Lhoist Bukowa sp. z o.o.
Cel wdrożenia: Usystematyzowanie i uporządkowanie obiegu dokumentów przetwarzanych w ramach systemu jakości ISO. Optymalizacja zgłaszania i obsługi niezgodności w ramach obowiązujących systemów BHP, Środowisko, Jakość oraz efektywności energetycznej
Rozwiązanie: ArthurDoc jako generator dokumentów, System V-Desk do zarządzania procesami i obiegiem dokumentów wraz z cyfrowym repozytorium, Scan&Paste – mobilna aplikacja do zgłaszania nieprawidłowości
Lhoist Bukowa sp. z o.o. jest częścią międzynarodowego koncernu Lhoist Group. Jako ekspert w dziedzinie produkcji wapna i wyrobów wapienniczych, oferuje swoje produkty dla odbiorców z wielu dziedzin gospodarki. Dzięki unikatowej jakości złóż surowca i ściśle kontrolowanym procesom technologicznym, dostarcza wysoko cenione produkty wraz z powiązanymi usługami w zakresie logistyki, doradztwa i ekspertyz technologicznych.
„System workflow od Pimesoft to prosty sposób by zbierać informacje dotyczące jakości, analizować trendy, identyfikować problemy i podejmować działania korygujące. To pozwala na ciągłe doskonalenie procesów i podnoszenie standardów jakościowych.”
Quality Manager w Lhoist Bukowa sp. z o.o
Marcin Cygan
Analiza sytuacji
Utrzymanie doskonałej jakości w zgodzie z obowiązującymi normami oznacza pełną kontrolę i udoskonalanie procedur. Prace związane z systematycznym nadzorem nad przebiegiem spraw dotychczas wymagały ręcznego sterowania procesem. Dokumenty pracownicy przekazywali między sobą pocztą elektroniczną lub z biurka na biurko.
W takim podejściu brakowało nadzoru nad przebiegiem procesu i dokumentami, które krążyły po firmie narażone na zagubienie. Realizacja zadań opóźniała się, zdarzały się trudności z delegowaniem zadań. Brakowało organizacji i dyscypliny w procesie.
Wprowadzone rozwiązanie
V-Desk, obieg ISO
W ramach platformy V-Desk zaimplementowany został moduł obiegu dokumentów, który wykorzystywany jest jako miejsce przechowywania, czyli cyfrowe repozytorium. Służy do aktualizowania istniejących oraz tworzenia nowych instrukcji. Dokumenty opracowywane są w systemie, tutaj odbywa się weryfikacja i udostępnianie.
ArthurDoc, generator szablonów
W celu utworzenia i przeprocesowania nowych instrukcji pracownicy korzystają z gotowych szablonów pism. Intuicyjna aplikacja daje możliwość automatycznego generowanie dowolnych szablonów.
Scan&Paste
Jednym z elementów mających wpływ na doskonalenie jakości i poprawę funkcjonowania organizacji jest szybkie reagowanie na niezgodności.
Skuteczność naprawy zależy od łatwego i szybkiego zgłaszania. Zastosowano więc aplikację mobilną dzięki której każdy niemal od razu uruchamiając kamerę może przekazać informację bezpośrednio do systemu, a stąd uruchamiana jest procedura obsługi.
„System nadzoruje kolejne etapy powstawania procedur, automatycznie przypisuje odpowiednich uczestników procesów. Poprawna dystrybucja dokumentów i formularzy, zarządzanie ich aktualizacją, łatwy dostęp do archiwum to wszystko oferuje System V-Desk zwiększając precyzję zarządzania poprzez jakość.”
Quality Manager w Lhoist Bukowa sp. z o.o
Marcin Cygan
Główne założenia
Głównym powodem uruchomienia cyfrowego obiegu dokumentów ISO w systemie V-Desk jest dążenie do usprawnienia procesu rejestracji, opracowania, weryfikacji, akceptacji oraz archiwizacji dokumentacji związanej z tworzeniem nowych procedur, instrukcji, formularzy, a także aktualizacji istniejących. Ponadto, proste i intuicyjne odnajdowanie dokumentacji na czas trwania audytu oraz przekazywanie zainteresowanym stroną i korzystanie w trakcie bieżącej pracy z najbardziej aktualnych dokumentów dostępnych jedynie w jednym spójnym systemie.
Kolejnym założeniem było usprawnienie procesu rejestracji zgłoszeń dotyczących bezpieczeństwa pracy, jakości i ochrony środowiska. Dążono do automatyzacji etapu rejestrowania i przekazania zgłoszenia na dalszy krok procesu, w celu podjęcia właściwych działań. System zapewnia więc podjęcie odpowiednich czynności, potwierdzając ich skuteczność. Istotnym punktem projektu jest monitoring zgłoszeń oraz wysyłka alertów przypominających o minionym terminie na obsługę zgłoszenia.
Uzyskane zmiany
- Przejście na rozwiązanie cyfrowe
- Pełna digitalizacja procesu
- Automatyzacja zgłoszeń
- Cyfrowe repozytorium
Korzyści z użytkowania
- Oszczędność papieru
- Ograniczenie kosztu związanego z drukiem
- Usprawnienia procesów
- Automatyzacja zgłoszeń
- Automatyzacja rejestracji
- Pełen nadzór nad przebiegiem pracy
- Porządek i dyscyplina organizacyjna