V-Desk to rozwiązanie elektronicznego obiegu dokumentów, które w innowacyjny sposób wprowadzi digitalizację dokumentów oraz procesów biznesowych w Twojej firmie.
System pozwala efektywnie zarządzać dokumentami i w kompleksowy sposób zautomatyzować wszystkie procesy biznesowe firmy. Jest wyposażony w mechanizm sztucznej inteligencji (AI), który zdecydowanie usprawnia codzienną pracę nad dokumentami.
System EOD V-Desk dostępny jest przez przeglądarkę internetową, może być w chmurze lub instalowany na serwerze klienta. Zwiększ efektywność pracowników i rentowność firmy dzięki wdrożeniu cyfrowego obiegu dokumentów.
Z myślą o zwiększeniu efektywności pracy z dokumentami, system V-Desk został wyposażony w narzędzie Inteligentnej Analizy Dokumentów (IAD), który znacząco przekracza możliwości tradycyjnego OCR. V-Desk AI potrafi:
zidentyfikować i sklasyfikować typ dokumentu,
wyodrębnić istotne dane,
ocenić kompletność danych i wskazać ewentualne braki,
zinterpretować kontekst,
automatycznie zasilić workflow,
uczyć się na podstawie przetwarzanych dokumentów,
analizować dane w dowolnym języku,
interpretować złożone dane np. w tabelach, wykresach czy diagramach,
syntetyzować dane i wyciągać wnioski.
Wykorzystanie V-Desk AI w organizacji pozwala znacząco przyspieszyć obieg dokumentów i poprawić jakość pracy z informacjami. Dokumenty, które obsługuje IAD w systemie V-Desk:
V-Desk oferuje dwa modele wdrożeń. Jeden z nich to dedykowany system V-Desk, a drugi to V-Desk GA, czyli biblioteka gotowych procesów, które nazywamy aplikacjami.
model wdrożenia polegający na projektowaniu procesu na potrzeby Klienta – narzędzie low-code
każdy element takiego procesu jest w 100% dostosowany do organizacji
klient otrzymuje cyfrowe odwzorowanie fragmentu prowadzonej działalności idealnie odpowiadające potrzebom firmy
firmy muszą być gotowe na akceptację dłuższego czasu wdrożenia, który jest nieunikniony w przypadku zindywidualizowanych systemów
zwiększa efektywność procesów biznesowych w firmie
umożliwia kontrolę nad procesem oraz bezpieczeństwem informacji
dedykowany firmom, które informatyzują bardzo indywidualne procesy, charakterystyczne tylko dla ich organizacji
model wdrożenia oparty na bibliotece gotowych procesów (aplikacje) – narzędzie no-code
aplikacje posiadają wiele parametrów konfiguracyjnych umożliwiających ich dostosowanie do konkretnych potrzeb, ale jest ono możliwe w ściśle określonych miejscach i zakresie
wybór aplikacji z biblioteki gwarantuje skorzystanie z gotowych, dobrych praktyk wielu innych organizacji
radykalnie skraca czas wdrożenia (nawet 10-krotnie)
pozwala na mniejsze zaangażowanie własnej kadry w prowadzenie projektu
sprawdzi się w procesach pomocniczych, które są niezbędne do prowadzenia działalności, ale nie stanowią jej istoty i nie są kluczowym elementem przewagi konkurencyjnej
dedykowany firmom, które są gotowe na większy kompromis, by stawiać na standardowe rozwiązania rynkowe
V-Desk i V-Desk GA można łączyć
Oba systemy mogą się znakomicie uzupełniać. Od strony technicznej oba modele wdrożeniowe dzielą dokładnie te same komponenty i nie ma między nimi żadnych różnic. Jednym z typowych podejść jest skorzystanie z aplikacji zawartych w V-Desk GA jako procesów uzupełniających główną działalność oraz wdrożenie dedykowanego V-Deska.
Na przykład można zamówić system V-Desk bez obiegu korespondencji i integracji z e-Doręczeniami i dołączyć do niego obieg korespondencji wraz z integracją z e-Doręczeniami z galerii aplikacji V-Desk GA. Co bardzo istotne, w obu modelach dostępne jest wykorzystanie możliwości V-Desk AI.
Jakie dokumenty są najczęściej procesowane elektronicznie?
Co daje wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk?
Oszczędność czasu i kosztów
Poprawa efektywności pracy
Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów
Łatwiejsze zarządzanie dokumentami
Zastosowanie AI w odczycie i analizie dokumentów
Zgodność z wymaganiami prawno-podatkowymi
Jak wdrażany jest system V-Desk?
Poznaj wszystkie etapy wdrożenia dedykowanego systemu V-Desk. Od startu projektu, przez jego analizę, szkolenia użytkowników, aż do przekazania projektu.
1
Start Projektu
Rozpoczęcie prac pod kierownictwem dedykowanego Project Managera po stronie Primesoft
2
Warsztaty wdrożeniowe
Wspólna praca nad weryfikacją procesów i potrzeb klienta, prowadzona przez doświadczonych kierowników projektu
3
Analiza przedwdrożeniowa
Przygotowanie i potwierdzenie z klientem dokumentu specyfikacji systemu
4
Prezentacja i akceptacja
przygotowanych indywidualnie dla klienta rozwiązań w systemie (prace programistyczne – przygotowanie systemu po stronie PSP)
5
Testy systemu po stronie klienta
Przekazanie klientowi instancji systemu do testów wraz z omówieniem pojawiających się uwag
6
Szkolenie dla użytkowników systemu
Szkolenie dla administratorów oraz użytkowników systemu prowadzone w formie spotkań offline lub online
7
Start produkcyjny
Uruchomienie systemu po testach w terminie wspólnie uzgodnionym z klientem
8
Asysta wdrożeniowa
Opieka kierownika projektu oraz programistów Primesoft w pierwszych tygodniach po starcie systemu
9
Przekazanie projektu
Rozpoczęcie prac pod kierownictwem dedykowanego Project Managera po stronie Primesoft
Integracje V-Desk z innymi systemami
V-Desk możemy zintegrować z każdym systemem informatycznym. Zakres integracji systemu elektronicznego obiegu dokumentów obejmuje różne obszary funkcjonalne. W zależności od specyfiki firmy oraz procesów biznesowych scenariusze integracji danych mogą się znacząco różnić.
W ostatnich latach najczęściej integrowaliśmy nasze rozwiązania z systemami takimi jak SAP, Microsoft Dynamics, IFS, Comarch ERP XL i Optima, Oracle, TETA, Sage Symfonia, Enova, Asseco Wapro.
„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”
Dyrektor Finansowy
Sebastian Grubski
„V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”
Business Unit Manager
Piotr Wijtiwiak
„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”
Dyrektor Zarządzający, Prezes Zarządu
Bogusław Nowosielski
„W ciągu 11 lat korzystania z V-Desk przekonaliśmy się o elastyczności tego rozwiązania, dlatego zleciliśmy przeprowadzenie modyfikacji pozwalających na zintegrowanie V-Desk z kolejnym systemem w firmie. Potwierdzamy, że prace zostały wykonane na najwyższym poziomie, z zachowaniem wysokich standardów etyki biznesowej oraz ciągłości działania procesów w przedsiębiorstwie.”
Prezes Zarządu spółek Securitas w Polsce
Krzysztof Bartuszek
„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze. System workflow uruchomiony został dla prowadzenia procesów obiegu faktur kosztowych, których przetwarzanych jest około 500 miesięcznie.
Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”
Prezes Zarządu
Iwona Kwiecień Poborska
V-Desk – FAQ
Czym jest system EOD?
System EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów) obsługuje proces cyfrowego obiegu dokumentów oraz śledzenie postępu pracy, przypisywanie zadań do konkretnych osób i automatyzację przepływu na różnych etapach. Dzięki temu możliwe jest również wykorzystanie narzędzi takich jak szablony dokumentów, przypomnienia o terminach czy automatyczne generowanie raportów. Może on obejmować cyfryzację obiegu dokumentów księgowych, magazynowych czy kadrowych. Często jest także wykorzystywany w innych działach. Ważne jest aby Twój program był także dostępny po angielsku lub niemiecku w zależności albo innym języku zwłaszcza jeśli posiadasz oddziały zagraniczne.
Ile kosztuje system cyfrowego e-obiegu dokumentów?
Wycena instalacji zawsze odbywa się indywidualnie dla każdego klienta. Na początek konieczne jest szczegółowe określenie potrzeb firmy w zakresie procesów workflow i obiegu spraw. Dlatego zazwyczaj na początku wykonujemy kompleksową analizę przedwdrożeniową. Dzięki temu jesteśmy w stanie dokładnie poznać problemy i potrzeby organizacji oraz dopasować odpowiednie rozwiązania. Koszt zależy także od konieczności integracji programu V-Desk z innymi systemami informatycznymi w firmie. Nie bez znaczenia w procesie implementacji będzie także zakup niezbędnego sprzętu do utrzymania infrastruktury. Oczywiście ten element nie dotyczy instalacji w chmurze. Jeśli chcesz otrzymać ofertę cenową skontaktuj się z nami już dziś.
Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
Choć sam proces wdrożenia systemu EOD w przedsiębiorstwie może wydawać się skomplikowany i długotrwały to w swej istocie ma pewne zasady. Na początek należy precyzyjnie zdefiniować cele, oczekiwania oraz potrzeby. Następnie wybrać odpowiednie oprogramowanie, które będzie je w pełni realizowało. Zintegruj cyfrowy przepływ dokumentacji w firmie z innymi systemami, przeszkol swoich pracowników, a następnie opracuj dokumentację i procedury. Przetestuj i uruchom system produkcyjnie. Dzięki temu zyskasz kolejną przewagę biznesową nad konkurencją i przyśpieszysz pracę w firmie.
Jak wygląda e-obieg dokumentów magazynowych?
W różnych firmach handlowych (z różnych branż) elektroniczny obieg dokumentów magazynowych może wyglądać inaczej. Najczęściej optymalizacja procesów dotyczy digitalizacji faktur. W wielu firmach konieczne jest także objęcie procesem cyfryzacji takich dokumentów jak np. zapotrzebowania, zamówienia wewnętrzne i zewnętrzne oraz dokumenty typu WZ/PZ, PW/ZW czy korekty faktur oraz przesunięcia magazynowe. W rezultacie zazwyczaj proces obiegu dokumentów magazynowych zaczyna się lub kończy na pracownikach magazynu i przechodzi różne szczeble akceptacji.
Czy V-Desk może działać jako elektroniczny obieg dokumentów w administracji?
Tak. System V-Desk może być bez problemu wykorzystywany w budżetowych Jednostkach Samorządu Terytorialnego (JST) i np. urzędach gminy albo miasta czy urzędach wojewódzkich i marszałkowskich. Idealnie sprawdza się w całej szerokorozumianej administracji publicznej. Wszystko dzięki licznym rozwiązaniom, które od lat są rozwijane na podstawie doświadczeń urzędów i przedsiębiorstw z różnych branż.
Czy elektroniczny obieg dokumentów V-Desk jest po angielsku?
Tak. Program V-Desk posiada wersję anglojęzyczną interfejsu. Angielska wersja językowa dostępna jest od ręki i może zostać samodzielnie wybrana przez użytkownika.
Czy e-obieg dokumentów V-Desk dostępny jest po niemiecku?
Tak. Interfejs systemu V-Desk posiada również wersję niemieckojęzyczną. Niemiecka wersja językowa znajduje się domyślnie w panelu i można ją po prostu wybrać w ustawieniach.
Czy są dostępne także inne wersje językowe V-Desk?
System V-Desk posiada wbudowane mechanizmy pozwalające na przetłumaczenie go na praktycznie dowolny język. Oprócz angielskiej i niemieckiej wersji językowej panel dostępny jest także w kilku innych popularnych językach jak np. rosyjski, ukraiński, rumuński czy litewski. W zależności od potrzeb klienta możemy również stworzyć kolejne warianty językowe.
Czy V-Desk może działać jako elektroniczny obieg dokumentów w administracji?
Programy do sprawnego elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) nazywane także z języka angielskiego systemami DMS mogą być wykorzystywane praktycznie w każdej firmie. Wiele zależy, nawet nie tyle od branży co od wielkości firmy oraz ilości dokumentów do przetworzenia. Do branż, które najczęściej wykorzystują w swojej pracy programy EZD można zaliczyć firmy handlowe, produkcyjne czy biura rachunkowe. Innymi branżami, które często decydują się na implementację są kancelarie prawne oraz firmy specjalizujące się w obsłudze spraw kadrowo-płacowych. Dlatego system EZD może być używany praktycznie w każdym biznesie, który przetwarza wiele dokumentów. Z tego typu systemów korzysta często sektor publiczny, czyli administracji centralnej, jednostkach samorządu terytorialnego (JST) oraz instytucjach i przedsiębiorstwach komunalnych.
Czy oprogramowanie V-Desk jest rozwijane?
Od ponad 20 lat Primesoft dba o stały rozwój oprogramowania V-Desk oraz innych rozwiązań, które z nim współpracują. Rozwijamy je zarówno pod kątem wykorzystania najnowszych technologii jak i pod względem funkcjonalnym oraz ergonomii użytkowania. Śmiało możemy powiedzieć, że dla rozwój to immanentna cecha naszego oprogramowania. Dlatego każdy z naszych klientów może być pewny, że będziemy nie tylko wspierali utrzymywanie naszego systemu jak i będziemy w najwyższym stopniu dbali o jego rozwój i innowacyjność. Jeśli zachodzi taka potrzeba to również dostosowujemy nasze oprogramowanie do zmian w przepisach prawa krajowego.
