INC Group
Cel wdrożenia: optymalizacja zarządzania projektami inwestorskimi, usprawnienie obszaru obiegu dokumentów ofertowych dla inwestorów, cyfryzacja obiegu faktury zakupowej, automatyzacja obszaru umów i korespondencji.
Nadrzędnym celem wdrożenia systemu V-Desk jest dostarczenie jednego narzędzia pozwalającego na koordynowanie prac zespołu w poszczególnych działach oraz kontrolę terminowości ich wykonania.
Rozwiązanie:
- Elektroniczny system obiegu dokumentów V-Desk.
W systemie ujęto i zoptymalizowano następujące obszary:- procesowanie faktur wraz z integracją do systemu księgowego Symfonia,
- umowy sprzedażowe,
- obieg korespondencji,
- procesy windykacyjne.
- system CRM w zakresie zarządzania relacjami z inwestorami i projektami dotyczącymi inwestycji
- system ArthurDoc w zakresie generowania dokumentów.
INC S.A. oraz Dom Maklerski INC wchodzą w skład INC Group, dynamicznie rozwijającej się polskiej grupy kapitałowej. Głównym obszarem działalności spółki są inwestycje oraz usługi doradztwa na rynku kapitałowym.
INC S.A. to autoryzowany doradca rynku New Connect i Catalyst w Polsce oraz AeRO w Rumunii.
Dom Maklerski INC S.A. oferuje kompleksowe usługi w ramach pierwotnych oraz wtórnych emisji publicznych i prywatnych papierów wartościowych na rynku regulowanym GPW, rynku New Connect oraz rynku Catalyst.
„Wszystkie zadania w ramach procesów przeprowadzamy z zastosowaniem jednej platformy. Rozbudowane i dopasowane do potrzeb narzędzia to ogromna zaleta systemu”.
Wiceprezes Zarządu
Sebastian Huczek
Wyzwanie, analiza i podjęte działania
Dotychczas wszelkie operacje i procesy w firmie były zarządzane i prowadzone z pomocą rozproszonych narzędzi, głównie rodziny MS Office, dokumenty przekazywaliśmy drogą mailową. Wraz z rozwojem firmy, poszerzeniem portfolio inwestorów, wzrostem liczby podejmowanych projektów pojawiła się potrzeba wprowadzenia ustandaryzowania i scentralizowania procesów, obsługiwanych w możliwie jednym systemie.
Dodatkowym wyzwaniem dla osób pracujących w różnych lokalizacjach była konieczność przekazywania informacji w sposób bezpieczny i kontrolowany.
Wprowadzone rozwiązania
Przeprowadzona analiza procesów biznesowych w Spółce pozwoliła na podjęcie decyzji o zastąpieniu dotychczas wykorzystywanych narzędzi jednym, intuicyjnym system wraz z komplementarnymi rozwiązaniami. Implementacja systemu V-Desk pozwoliła na optymalizację zadań, większą kontrolę nad projektami, a także stworzenie bezpiecznego archiwum prowadzonych spraw.
Dotychczasowe procesy związane z obiegiem dokumentacji oraz raportowaniem, przeprowadzane z wykorzystaniem narzędzi pakietu MS Office zastąpiono systemem klasy workflow|DMS.
„[…] automatyzacja i optymalizacja procesów doprowadziły do wzrostu efektywności procesów, oszczędności czasu, uporządkowania i usprawnień w zarządzaniu i komunikacji, a także zapewnieniu kontroli w ramach procesów”.
Wiceprezes Zarządu
Sebastian Huczek
CRM
Dla Domu Maklerskiego INC skonfigurowano i wdrożono dedykowaną platformę typu CRM (Customer Relations Management), dzięki której usprawniono najważniejszy obszar biznesowy. Obecnie stanowi ona nie tylko miejsce zarządzania relacjami z klientami, bazę inwestorów czy zapis historii kontaktów. Moduł jest również punktem inicjującym proces prowadzenia ofert papierów wartościowych. Zapewniona została możliwość wygenerowania i składania ofert inwestycyjnych bezpośrednio z aplikacji V-Desk.
ArthurDoc
Aplikacja wsparła jeden z etapów procesu inwestycyjnego, jakim jest składanie ofert. Poprzez automatyczne zasysanie danych i generowanie gotowych do przekazania dokumentów w znacznym stopniu skróciła jego trwanie. Dane mogą być przekazywane bezpośrednio z bazy CRM lub zaciągane ze wskazanych plików. Przygotowanie szablonów i uzupełnienie ich danymi, następuje automatycznie, co znacznie usprawnia pracę, eliminując konieczność wprowadzania danych w kilku miejscach.
Korespondencja
Automatyzacja rejestracji i obiegu przesyłek. Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących w jednym cyfrowym rejestrze zmniejsza możliwość zagubienia czy przeoczenia spraw. Dodatkowe możliwości takie jak kategoryzowanie i raportowanie podnoszą efektywność i komfort pracy.
Umowy
System usprawnia przeprowadzenie procesu zawierania umowy z kontrahentem. Obejmuje całość od draftu poprzez tworzenie, opiniowanie oraz archiwizację podpisanej umowy.
Zapewnia uporządkowane miejsce przechowywania z wygodnym i szybkim dostępem do dokumentów. Dzięki rozbudowanym narzędziom do tworzenia harmonogramów fakturowania automatyzuje możliwość weryfikacji statusu płatności faktur dotyczących zawartych umów. Wbudowane alerty to dodatkowa funkcja, dzięki której łatwiej organizować pracę.
W ramach modułu utworzono integrację:
- z zewnętrznym systemem księgowym,
- powiązanie z aplikacją Office 365
- generatorem szablonów dokumentów ArthurDoc.
Ułatwiona obsługa dokumentów to przede wszystkim możliwość współbieżnej pracy nad umową, dodawanie komentarzy do prowadzonych zadań, uzupełnianie załączników i aneksów.
Cyfrowy moduł umów pozwolił na uporządkowanie i organizację zarządzaniem umów, pilnowanie terminów, wydatków zakupowych.
Faktury
Dotychczas realizowany w firmie proces akceptacji i rejestracji faktur w księgowości odbywał się poza jakimkolwiek systemem informatycznym. Wprowadzenie Systemu
V-Desk to cyfrowe ujęcie całego obiegu faktury, które zaowocowało sprawnym, kontrolowalnym i uporządkowanym procesem.
Rejestracja faktur następuje w sposób automatyczny ze skrzynek mailowych, inicjując proces ich obiegu poprzez kolejne etapy w tym weryfikację z białą listą, dekretacje i akceptacje według planu kont. Płynność procesu zapewnia obustronna wymiana danych z systemem księgowym Symfonia.
Korzyści z wdrożonych rozwiązań
- skrócenie procesu składania ofert,
- wzrost efektywności w pracy z klientami,
- podwyższenie kontroli nad płatnościami,
- nadzór i automatyzacja procesu wystawiania faktur,
- cyfrowe archiwa prowadzonych inwestycji,
- automatyczne powiadomienia.