zarządzanie obszarami
Kancelaria
Obszar zarządzania elektroniczną kancelarią w systemie V-Desk to zbiór narzędzi umożliwiających automatyczną rejestrację oraz archiwizację dokumentów spływających do firmy oraz wychodzących z firmy. Celem realizowanych zadań jest digitalizacja dokumentów, stworzenie jednego źródła przechowywania informacji o dokumentach przychodzących i wychodzących oraz udostępnienie dokumentów wszystkim osobom zainteresowanym. W kolejnym kroku, poszczególne moduły systemu V-Desk wykorzystywane są do modelowania procesów biznesowych, w tym:
- prowadzenia rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej
- zapewnienia prawidłowej obsługi reklamacji
- zarządzania dokumentacją projektową
- przyjmowania, rejestracji i procesowania wniosków zewnętrznych i wewnętrznych
- zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów trafiających do przedsiębiorstwa
Procesy
Dokumenty przychodzące do firmy poddawane są rejestracji w systemie, a w kolejnym etapie trafiają do procesu skanowania, gdzie następuje zamiana dokumentu papierowego na elektroniczny oraz pełna automatyzacja procesów biznesowych.
Już na etapie wprowadzania dokumentu i rejestracji go w e-kancelarii, jest on umieszczany w elektronicznym archiwum. Zarejestrowany dokument trafia na wirtualne biurko pracownika i przekazywany jest w formie elektronicznej. Ten sam dokument może jednocześnie być analizowany przez dowolną liczbę pracowników bez konieczności wykonywania kserokopii, dzięki czemu następuje optymalizacja procesu.
System pozwala na prowadzenie pełnego rejestru poczty przychodzącej i poczty wychodzącej z zachowaniem obowiązujących w przedsiębiorstwach norm.
Rejestr poczty przychodzącej to gotowy raport wszystkich pism, które wpłynęły do firmy, zawierający takie informacje jak: nadawca, data wpływu, opis, informacja o tym, której osobie przekazano pismo, sygnatura.
Rejestr poczty wychodzącej to raport wszystkich wygenerowanych pism, które zostały wysłane, zawierający takie informacje jak: adresat, typ przesyłki, data wysłania, data sporządzenia pisma, osoba sporządzająca pismo, sygnatura.
Funkcjonalności
Użytkownik otrzymuje dostęp do dokumentów lub całego zestawu dokumentów według zdefiniowanych uprawnień, dodatkowo z poziomu aplikacji może nanieść podpis elektroniczny na wybranym dokumencie. Wyszukiwanie dokumentów w systemie odbywa się za pomocą odpowiednich kryteriów. Możliwe jest sortowanie, filtrowanie, wyszukiwanie po nazwie oraz po wielu innych indeksach.
Elektroniczna kancelaria pozwala przechowywać pliki praktycznie w każdym formacie, a dodatkowo dostarcza użytkownikowi informację na temat fizycznego przechowywania dokumentu w wersji papierowej oraz możliwość ewidencji wypożyczeni, czy wydań dokumentów.
Korzyści
Korzyści zastosowania systemu V-Desk do zarządzania obszarem e-kancelarii:
- zwiększenie kontroli nad dostępem do dokumentów zarówno w formie papierowej (oryginał nie będzie musiał krążyć wśród pracowników), jak i elektronicznej (ściśle ustalone reguły odczytu i modyfikacji informacji);
- prowadzenie pełnej ewidencji wyświetleń dokumentu, odczytu informacji oraz zmian wprowadzonych przez pracowników;
- generowanie aktualnych raportów obejmujących dowolne dane dostępne w systemie;
- sprawne i przejrzyste zarządzanie kancelarią
- ograniczenie kosztów związanych z prowadzeniem oddzielnych rejestrów korespondencji, wykonywaniem kopii dokumentów, czasem
- pracowników poświęconym na przekazywanie oryginałów, itd.
Porozmawiajmy o Twojej kancelarii.
Zapraszamy na darmowe konsultacje.
Utrzymuj swoją trwałą przewagę konkurencyjną dzięki transformacji cyfrowej.
Nasi specjaliści przedstawią oczekiwane korzyści z działania.