e-Teczka V-Desk
cyfrowe akta osobowe
e-Teczka V-Desk to intuicyjna i nowoczesna aplikacja, która usprawnia realizację procesów kadrowych i HR, poprzez zarządzanie aktami personalnymi, cyfrową archiwizację oraz zdalny dostęp do dokumentów i informacji.
Zapewnia zawsze zgodne z aktualnymi wymaganiami prawnymi prowadzenie archiwizacji akt personalnych w jednym systemie elektronicznym. Sprawdza się w każdej firmie, a przede wszystkim tam, gdzie prowadzi się akta setek i tysięcy pracowników.
Główne funkcje aplikacji,
zwiększające komfort i efektywność pracy w działach HR
Szybkie i sprawne wyszukanie informacji
Dokumenty w elektronicznym systemie mogą być wyszukiwane po dowolnych danych lub metadanych. Zaawansowana wyszukiwarka dokumentów przeszukuje katalogi, pozwalając na odnajdywanie informacji wygodnie i szybko.
Automatyzacja czynności, pilnowanie kompletności dokumentów
Inteligentne technologie odczytu i uzupełniania danych wyręczają pracowników przy rejestracji dokumentów. System powiadomień przypomina o uzupełnieniu lub usunięciu dokumentów, podpisów itp. Czuwa nad prawidłową renumeracją dokumentów.
Oszczędność papieru, ograniczenie kosztów przetworzenia i archiwizowania
Przetwarzanie cyfrowej dokumentacji ogranicza potrzebę kopiowania papieru, wydawania i przekazywania dokumentacji w formie wydruków. Cyfrowe archiwa pozwalają na przechowywanie nawet niezwykle obszernych zbiorów danych i dokumentów.
Zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą w wyniku pożaru, zalania
Pracodawca ma obowiązek przechować akta pracownika przez 50 lat w nienaruszonym stanie. Posiadając cyfrowe akta nie musi martwić się, że ulegną uszkodzeniu w następstwie zalania, pożaru czy ich kradzieży bądź zagubienia. Znika konieczność zapewnienia odpowiedniej temperatury i miejsca przechowania papierowych teczek.
Ochrona danych wrażliwych przed nieautoryzowanym dostępem
W systemie dokumenty dodawane są według ustalonych reguł, z dostępem tylko dla upoważnionych pracowników. Gwarancją bezpieczeństwa są zaawansowane mechanizmy kontroli dostępu, dzięki którym tylko upoważnieni pracownicy mają wgląd w dokumentację i posiadają uprawnienia do dodawania i usuwania dokumentów.
Podpis elektroniczny, w tym masowe podpisywanie dokumentów
W aplikacji bezpośrednio uruchamiana jest funkcja pozwalająca na składanie każdego elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Istnieje możliwość przygotowania wielu dokumentów do złożenia jednorazowego podpisu elektronicznego. Co więcej, aplikacja pozwala weryfikować, czy dokumenty zostały podpisane – w przypadku braku podpisu informuje o takiej sytuacji.
Zestawienia i raportowanie
Funkcja pozwala na przeglądanie dokumentów w dowolnych zestawieniach, przy pomocy filtrowania. Wylistowane dokumenty mogą być zestawiane w przejrzyste raporty.
Eksport i udostępnianie
Sprawna migracji danych między spółkami. Intuicyjne narzędzia i mechanizmy zapewniają migrację całej teczki dokumentacji wraz z powiązaną dokumentacją zawierającą metadane w odpowiednim formacie xml.
Elastyczny system dopasowany do zmian w przepisach
Aplikacja e-Teczka spełnia wszystkie wymagania stawiane wobec systemów informatycznych, zapewniając prowadzenie dokumentacji personalnej zgodne z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2019 roku.
Prowadzenie dokumentacji w aplikacji e-Teczka V-Desk odciąża działy HR, zapewnia komfort pracy i gwarantuje, że dokumenty przetwarzane są w zgodzie z literą prawa.
właściwy sposób przechowywania akt personalnych
kontrolowany dostęp do dokumentów
zgodny z przepisami sposób przekazywania akt osobowych
Zapewniona zgodność z przepisami prawa
Zgodnie z ustawą e-Teczka powinna zapewniać poufność, integralność i kompletność danych przechowywanych w aktach osobowych pracownika. Oto jak e-teczka V-Desk spełnia te wymagania:
Zarządzanie dostępem z pozycji administratora.
Poufność danych oznacza dostęp tylko dla uprawnionych pracowników.
W aplikacji nadzór nad przekazywaniem haseł dostępowych posiada administrator, który decyduje o tym komu i do jakiej części dokumentacji nadaje uprawnienia.
Historia zmian i podglądu.
Rejestrowanie historii zmian.
W aplikacji odkładany jest zapis historii operacji wykonywanych na danym dokumencie, dzięki czemu wiemy kto i kiedy podejmował czynności i jakich zmian dokonywał.
Ustawienia przypomnień.
Aplikacja pozwala na ustawienie alertów np. o datach ważności badań, mijających datach umów okresowych, braku podpisu pod dokumentami itp. System przypomni również o konieczności uzupełnienia brakujących dokumentów czy np. o terminie usunięcia dokumentów z części D.
Jedno miejsce przechowywania i zarządzania wszystkimi aktami pracowników.
Wygodny interfejs i intuicyjne narzędzia aplikacji ułatwiają prowadzenie obowiązkowej dokumentacji w wymaganym podziale na części: A, B,C,D,E, a także innych dokumentów związanych ze świadczeniem pracy, np. wnioski urlopowe, zwolnienia, dokumenty rekrutacyjne, dokumenty ZUS, PIT, ZFŚS i inne. Dodatkowo prowadzona jest dokumentacji zawierająca informacje powiązane logicznie z dokumentami elektronicznymi, tzw. metadane.