Wywiad z Filipem Kolendo, wiceprezesem firmy Primesoft Polska. Wiele ciekawych informacji o przyśpieszającej cyfryzacji polskich przedsiębiorstw, digitalizacji przepływów pracy i przyszłości pracy zdalnej.
Filip Kolendo jest managerem IT z szeroką wiedzą w zakresie nowoczesnych i zaawansowanych technologii, sprawnej i wydajnej produkcji i implementacji systemów informatycznych. Entuzjasta nowinek technologicznych oraz nieszablonowych i nowatorskich metod zarządzania.
W Primesoft odpowiedzialny jest za kreację i rozwój oprogramowania V-Desk oraz pozostałych produktów tworzonych w firmie, tj. OCR by Primesoft, ArthurDoc, V-Room, Scan&Paste czy Aztec Reader. Posiada ogromne doświadczenie i nietuzinkową wiedzą z zakresu zarządzania projektami wdrożeniowymi (realizował projekty między innymi dla: GETIN Noble Bank S.A., Volkswagen Bank S.A., Vistula Group S.A., Związek Banków Polskich, MPWiK S.A., Międzynarodowe Targi Poznańskie, SGB Bank S.A., Grupa Uniqa, Europejski Fundusz Leasingowy S.A., a także dla wielu firm będących światowymi liderami w swoich branżach).
Obecnie prowadzi projekty związane z ekspansją produktów Primesoft na rynki zagraniczne.
Jak pandemia wpłynęła na wdrażanie rozwiązań cyfrowych w polskich firmach?
Zdecydowanie wiele przedsiębiorstw, na skutek pandemii, przyśpieszyło swoje działania związane z cyfryzacją kluczowych obszarów biznesowych obejmujących strategiczne procesy i przepływy pracy. Pandemia i związana z nią konieczność pracy zdalnej, uzmysłowiła kadrze zarządzającej, że nie ma ucieczki od znalezienia odpowiednich rozwiązań systemowych umożliwiających przeniesienie działalności operacyjnej do cyfrowej rzeczywistości. Potrzebujemy rozwiązań, które zagwarantują ciągłość funkcjonowania firmy i wyeliminują bariery towarzyszące ich działaniu w wirtualnym świecie. Platformy softwarowe klasy BPM, DMS oraz systemy Workflow to główne składowe pracy zdalnej, które pozwolą każdej organizacji na płynne przeniesienie procesów biznesowych z biura na home office. Firmy stosujące dotychczas tego typu rozwiązania przeżyły czas pandemii znacznie sprawniej i bezpieczniej niż te, które nie przeprowadziły transformacji.
Czy polskie przedsiębiorstwa chętnie wdrażają zmiany i są gotowe na cyfryzację?
Z badań [1] wynika, że 78% dużych i średnich firm z Polski jest w trakcie transformacji cyfrowej. Z kolei 92% menedżerów podkreśla optymalizację kosztów jako główną, widoczną korzyść cyfryzacji. Pandemia przyspieszyła transformację cyfrową w wielu przedsiębiorstwach, a co więcej, w wielu firmach stała się powodem jej rozpoczęcia. Uważam, że dzięki transformacji cyfrowej wiele firm szybko odrobi straty po pandemii. Dla niektórych jest ona szansą, dla innych koniecznością, a dla jeszcze innych narzędziem przeprowadzenia zmian, by móc wyprzedzić i wygrać z konkurencją.
Czy to trudna zmiana?
W realizowanych przez nas projektach, w których wdrażamy narzędzia umożliwiające transformację cyfrową, spotykamy się częściej z pozytywnym odbiorem nadchodzącej zmiany. Użytkownicy bardzo szybko zauważają korzyści wynikające z digitalizacji i automatyzacji przepływów pracy, dlatego często podejmowane są decyzje o rozszerzeniu zakresu tej transformacji. Każda zmiana budzi obawy, ale nawet jeśli jest to transformacja cyfrowa, zawsze jednak człowiek jest na pierwszym miejscu.
W jakich obszarach funkcjonowania firmy wdrażane są rozwiązania cyfrowe i automatyzacja przepływów pracy?
Główne obszary o najwyższym stopniu cyfryzacji to działy księgowości, zakupy i działy HR.
W dalszej kolejności, według naszej obserwacji, potrzeba ta jest duża w obszarach budowania relacji z klientem (CRM) oraz kontaktów pomiędzy pracownikami (Intranet).
Digitalizacja obejmuje też działy prawne, logistyki oraz marketing.
Kto najczęściej odpowiada za proces przeprowadzenia cyfryzacji?
Zarząd i poziom kierowniczy to miejsce, z którego wychodzi potrzeba, uzasadnienie biznesowe. Z reguły proces zmiany nie kończy się tylko na cyfryzacji (czyli zamianie np. dokumentów papierowych na elektroniczne), ale sięga do rzeczywistych zmian w procesach biznesowych. Z naszych doświadczeń wynika, że często komórką odpowiedzialną za przeprowadzenie implementacji rozwiązań cyfrowych jest zespół IT. Kadra zarządzająca coraz częściej dostrzega konieczność automatyzacji procesów widząc płynące z niej korzyści: łatwy i bezpieczny dostęp do informacji, wzrost efektywności pracy, optymalizacja kosztów, szybsza realizacja zadań. Niejednokrotnie zdarza się, że po cyfryzacji pierwszych obszarów, pracownicy sami wychodzą z inicjatywą do przeprowadzenia automatyzacji kolejnych przepływów pracy. Jest to dla nas zawsze motywująca reakcja.
Jakie jeszcze korzyści zyskują polskie firmy, które zdecydowały się wprowadzenie rozwiązań cyfrowych?
Wdrażanie rozwiązań umożliwiających cyfryzację i automatyzację pracy, czyli np. kompleksowych systemów klasy BPM | DMS |Workflow stanowi w dużej mierze czynnik rozwoju, a co za tym idzie utrzymania konkurencyjności. Widzimy, że polskie firmy przezwyciężyły bariery i tworzą kulturę organizacji otwartą na zmiany i innowacje. Wydaje się, że automatyzacja jest kluczową korzyścią – czynności, które do tej pory pracownicy wykonywali manualnie, dzięki cyfryzacji i dostępnym rozwiązaniom mogą stać się procesami w pełni zautomatyzowanymi, a za tym idzie optymalizacja wydajności pracy, lepsza komunikacja wewnętrzna, bezpieczeństwo danych. Korzyści jest wiele, natomiast trzeba zrobić ten pierwszy krok.
Przekonywać już chyba nie trzeba. Natomiast gdzie szukać odpowiednich rozwiązań?
Bardzo dobrym rozwiązaniem jest platforma V-Desk firmy Primesoft Polska. Zajmujemy się szeroko pojętymi rozwiązaniami klasy Enterprise związanymi z zarządzaniem procesami biznesowymi. Jesteśmy dostawcą dedykowanych narzędzi umożliwiających przeprowadzenie transformacji cyfrowej. Pomagamy analizować i usprawniać procesy, udostępniamy cyfrowe narzędzia, często instalowane w chmurze, ułatwiające pracę online, zwiększamy wydajność pracowników, ponieważ nasze rozwiązania przyśpieszają i usprawniają im pracę.
[1] Badanie: „BARIERY i TRENDY. Transformacja technologiczna firm w Polsce z uwzględnieniem perspektywy człowieka/pracownika/konsumenta”. Gfk na zlecenie Instytutu Humanites.
