V-Desk

elektroniczny obieg dokumentów  

V-Desk to rozwiązanie elektronicznego obiegu dokumentów, które w innowacyjny sposób wprowadzi digitalizację dokumentów oraz procesów biznesowych w Twojej firmie. System pozwala efektywnie zarządzać dokumentami i w kompleksowy sposób zautomatyzować wszystkie procesy biznesowe firmy. 

System EOD V-Desk dostępny jest przez przeglądarkę internetową, może być w chmurze lub instalowany na serwerze klienta. Zwiększ efektywność pracowników i rentowność firmy dzięki wdrożeniu cyfrowego obiegu dokumentów. 

Porozmawiaj z ekspertem

Jakie procesy obsługuje elektroniczny obieg dokumentów? 

Elektroniczny obieg faktur

Przetwarzanie faktur do wersji elektronicznej dzięki systemowi OCR i kompleksowe zarządzanie ich obiegiem w firmie. 

Dowiedz się więcej

Digitalizacja procesów kadrowych

Zarządzanie czasem pracy, zgłaszanie nieobecności czy delegacji i kompleksowa obsługa procesów kadrowych.

Dowiedz się więcej

Proces zakupowy

Elektroniczna obsługa procesu zakupowego, począwszy od wniosku, po jego wieloszczeblową dekretację, aż po zatwierdzenie i załączenie faktury zakupu. 

Dowiedz się więcej

Zarządzanie budżetem

Efektywne zarządzanie budżetowaniem inwestycji, projektów oraz ich poszczególnymi elementami pozwala skutecznie ewidencjonować koszty. 

Dowiedz się więcej

Analiza danych biznesowych

Analizowanie danych biznesowych z dowolnego miejsca dzięki aplikacji Power BI (Business Intelligence) w pełni zintegrowanej z rozwiązaniem V-Desk. 

Dowiedz się więcej

Obsługa relacji z klientami

Planowanie oraz prowadzenie procesu obsługi klienta i sprzedaży mające na celu utrzymanie ciągłości oraz efektywności działań handlowych w firmie. 

Dowiedz się więcej

Modele wdrożeń elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk 

V-Desk oferuje dwa modele wdrożeń. Jeden z nich to dedykowany system V-Desk, a drugi to V-Desk GA,
czyli biblioteka gotowych procesów, które nazywamy aplikacjami. 

  • model wdrożenia polegający na projektowaniu procesu na potrzeby Klienta – narzędzie low-code
  • każdy element takiego procesu jest w 100% dostosowany do organizacji
  • Klient otrzymuje cyfrowe odwzorowanie fragmentu prowadzonej działalności idealnie odpowiadające potrzebom firmy
  • firmy muszą być gotowe na akceptację dłuższego czasu wdrożenia, który jest nieunikniony w przypadku zindywidualizowanych systemów
  • zwiększa efektywność procesów biznesowych w firmie
  • umożliwia kontrolę nad procesem oraz bezpieczeństwem informacji
  • dedykowany firmom, które informatyzują bardzo indywidualne procesy, charakterystyczne tylko dla ich organizacji
  • model wdrożenia oparty na bibliotece gotowych procesów (aplikacje) – narzędzie no-code
  • aplikacje posiadają wiele parametrów konfiguracyjnych umożliwiających ich dostosowanie do konkretnych potrzeb, ale jest ono możliwe w ściśle określonych miejscach i zakresie
  • wybór aplikacji z biblioteki gwarantuje skorzystanie z gotowych, dobrych praktyk wielu innych organizacji
  • radykalnie skraca czas wdrożenia (nawet 10-krotnie)
  • pozwala na mniejsze zaangażowanie własnej kadry w prowadzenie projektu
  • sprawdzi się w procesach pomocniczych, które są niezbędne do prowadzenia działalności, ale nie stanowią jej istoty i nie są kluczowym elementem przewagi konkurencyjnej
  • dedykowany firmom, które są gotowe na większy kompromis w stosunku do standardowych rozwiązań rynkowych

V-Desk i V-Desk GA można łączyć

Oba systemy mogą się znakomicie uzupełniać. Od strony technicznej oba modele wdrożeniowe dzielą dokładnie te same komponenty i nie ma między nimi żadnych różnic. Jednym z typowych podejść jest skorzystanie z aplikacji zawartych w V-Desk GA jako procesów uzupełniających główną działalność oraz wdrożenie dedykowanego V-Deska.

Na przykład można zamówić system V-Desk bez obiegu korespondencji i integracji z e-Doręczeniami i dołączyć do niego obieg korespondencji wraz z integracją z e-Doręczeniami z galerii aplikacji V-Desk GA.

Jakie dokumenty są najczęściej procesowane elektronicznie?

Korespondencja
Faktury
Umowy
Delegacje
Zakupy
Ewidencja obecności
Urlopy
Windykacje
Zamówienia

Co daje wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk?

Oszczędność czasu i kosztów 

Poprawa efektywności pracy 

Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów 

Łatwiejsze zarządzanie dokumentami 

Zwiększenie mobilności pracowników poprzez pracę zdalną w chmurze 

Zgodność z wymaganiami prawno-podatkowymi 

Integracje V-Desk z innymi systemami 

V-Desk możemy zintegrować z każdym systemem informatycznym. Zakres integracji systemu elektronicznego obiegu dokumentów obejmuje różne obszary funkcjonalne. W zależności od specyfiki firmy oraz procesów biznesowych scenariusze integracji danych mogą się znacząco różnić. 

W ostatnich latach najczęściej integrowaliśmy nasze rozwiązania z systemami takimi jak SAP, Microsoft Dynamics, IFS, Comarch ERP XL i Optima, Oracle, TETA, Sage Symfonia, Enova, Asseco Wapro. 

Jesteśmy zaufanym i rzetelnym partnerem w biznesie.
Mamy ponad 20 lat doświadczenia na rynku i ponad 2000 wdrożonych projektów.

Dołącz do grona naszych klientów

Nasi klienci mówią o V-Desku

  • „V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”

    Business Unit Manager
    Piotr Wijtiwiak

  • Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.

    Dyrektor Zarządzający, Prezes Zarządu
    Bogusław Nowosielski

  • W ciągu 11 lat korzystania z V-Desk przekonaliśmy się o elastyczności tego rozwiązania, dlatego zleciliśmy przeprowadzenie modyfikacji pozwalających na zintegrowanie V-Desk z kolejnym systemem w firmie. Potwierdzamy, że prace zostały wykonane na najwyższym poziomie, z zachowaniem wysokich standardów etyki biznesowej oraz ciągłości działania procesów w przedsiębiorstwie.

    Prezes Zarządu spółek Securitas w Polsce
    Krzysztof Bartuszek

V-Desk – FAQ 

Czym jest system EOD?

System EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów) obsługuje proces cyfrowego obiegu dokumentów oraz śledzenie postępu pracy, przypisywanie zadań do konkretnych osób i automatyzację przepływu na różnych etapach. Dzięki temu możliwe jest również wykorzystanie narzędzi takich jak szablony dokumentów, przypomnienia o terminach czy automatyczne generowanie raportów. Może on obejmować cyfryzację obiegu dokumentów księgowych, magazynowych czy kadrowych. Często jest także wykorzystywany w innych działach. Ważne jest aby Twój program był także dostępny po angielsku lub niemiecku w zależności albo innym języku zwłaszcza jeśli posiadasz oddziały zagraniczne.

Ile kosztuje system cyfrowego e-obiegu dokumentów?

Wycena instalacji zawsze odbywa się indywidualnie dla każdego klienta. Na początek konieczne jest szczegółowe określenie potrzeb firmy w zakresie procesów workflow i obiegu spraw. Dlatego zazwyczaj na początku wykonujemy kompleksową analizę przedwdrożeniową. Dzięki temu jesteśmy w stanie dokładnie poznać problemy i potrzeby organizacji oraz dopasować odpowiednie rozwiązania. Koszt zależy także od konieczności integracji programu V-Desk z innymi systemami informatycznymi w firmie. Nie bez znaczenia w procesie implementacji będzie także zakup niezbędnego sprzętu do utrzymania infrastruktury. Oczywiście ten element nie dotyczy instalacji w chmurze. Jeśli chcesz otrzymać ofertę cenową skontaktuj się z nami już dziś. 

Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie? 

Choć sam proces wdrożenia systemu EOD w przedsiębiorstwie może wydawać się skomplikowany i długotrwały to w swej istocie ma pewne zasady. Na początek należy precyzyjnie zdefiniować cele, oczekiwania oraz potrzeby. Następnie wybrać odpowiednie oprogramowanie, które będzie je w pełni realizowało. Zintegruj cyfrowy przepływ dokumentacji w firmie z innymi systemami, przeszkol swoich pracowników, a następnie opracuj dokumentację i procedury. Przetestuj i uruchom system produkcyjnie. Dzięki temu zyskasz kolejną przewagę biznesową nad konkurencją i przyśpieszysz pracę w firmie. 

Jak wygląda e-obieg dokumentów magazynowych?

W różnych firmach handlowych (z różnych branż) elektroniczny obieg dokumentów magazynowych może wyglądać inaczej. Najczęściej optymalizacja procesów dotyczy digitalizacji faktur. W wielu firmach konieczne jest także objęcie procesem cyfryzacji takich dokumentów jak np. zapotrzebowania, zamówienia wewnętrzne i zewnętrzne oraz dokumenty typu WZ/PZ, PW/ZW czy korekty faktur oraz przesunięcia magazynowe. W rezultacie zazwyczaj proces obiegu dokumentów magazynowych zaczyna się lub kończy na pracownikach magazynu i przechodzi różne szczeble akceptacji. 

Czy V-Desk może działać jako elektroniczny obieg dokumentów w administracji? 

Tak. System V-Desk może być bez problemu wykorzystywany w budżetowych Jednostkach Samorządu Terytorialnego (JST) i np. urzędach gminy albo miasta czy urzędach wojewódzkich i marszałkowskich. Idealnie sprawdza się w całej szerokorozumianej administracji publicznej. Wszystko dzięki licznym rozwiązaniom, które od lat są rozwijane na podstawie doświadczeń urzędów i przedsiębiorstw z różnych branż.

Czy elektroniczny obieg dokumentów V-Desk jest po angielsku? 

Tak. Program V-Desk posiada wersję anglojęzyczną interfejsu. Angielska wersja językowa dostępna jest od ręki i może zostać samodzielnie wybrana przez użytkownika. 

Czy e-obieg dokumentów V-Desk dostępny jest po niemiecku? 

Tak. Interfejs systemu V-Desk posiada również wersję niemieckojęzyczną. Niemiecka wersja językowa znajduje się domyślnie w panelu i można ją po prostu wybrać w ustawieniach. 

Czy są dostępne także inne wersje językowe V-Desk? 

System V-Desk posiada wbudowane mechanizmy pozwalające na przetłumaczenie go na praktycznie dowolny język. Oprócz angielskiej i niemieckiej wersji językowej panel dostępny jest także w kilku innych popularnych językach jak np. rosyjski, ukraiński, rumuński czy litewski. W zależności od potrzeb klienta możemy również stworzyć kolejne warianty językowe. 

Czy V-Desk może działać jako elektroniczny obieg dokumentów w administracji? 

Programy do sprawnego elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) nazywane także z języka angielskiego systemami DMS mogą być wykorzystywane praktycznie w każdej firmie. Wiele zależy, nawet nie tyle od branży co od wielkości firmy oraz ilości dokumentów do przetworzenia. Do branż, które najczęściej wykorzystują w swojej pracy programy EZD można zaliczyć firmy handlowe, produkcyjne czy biura rachunkowe. Innymi branżami, które często decydują się na implementację są kancelarie prawne oraz firmy specjalizujące się w obsłudze spraw kadrowo-płacowych. Dlatego system EZD może być używany praktycznie w każdym biznesie, który przetwarza wiele dokumentów. Z tego typu systemów korzysta często sektor publiczny czyli administracji centralnej, jednostkach samorządu terytorialnego (JST) oraz instytucjach i przedsiębiorstwach komunalnych.

Czy oprogramowanie V-Desk jest rozwijane?

Od ponad 20 lat Primesoft dba o stały rozwój oprogramowania V-Desk oraz innych rozwiązań, które z nim współpracują. Rozwijamy je zarówno pod kątem wykorzystania najnowszych technologii jak i pod względem funkcjonalnym oraz ergonomii użytkowania. Śmiało możemy powiedzieć, że dla rozwój to immanentna cecha naszego oprogramowania. Dlatego każdy z naszych klientów może być pewny, że będziemy nie tylko wspierali utrzymywanie naszego systemu jak i będziemy w najwyższym stopniu dbali o jego rozwój i innowacyjność. Jeśli zachodzi taka potrzeba to również dostosowujemy nasze oprogramowanie do zmian w przepisach prawa krajowego.