„Jesteśmy firmą innowacyjną i szukamy nowoczesnych rozwiązań. Współpraca z Primesoft, przyniosła nam korzyści wynikające z cyfryzacji istotnych obszarów firmy.”
Dyrektor działu marketingu i rozwoju biznesu, Piotr Barański
Cel wdrożenia: optymalizacja procesów administracyjno- finansowych, usprawnienie innych procesów: obiegu limitów kredytowych, zleceń laboratoryjnych. Stworzenie rejestru dokumentów
Rozwiązanie: System zarządzania procesami i obiegiem dokumentów V-Desk wraz z cyfrowym archiwum
Branża: rolnicza
Agrosimex sp. z o.o
To wiodący na polskim rynku dystrybutor środków ochrony roślin, nawozów, akcesoriów ogrodniczych i nasion. Jako stabilna firma z polskim kapitałem kompleksowo wspiera polskich rolników w opłacalnej produkcji płodów rolnych oraz w rozwiązywaniu problemów napotykanych w prowadzeniu upraw.
Misją Agrosimex jest dostarczanie najnowszej wiedzy i aktualnych informacji agrotechnicznych producentom rolnym. Nieprzerwanie od 30 lat w firmie prowadzone są inwestycje badawcze i rozwojowe. Między innymi nad skutecznością chemikaliów oraz diagnostyka, której wyniki dają wsparcie w prowadzeniu upraw.
Tradycyjny sposób przekazywania dokumentów wiązał się często z błędami, niepotrzebnymi wydrukami na papierze. Najczęściej wykorzystywano przesyłanie dokumentów pomiędzy oddziałami pocztą, zarówno mailową jak i tradycyjną co było przyczyną przetrzymywania, gubienia dokumentów i wydłużania okresu potrzebnego na podjęcie zadania. Wskazane problemy pojawiały się w procesach obiegu faktur, zamówień oraz korespondencji przychodzącej. Osobno procedowane akceptacje zamówień oraz faktur wydłużały ścieżkę i czas przekazania dokumentów do zaksięgowania.
W Laboratorium Ferico prowadzone są badania skuteczności agrochemikaliów, a także świadczy się usługi diagnostyczne dla rolnictwa i przemysłu spożywczego, pozwalające określić rodzaj patogenów, stan odżywienia upraw czy poziom pozostałości. Dokumentacja towarzysząca przekazywaniu próbek do badań, a także rejestracja miały od początku być prowadzone w dedykowanym systemie, żeby nie generować niepotrzebne papieru i kosztów związanych z jego obsługą.
Wychodząc naprzeciw potrzebom swoich Klientów, Agrosimex udziela kredytów kupieckich. Papierowy obieg tych wniosków nie sprawdzał się. Klienci czekali na decyzję w sprawie, co wydłużało realizację zakupów. Potrzebna była alternatywa, w postaci sprawnej i optymalnej ścieżki akceptacji.
Wprowadzone rozwiązanie
W związku z dużą liczbą procesowanych w przedsiębiorstwie dokumentów podjęto decyzję, by objąć najbardziej istotne miejsca cyfryzacją. Dla kluczowych obszarów biznesowych uruchomiono elektroniczną platformę obiegu dokumentów V-Desk wraz z rejestrami.
Najbardziej palące potrzeby diagnozowano w obszarach finansowych, w związku z tym obiegi faktur kosztowych, jak i towarowych uruchomione zostały jako pierwsze.
Zamówienia powiązano z obiegiem faktur, co szczególnie sprawdza się w sytuacjach, gdy jedna faktura może wiązać się z kilkunastoma zamówieniami. Wówczas system pozwala wyszukać odpowiadające zamówieniu pozycje na fakturze. Takie udogodnienie skraca ścieżkę procesowania faktury, która szybciej jest przekazywana do zaksięgowania w systemie finansowym.
Korzyści: • skrócenie procesu i optymalizacja procesów • oszczędność papieru • obniżka kosztów
Zlecenia do laboratorium – cyfrowy obieg od samego początku
Przyjmowanie zleceń na badania do laboratorium od samego początku funkcjonowania jednostki wykonywane jest w sposób cyfrowy. Na potrzeby laboratorium wykorzystano już istniejąca instalację systemu V-Desk, w ramach której powstał dedykowany obieg procesowania wniosków.
Korzyści: • umożliwienie rejestrowania i monitoringu obiegu materiału badawczego w laboratorium, • sprawne rozliczanie płatności za wykonaną usługę badawczą, • usystematyzowanie i ułatwienie lokalizacji próbek, • sprawne przekazywanie wyników i raportów z badań.
Przebieg procesu
Próbki docierają kurierem lub dostarczane są bezpośrednio od rolników w ilości około 150 dziennie. Przyjmuje je osoba w recepcji, która oznacza próbki kodem kreskowym, a następnie następuje przekazanie materiału do właściwych komórek badawczych ich procesowanie obejmuje również etap analizy, weryfikacji i akceptacji przez kierowników. Próbki są rejestrowane w systemie, gdzie łatwo można odszukać informacje z nią związane.
„Nie ma procesu, którego byśmy nie mogli objąć cyfrowo w aplikacji V-Desk, dlatego nie wahamy się rozwijać tego narzędzia – wtedy zawsze możemy liczyć na wsparcie Primesoft.”
Manager IT, Tomasz Sobczyk
Wnioski kredytowe
W cyfrowym systemie ujęto również wnioskowanie o przyznanie limitów kredytowych.
Korzyści: • Wsparcie dla działu kontroli finansowej • Umożliwienie kontroli realizacji kredytów • Usprawnienie procesu
Wnioski o przyznawanie limitów kredytowych trafiają do obiegu, gdzie w procesie następuje ich opis, akceptacja i przekazanie do realizacji. Wszystkie czynności i zadania związane z obsługą dokumentu wykonywane są w Systemie V-Desk.
Rejestr umów
Główne założenia: • zmiana tradycyjnego, papierowego archiwizowania i przechowywania dokumentów; • moduł pozwala rejestrować zawarte z kontrahentami umowy i powiązane z nimi, aneksy, • przypisanie dostępów osobom uprawnionym, • automatyczne powiadamianie o statusie umowy, • automatyczne zmiany statusów na nieaktualne.
Sposób wprowadzania do systemu uwzględnia zarówno rejestrację przez osoby w Sekretariacie, ale dopuszcza również możliwość rejestracji dokumentu z dedykowanej skrzynki mailowej. Po rejestracji w systemie przypisywane są osoby z uprawnieniami dostępu do danego dokumentu. System posiada wbudowane narzędzia powiadomień informujących o zbliżającym się terminie zakończenia umowy. W sytuacji gdy umowa jest już nieaktualna zmiana statusu następuje automatycznie.
„W trakcie współpracy skorzystaliśmy z bogatego doświadczenia oraz wiedzy eksperckiej zespołów wdrożeniowych Primesoft w zakresie cyfryzacji naszych spółek.”
Dyrektor działu marketingu i rozwoju biznesu, Piotr Barański
