Elektroniczny obieg korespondencji 

Elektroniczny obieg korespondencji w systemie V-Desk to zbiór narzędzi umożliwiających automatyczną rejestrację oraz archiwizację pism i dokumentów firmowych (wpływających i wychodzących). Aplikacja stanowi jedno źródło przechowywania informacji o dokumentach i pismach oraz pozwala na udostępnienia wszystkim zainteresowanym. Elektroniczna kancelaria jest w pełni zintegrowana z krajowym systemem e-Doręczenia. 

Więcej o e-Doręczeniach
Porozmawiaj z ekspertem

Czy znasz te problemy z obiegiem korespondencji w firmie? 

Procesy prowadzone w tradycyjny sposób mogą wywoływać pewne komplikacje. Na ratunek przychodzi system V-Desk.

Brak automatycznej rejestracji i archiwizacji dokumentów 

Dokumenty przychodzące do firmy poddawane są rejestracji w systemie V-Desk, następnie trafiają do procesu skanowania i lądują w elektronicznym archiwum. 

Dodatkowe koszty związane z prowadzeniem oddzielnych rejestrów korespondencji

V-Desk tworzy jedno źródło przechowywania informacji o dokumentach przychodzących i wychodzących oraz udostępnia dokumenty wszystkim zainteresowanym osobom. 

Strata czasu pracowników na przekazywanie oryginałów 

W systemie V-Desk zarejestrowany dokument trafia na wirtualne biurko pracownika i przekazywany jest w formie elektronicznej.

Cyfryzacja procesów biznesowych nigdy nie była tak prosta.
Zapewniamy indywidualne wsparcie i opiekę przez cały okres współpracy.

Zamów demo systemu V-Desk

Jak zorganizować elektroniczny obieg korespondencji? 

Co zyskasz wybierając elektroniczny obieg korespondencji w V-Desk? 

Rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej 

Przyjmowanie, rejestrację i procesowanie wniosków zewnętrznych i wewnętrznych 

Podpis elektroniczny na dowolnym pliku zarejestrowanym w systemie 

Możliwość wyszukiwania dokumentów za pomocą odpowiednich kryteriów 

Prowadzenie pełnej ewidencji wyświetleń dokumentu 

Prawidłowy obieg dokumentów trafiających do organizacji 

Teraz z pomocą AI obieg korespondencji daje więcej możliwości

Zobacz jak sztuczna inteligencja poradzi sobie z każdym pismem i dokumentem w obiegu korespondencji. 

Klasyfikacja dokumentu według treści

Niezależnie od rodzaju korespondencji (papierowej / skanowanej / mailowej) AI rozpoznaje temat lub treść dokumentu i automatycznie przypisuje w określonym miejscu, np. katalogu jak i kieruje w odpowiedni typ procesu. Może automatycznie inicjować proces (np. reklamacja → dział jakości, wezwanie do zapłaty → dział windykacji). 

Zaczytywanie danych z pism

Automatyczne wyodrębnianie numerów spraw, dat, danych nadawcy i adresata. Inteligentny odczyt danych z pism odręcznych jak i drukowanych dokumentów z uzupełnianiem indeksów na dokumencie w systemie V-Desk.

Kierowanie dokumentów w procesie

AI sugeruje odbiorcę lub dział na podstawie wcześniejszych przypadków (np. pismo ZUS → dział kadr). W procesie nauki dla powtarzających się typów dokumentów rozpoznawanie i kierowanie ze 100% dokładnością.

Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami 

Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.

Integracje systemu V-Desk

Elektroniczna kancelaria w V-Desk i V-Desk Ga 

Moduł Korespondencja jest dostępny w obu modelach wdrożenia systemu V-Desk. Można go skonfigurować w dedykowanej wersji systemu V-Desk oraz wybrać spośród gotowych procesów V-Desk GA. 

Dołącz do grona naszych klientów

Nasi klienci mówią o V-Desku

  • Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP

    Dyrektor Finansowy
    Sebastian Grubski

  • „V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”

    Business Unit Manager
    Piotr Wijtiwiak

  • Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.

    Dyrektor Zarządzający, Prezes Zarządu
    Bogusław Nowosielski

Elektroniczna kancelaria – FAQ 

Czy mogę zintegrować elektroniczny obieg korespondencji z platformą e-Doręczenia?

Tak. E-Doręczenia zintegrowane z systemem V-Desk zapewnią wygodę i bezpieczeństwo usługi na wysokim poziomie. 

Czy mogę obsługiwać reklamacje za pomocą elektronicznego obiegu korespondencji?

Tak. Moduł Korespondencja w systemie V-Desk umożliwia obsługę reklamacji. 

Jak wygląda rejestr poczty przychodzącej w elektronicznym obiegu korespondencji? 

Rejestr poczty przychodzącej to gotowy raport wszystkich pism, które wpłynęły do firmy, zawierający takie informacje jak: nadawca, data wpływu, opis, informacja o tym, której osobie przekazano pismo, sygnatura.

W jaki sposób mogę wyszukiwać dokumenty w systemie V-Desk?

Wyszukiwanie dokumentów w systemie odbywa się za pomocą odpowiednich kryteriów. Możliwe jest sortowanie, filtrowanie, wyszukiwanie po nazwie oraz po wielu innych indeksach.

Czy elektroniczna kancelaria i elektroniczny obieg korespondencji to jest to samo?

Tak

Zapytaj nas o cyfryzację.

Pozostaw dane potrzebne do nawiązania rozmowy.

Pomożemy wybrać dopasowane do procesów rozwiązanie.

Zapraszamy do pozostawienia danych w formularzu, a nasz konsultant oddzwoni w ciągu 30 minut.

    Skąd sie o nas dowiedziałaś/łeś?