e-Doręczenia – co to takiego?
Czym są elektroniczne doręczenia?
wirtualna skrzynka do komunikacji z urzędami
e-Doręczenia zmieniają tradycyjny sposób komunikacji z podmiotami publicznymi w cyfrową wymianę informacji.
Usługa pośredniczy w przekazywaniu korespondencji rejestrowanej, dla której uzyskuje się dowód nadania i odbioru przesyłki. W rezultacie, podstawową rolą systemu e-Doręczeń jest zastąpienie tradycyjnych przesyłek rejestrowanych, czyli listów poleconych, elektronicznymi doręczeniami.
e-Doręczenia funkcjonują na zasadzie wirtualnej skrzynki odbiorczej i w świetle ustawy, przesyłane w ten sposób dokumenty są równoważne listowi wysłanemu za poleceniem odbioru.
Poznaj firmy, które korzystają z Systemu V-Desk:
e-Doręczenia – prosto, bezpiecznie i bez potrzeby drukowania
Korzystanie z tej ścieżki usprawnia przesyłanie pism, zapewnia bezpieczne dostarczanie i odbieranie przesyłek poleconych. Ważne dokumenty dostarczone zostaną szybciej niż tradycyjnie, zawsze do właściwego adresata z pewnością nienaruszenia informacji. Przekazywanie listów urzędowych odbywa się bez potrzeby drukowania papieru czy oczekiwania w kolejce na poczcie.
Dla komunikacji pomiędzy podmiotami i osobami fizycznymi uruchomiono usługę Q-Doręczeń. Korzystają z niej podmioty niepubliczne, które wcześniej aktywowały usługę zakładając specjalną skrzynkę i adres e-Doręczeń.
Czy e-doręczenia są obowiązkowe?
Ścieżka elektroniczna rejestrowanej korespondencji dla części podmiotów jest już obowiązkowa, a w niedalekiej przyszłości obowiązek obejmie wszystkie firmy i wszystkich przedsiębiorców.
Aby z niej korzystać konieczne jest utworzenie właściwego adresu e-doręczeń, który zostanie zarejestrowany w ministerialnej bazie.
Według zapisów Ustawy o doręczeniach do posiadania skrzynki e-doręczeń i dokonaniu wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) zobowiązane są podmioty podlegające wpisowi do rejestru przedsiębiorców.
Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego dostępna jest dla każdego podmiotu. Umożliwia odbieranie pism o dowolnej porze, każdego dnia, w dowolnym miejscu i za pomocą różnych narzędzi. Natomiast w celu korzystania z usługi przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i KRS muszą zapewnić odpowiedni adres skrzynki e-doręczeń.
Z czasem obowiązek utworzenia dedykowanego adresu e-doręczeń przejdzie na kolejne podmioty, tak by docelowo umożliwić korzystanie z nowego sposobu komunikacji szerszemu gronu użytkowników. Więcej na temat przewidywanych terminów można przeczytać tutaj>>
W jakich branżach e-Doręczenia najlepiej się sprawdzą?
Duże i średnie przedsiębiorstwa, dla których komunikacja i wymiana korespondencji z jednostkami administracji publicznej odbywa się stosunkowo często, zmagają się z różnymi wyzwaniami. Mogą to być:
konieczność zapewnienia kontroli nad większą liczbą pism
generowanie sporej ilości wydruków
żmudne wypełnianie druków zleceń
częste wizyty w urzędach pocztowych
Korzyści jakie zakłada stosowanie e-Doręczeń to:
skrócenie czasu dostarczenia listu
redukcja kosztów wydruku
oszczędność czasu pracownika
wzrost bezpieczeństwa przekazywanej informacji
e-Doręczenia w komunikacji z administracją państwową
e-Doręczenia poprawiają komunikację między podmiotami a administracją państwową, przenosząc ją w cyfrową rzeczywistość. Płynność i funkcjonalność stosowanych aplikacji zależy jednak od oferowanych możliwości. W szczególności istotne jest dostosowanie do integracji z funkcjonującym obiegiem korespondencji czy rejestrem pism.
Zintegrowane w jednym środowisku Systemu V-Desk e-Doręczenia, zapewnią wygodę i bezpieczeństwo usługi na wysokim poziomie.
Porozmawiaj z nami o przygotowaniu Twojej firmy do odbierania e-Doręczeń
Aplikacja e-Doręczenia w V-Desk to płynna obsługa korespondencji, wygoda i gwarancja bezpieczeństwa
V-Desk poprzez integrację z oferowaną przez Pocztę Polską usługą zwiększa jej możliwości. Ujęte w systemie e-Doręczenia stają się intuicyjną w obsłudze platformą, gwarantującą bezpieczne zarządzanie dostępami. Dodatkowo, wpływające pisma mogą inicjować obieg korespondencji czy też zasilać automatycznie rejestr kancelaryjny.
Funkcje i narzędzia e-Doręczeń w platformie V-Desk
- system sam cyklicznie odpytuje usługę e-doręczenia w celu pobrania korespondencji
- pobieranie unikalnego dowodu doręczenia z kwalifikowanym znacznikiem czasu
- pobieranie unikalnego identyfikatora dowodu nadania
- automatyczne sprawdzenie poprawności adresu korespondencji w BAE (Baza Adresów Elektronicznych), według NIP, KRS czy REGON, a także dostępność pełnych danych adresowych (miasto, ulica, numer domu)
- podgląd statusu wysyłanej/pobieranej korespondencji
Korzyści z korzystania z modułu V-Desk
Jedna platforma umożliwia obsługę wielu spółek.
Wystarczy zalogować się jednorazowo do Systemu V-Desk, by móc obsługiwać dowolną liczbę adresów e-Doręczeń. System gwarantuje możliwość definiowania usługi dla wielu spółek posiadających adres z BAE (Bazy Adresów Elektronicznych)
Eliminacja pracy manualnej.
Wpływająca korespondencja może zostać skonfigurowana tak, by automatycznie uruchamiać zadania w procesie. Dla każdego adresu w systemie może zostać skonfigurowany proces obsługi korespondencji, co oznacza, że pomijamy etap ręcznej rejestracji listu w księgach kancelaryjnych.
System sam odpytuje i pobiera pisma wysyłając powiadomienia.
Dzięki automatycznym notyfikacjom o wpłynięciu przesyłki, każdy list zarejestrowany w systemie trafi do odbiorcy. System automatycznie przekazuje powiadomienia zarówno mailowo, jak i po każdym uruchomieniu platformy, dzięki czemu żaden list nie zostanie przeoczony.
Bezpieczne zarządzanie dostępami.
Zapewniamy zgodne z polityką firmy nadawanie i usuwanie dostępów do usługi.
Porządek w korespondencji.
Zapełnione skrzynki e-Doręczeń są automatycznie porządkowane przez usuwanie pobranej czy wysłanej korespondencji co oznacza, że nie trzeba tego robić ręcznie przed pobraniem lub wysyłką.
Bezpieczeństwo doręczeń.
Moduł spełnia warunki i wymogi bezpieczeństwa, gwarantując poufność korespondencji, ochronę przed ingerencją w treść, zapewniając dowody wysłania i otrzymania.
Harmonogram obowiązku stosowania e-Doręczeń
- 1 października 2024
- Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy)
- Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy)
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy)
- Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy)
- Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy)
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy)
- Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza.
- Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 października 2024 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy)
- 1 stycznia 2025
- Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy)
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 października 2024 r. (art. 151 ust. 1 ustawy)
- Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy)
- 1 lipca 2025
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy)
- 1 października 2026
- Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy)
- 1 października 2029
- Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy)
- Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy)
Więcej przeczytasz tutaj>>
Przygotujemy Twoją firmę na e-Doręczenia
Zapraszamy na darmowe konsultacje. Wypełnij formularz lub wyślij e-mail na biuro@primesoft.pl
Utrzymuj swoją trwałą przewagę konkurencyjną dzięki transformacji cyfrowej.