Kompleksowo nadzoruje procesy związane z identyfikacją potrzeb przedsiębiorstwa, pozwala sprawnie realizować przebieg zamówienia wraz z dekretacją wniosków.
Powiązanie w jednym systemie z innymi procesami z obszaru zakupowego wpływa na usprawnienie zarządzania i kontrolowania planów budżetowych w skali przedsiębiorstwa i poszczególnych komórek.
System obiegu dokumentów w procesie zamówień firmowych – co możesz zyskać?
Automatyzacja zadań i eliminacja papieru
Elektronicznie procesowane zamówienia to oszczędność papieru i czasu pracowników. Wnioski rejestrowane są bezpośrednio w systemie, który pilnuje terminów, w razie potrzeby eskalując powiadomienia o konieczności realizacji zadania.
Optymalizacja weryfikacji zamówienia
Moduł umożliwia rejestrację ofert od kontrahentów, zapytań handlowych czy zapamiętuje wcześniejszą historię współpracy. Stanowi przydatne narzędzie przy wyborze najkorzystniejszej oferty lub weryfikacji kontrahentów.
Wydajność zarządzania i planowania zakupów
Cyfrowy proces zamówienia ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji zakupowych, dzięki wglądowi w całą historię zamówień wraz z zależnymi procesami (zakupy, zamówienia, faktury). Łatwo dostępne dane o zamówieniach pozwalają śledzić trendy, analizować wydajność i pilnować budżetów.
Co sprawia, że inni wybierają system V-Desk do realizacji zamówień w firmie?
Wgląd w status realizowanej sprawy daje transparentność procesu zamówień, co sprawdza się szczególnie przy zarządzaniu dużą ilością wniosków.
Definiowanie budżetów i alokacja do odpowiednich działów pozwala na składanie zamówień zgodnie z potrzebami i możliwościami przedsiębiorstwa.
Automatyczne definiowanie zamówień cyklicznych w systemie ułatwia i przyspiesza realizację standardowych procesów.
Akceptowanie zamówień z uwzględnieniem progów i uprawnień akceptacyjnych.
Akceptacja zanim zostanie dokonany zakup, czyli przed podjęciem zobowiązania.
Raportowanie danych zebranych podczas obiegu workflow, według zadanych kryteriów wraz z wygodną opcją filtrowania.
Integracje modułu zamówień
z innymi modułami systemu V-Desk
W specyfikę obszarów zajmujących się realizacją zamówień wpisana jest jego zależność od pozostałych obszarów firmy, takich jak zakupy, budżetowanie czy rozliczenie. Moduł V-Desk daje możliwość realizacji wszystkich z uwzględnieniem ich zależności. Razem wpisują się w ekosystem firmy zwiększając efektywność działania organizacji.
z innymi systemami ERP
System V-Desk posiada nieograniczone możliwości integracyjne. W obszarze zamówień może zostać przeprowadzona synchronizacja danych z dowolnymi systemami ERP.
Przykładowy proces realizacji zamówienia
Kontrola wydatków i zgodność z polityką zakupową
W systemie V-Desk proces zamówień nie kończy się na wyborze zaakceptuj lub odrzuć. System pozwala powiązać wniosek z budżetem, limitem kosztowym oraz wymaganymi załącznikami (np. ofertami, uzasadnieniem, specyfikacją). Dzięki temu pracownicy składają zapotrzebowania w uporządkowany sposób, a osoby akceptujące widzą komplet informacji jeszcze przed podjęciem zobowiązania. Można również wprowadzić reguły zgodności, takie jak np. obowiązkową liczbę ofert, dodatkową akceptację dla wybranych kategorii zakupowych, progi kwotowe, ścieżki eskalacji, listy zatwierdzonych dostawców oraz wymagane uzasadnienia.
Dla działu finansów i zakupów oznacza to mniej ręcznej weryfikacji oraz spójne dane do rozliczeń. Dla organizacji ograniczenie zakupów poza procedurą i jedno miejsce, w którym widoczne są decyzje, komentarze, daty oraz historia zmian. W razie potrzeby wniosek można też opisać kontekstem biznesowym (np. projekt, koszt, lokalizacja), co ułatwia porównywanie wydatków i planowanie budżetu w czasie.
Dostawcy, katalogi i standaryzacja zamówień
Jeżeli w firmie często zamawiane są powtarzalne pozycje (sprzęt IT, materiały biurowe, usługi serwisowe), warto uporządkować je w katalogach i szablonach. V-Desk umożliwia przygotowanie list asortymentowych, słowników kategorii, formularzy i podpowiedzi, które prowadzą użytkownika krok po kroku. Ustandaryzowane pola (np. parametry produktu, miejsce dostawy, centrum kosztów) zmniejszają liczbę błędów i skracają czas uzupełniania wniosku, a jednocześnie ułatwiają porównywanie ofert i kosztów między działami.
Standaryzacja wspiera też współpracę z dostawcami. Łatwiej wskazać preferowanych kontrahentów, powiązać zamówienie z umową ramową oraz utrzymać spójność opisów i danych, które później trafiają do raportowania. Przekłada się to na szybszą obsługę zapotrzebowań i większą przewidywalność kosztów, bez ręcznego porządkowania wielu wersji plików i maili.
Audyt procesu i dostęp dla rozproszonych zespołów
Moduł zamówień działa w ramach workflow, więc każda akcja jest rejestrowana: kto wprowadził wniosek, kto go uzupełnił, kto zaakceptował i na jakiej podstawie. Taka ścieżka audytu przydaje się nie tylko podczas kontroli, ale również w codziennym zarządzaniu. Łatwo odtworzyć przebieg sprawy, wyjaśnić rozbieżności i wskazać wąskie gardła. Dodatkowo możesz ustawić powiadomienia i przypomnienia dla kluczowych etapów, aby terminy nie uciekały w skrzynkach mailowych.
Dostęp do procesu może mieć zarówno zespół biurowy, jak i pracownicy terenowi, z poziomu przeglądarki lub aplikacji mobilnej, zgodnie z nadanymi uprawnieniami i rolami. Z perspektywy menedżera oznacza to szybsze decyzje, nawet gdy kluczowe osoby są poza biurem.
„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”
„V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”
„Wdrożyliśmy ten system jako niezależną platformę dostępną do naszych podwykonawców, niezależnych inżynierów i zewnętrznych innych podmiotów. Chcieliśmy usprawnić obieg dokumentów w naszej firmie. Szukaliśmy na rynku programów, które będą proste w obsłudze, ergonomiczne, ale także elastyczne, jeśli chodzi o przyszły rozwój systemów.”
„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze. System workflow uruchomiony został dla prowadzenia procesów obiegu faktur kosztowych, których przetwarzanych jest około 500 miesięcznie.
Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”
„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”
Bogusław Nowosielski, Dyrektor Zarządzający, Prezes Zarządu
„Mając na uwadze, że z Primesoft Polska Sp. z o.o współpracujemy z powodzeniem od wielu lat w zakresie rozwoju systemu V-Desk, z przyjemnością rekomendujemy ją jako dostawcę systemów do elektronicznego obiegu dokumentów.”
„Oczekiwania wobec cyfryzacji firmy zostały spełnione. Wraz z systemem V-Desk pożegnaliśmy się z papierowym obiegiem dokumentów, co ma pozytywny wpływ na efektywność procesów.”
Renata Rosenbeiger, Główna Księgowa w Elplast+ sp. z o.o.
„System workflow od Pimesoft to prosty sposób by zbierać informacje dotyczące jakości, analizować trendy, identyfikować problemy i podejmować działania korygujące. To pozwala na ciągłe doskonalenie procesów i podnoszenie standardów jakościowych.”
Marcin Cygan, Quality Manager w Lhoist Bukowa sp. z o.o
„Nasza współpraca z firmą Primesoft Polska rozpoczęta w 2021 roku zakładała wprowadzenie rozwiązań mających na celu pełną cyfryzację w zakresie zarządzania procesami biznesowymi.”
„Dzięki profesjonalnemu podejściu i pełnym zrozumieniu naszych potrzeb rozwiązanie spełnia nasze oczekiwania. V-Desk jest systemem prostym w obsłudze i funkcjonalnym, ale przede wszystkim usprawnia prace wielu osób i zwiększa efektywność działań w firmie.”
Anna Jankowska-Kosińska, Finance General Manager w Kia Polska sp. z o.o.
W systemie z łatwością kontrolujemy terminy płatności, weryfikujemy niepożądane błędy, a przede wszystkim odeszliśmy od ręcznej pracy na wielu etapach pracy z fakturą
Dzięki wykorzystaniu rozwiązania V-Desk możemy skupić się na zadaniach będących istotą naszej działalności, nie tracąc cennego czasu w oczekiwaniu na dokumenty czy ręcznie je rejestrując
Monika Siurdyban, Chief Accountant w Mitutoyo Polska
„Obecnie nie tracimy czasu na szukanie faktur, zażegnaliśmy sytuacje kiedy zadania nie były monitorowane, a odpowiedzialność rozmyta. Z Systemem V-Desk zyskujemy płynność procesowania dokumentów.”
Czy formularz wniosku/zamówienia można dopasować do naszych kategorii zakupowych?
Tak. Formularze mogą uwzględniać różne ścieżki i wymagane pola w zależności od kategorii (np. IT, usługi, materiały), wartości zamówienia czy jednostki organizacyjnej. Dzięki temu użytkownik wprowadza dane w sposób ustandaryzowany, a akceptujący otrzymuje komplet informacji do decyzji.
Czy można obsłużyć proces zapytań ofertowych i porównania ofert dostawców?
Tak. Moduł pozwala rejestrować oferty od kontrahentów i zapytania handlowe oraz korzystać z historii współpracy. To ułatwia wybór najkorzystniejszej oferty i porównywanie warunków w jednym miejscu.
Czy system wspiera pracę wielu działów w jednym procesie?
Tak. V-Desk umożliwia wgląd w status realizowanej sprawy, co zwiększa transparentność przy dużej liczbie wniosków i rozproszonej odpowiedzialności. Każdy uczestnik procesu widzi swoją część zadań zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
Czy można raportować i filtrować dane z procesu zamówień pod potrzeby kierownictwa?
Tak. Dane zebrane w workflow mogą być raportowane według zadanych kryteriów, z wygodną opcją filtrowania. To pozwala analizować wydajność, trendy i wspiera kontrolę budżetów.
Czy integracja z ERP jest możliwa także wtedy, gdy mamy niestandardowe rozwiązanie?
Tak. System V-Desk ma szerokie możliwości integracyjne. W obszarze zamówień można zsynchronizować dane z dowolnymi systemami ERP, dostosowując zakres wymiany danych do potrzeb organizacji.
Beata Karbowniczak, Dyrektor Finansowy
Mariusz Lisiecki, Menadżer Systemów Informatycznych
Renata Rosenbeiger, Główna Księgowa w Elplast+ sp. z o.o.
