korespondencję wyjaśniającą.

2. Weryfikacja merytoryczna i zgodność z zakupami

Dokument automatycznie trafia do właściwych osób (np. właściciela budżetu, kierownika projektu albo działu zakupów). Proces może wspierać kontrolę zgodności z zamówieniem i odbiorem (trójstronne dopasowanie: faktura–zamówienie–PZ/protokół). W praktyce oznacza to mniej błędów, mniej korekt i czytelny ślad decyzyjny.

3. Akceptacja finansowa i kontrola ryzyk

Po stronie księgowości proces obejmuje sprawdzenie poprawności formalnej, kwalifikację podatkową oraz przypisanie do właściwych kont i rejestrów. Reguły workflow pozwalają dodać etapy kontroli (np. progi kwotowe, wyjątkowe ścieżki dla leasingu czy środków trwałych) oraz zarządzać zastępstwami w okresach urlopowych.

4. Przygotowanie płatności i monitorowanie statusu

Po akceptacji dokumentu możesz przejść do generowania paczek przelewów w ramach plików płatności. Można to robić masowo, z podziałem na waluty i terminy. Jednocześnie system utrzymuje statusy (do zapłaty / zapłacona / przeterminowana), co ułatwia komunikację z biznesem oraz wspiera działania windykacyjne w przypadku faktur sprzedażowych.

5. Raportowanie i analiza w Power BI

Gdy proces jest ustandaryzowany, dane zaczynają pracować dla firmy. Raportowanie w Power BI pozwala analizować m.in. czasy akceptacji, liczbę faktur w buforze, wąskie gardła, wartości w rozbiciu na MPK/projekty czy terminowość płatności. To szybki sposób, aby przejść od „gaszenia pożarów” do świadomego zarządzania cashflow i obciążeniem zespołu.

Faktury i księgowość w V-Desk to

Oszczędność czasu
podczas rejestracji dokumentów księgowych.

Bezpieczne przechowywanie
informacji o aktywach i historii finansowej.

Skrócony proces
pozyskiwania i przetwarzania danych dotyczących organizacji

W jaki sposób V-Desk usprawnia procesy dotyczące faktur i księgowości?

W systemie V-Desk możesz wymyślić dowolny obieg faktury, który będzie idealnie dopasowany do potrzeb organizacji.

Elektroniczna windykacja faktur umożliwia automatyczne monitorowanie statusu płatności za wystawione faktury. W systemie V-Desk możesz wymyślić dowolny obieg faktury, który będzie idealnie dopasowany do potrzeb organizacji.

Elektroniczna ewidencja środków trwałych umożliwia łatwe i przejrzyste prowadzenie rejestru wyposażenia posiadanego przez firmę.

Nasi klienci mówią o V-Desku

FAQ o zarządzaniu procesami księgowymi

Czym jest elektroniczny obieg faktur?

To określenie systemu informatycznego do zarządzania obiegiem faktur działającego w oparciu o mechanizmy typu workflow.

Czym jest workflow ? Jakie ma znaczenie w zarządzaniu fakturami i w księgowości?

Pojęcie to oznacza sposób przepływu informacji w organizacji pomiędzy rozmaitymi obiektami biorącymi udział w jej przetwarzaniu. Odpowiednio zbudowane procesy przepływu informacji optymalizują prace zespołów księgowych.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Więcej o KSef dowiesz się tutaj

Czym są środki trwałe?

Do środków trwałych w firmie zalicza się jej majątek, m.in. budynki, lokale, maszyny, urządzenia oraz samochody, które stanowią własność lub współwłasność przedsiębiorcy. Mogą być one przez niego nabyte lub wytworzone. Więcej o środkach trwałych przeczytasz tutaj

Czym jest Power BI? Jak sprawdzi się w księgowości?

Power BI umożliwia tworzenie niezliczonej ilości raportów. Automatyczne pobieranie danych zarówno z serwerów, komputerów i rozwiązań chmurowych daje pełny wgląd we wszystkie informacje bez potrzeby otwierania wielu programów naraz. Korzystanie z Power BI usprawni procesy kontrolingowe w organizacji. Więcej o Power BI przeczytasz tutaj

Czy mogę dopasować obieg faktury do struktury mojej organizacji?

Tak. Obieg można zaprojektować w taki sposób, aby odzwierciedlał realny proces w firmie (np. różne ścieżki dla oddziałów, projektów, progów kwotowych czy typów kosztów). Pozwala to uporządkować akceptacje i jasno określić odpowiedzialności na każdym etapie.

Czym są pliki płatności i jak usprawniają pracę księgowości?

Pliki płatności to rozwiązanie umożliwiające masowe przygotowanie paczek przelewów krajowych i zagranicznych na podstawie zatwierdzonych dokumentów. Dzięki temu ograniczasz ręczne przepisywanie danych, przyspieszasz realizację płatności i zmniejszasz ryzyko błędów.

Na czym polega monitorowanie statusu płatności i jak działa windykacja w systemie?

Monitorowanie statusu płatności pozwala na bieżąco kontrolować, które faktury są opłacone, które oczekują na płatność, a które są przeterminowane. Windykacja wspiera prowadzenie działań związanych z odzyskaniem należności w oparciu o ustalone scenariusze i terminy.

Czy V-Desk integruje się z systemem finansowo-księgowym/ERP?

W praktyce obieg faktur najczęściej działa jako część procesu, który kończy się księgowaniem w systemie finansowym. V-Desk może zostać wdrożony w taki sposób, aby współpracować z właściwie każdym dostępnym na rynku ERPem i wspierać spójny przepływ danych (np. kontrahenci, MPK, konta, statusy dokumentów).

Jakie znaczenie ma DORA w kontekście procesów finansowych i dokumentów?

DORA to rozporządzenie nakładające na podmioty z sektora finansowego wymagania dotyczące odporności operacyjnej cyfrowej, w tym m.in. kontroli ryzyk i uporządkowania procesów. V-Desk wspiera organizacje w spełnianiu tych obowiązków poprzez uporządkowanie obiegu, kontrolę dostępu i audytowalność działań.

Faktury i księgowość
w obiegu dokumentów