Cyberataki, wycieki danych, blokady systemów – zagrożenia w cyfrowym świecie pojawiają się nagle i mogą sparaliżować firmę. Dlatego tak ważne jest, by nie tylko zabezpieczyć dane, ale też działać zgodnie ze sprawdzonymi standardami. Jak to zrobić skutecznie w przedsiębiorstwie? Czy można sprawdzić, czy kontrahenci również o to zadbali? Odpowiadamy!
Dlaczego cyberbezpieczeństwo w firmie jest tak ważne?
W erze cyfrowej transformacji dane stały się jednym z najważniejszych zasobów każdej firmy, porównywalnym z kapitałem ludzkim czy finansowym. Informacje o klientach, kontrahentach, transakcjach, projektach czy dokumentach wewnętrznych stanowią podstawę codziennego funkcjonowania organizacji. Nieautoryzowany dostęp, modyfikacja, utrata czy zniszczenie mogą mieć poważne konsekwencje — od zakłócenia ciągłości operacyjnej, aż po utratę zaufania ze strony partnerów biznesowych.
Ataki hakerskie, złośliwe oprogramowanie, phishing, wycieki danych – to niestety już codzienność. Co więcej, coraz częściej celem ataków są nie tylko największe korporacje, ale również firmy z sektora MŚP, które bywają mniej przygotowane technologicznie i proceduralnie na zagrożenia.
Dlatego, cyberbezpieczeństwo nie powinno być traktowane jako dodatek czy jednorazowa inwestycja, lecz jako stały, strategiczny proces. Obejmuje on zarówno zabezpieczenia technologiczne (jak szyfrowanie, backupy czy firewalle), procedury organizacyjne, szkolenia pracowników oraz kontrolę dostępu do zasobów. Bardzo ważne jest także reagowanie na nowe zagrożenia, których liczba i poziom zaawansowania niestety systematycznie rośnie.
Firmy, które chcą budować trwałą i odporną strukturę biznesową, muszą dziś myśleć o ochronie danych nie tylko w kontekście zgodności z przepisami (np. RODO), ale również jako o elemencie odpowiedzialności wobec klientów, partnerów i własnych pracowników. To właśnie wysoki poziom ochrony coraz częściej staje się przewagą konkurencyjną i jednym z kryteriów oceny wiarygodności przedsiębiorstwa.
Jak ataki hakerskie wpływają na bezpieczeństwo systemów DMS i workflow?
Systemy DMS (Document Management System) i platformy workflow są dziś istotnym elementem cyfrowej infrastruktury firm — obsługują procesy finansowe, kadrowe, zakupowe, administracyjne czy prawne. Z uwagi na rodzaj przetwarzanych danych (umowy, faktury, dane osobowe, informacje strategiczne), są one też atrakcyjnym celem dla cyberprzestępców.
Ataki hakerskie mogą przyjmować różne formy — od złośliwego oprogramowania typu ransomware, które szyfruje dokumenty i blokuje dostęp do systemu, po phishing wymierzony w pracowników posiadających uprawnienia administracyjne. Często wykorzystywane są też luki w zabezpieczeniach aplikacji webowych lub nieaktualizowane komponenty.
Konsekwencje takich incydentów są poważne: przerwanie ciągłości pracy, utrata lub kradzież danych, a także ryzyko naruszenia przepisów prawa, np. RODO. W systemach workflow może dojść do zafałszowania ścieżek akceptacji, modyfikacji dokumentów czy nieautoryzowanego uruchomienia procesów, co może mocno wpłynąć na wiarygodność organizacji.
Dlatego, tak ważne jest, aby rozwiązania DMS i workflow były projektowane z myślą o odporności na zagrożenia, a ich dostawcy dysponowali kompetencjami i certyfikatami potwierdzającymi spełnianie wysokich standardów bezpieczeństwa. Odpowiedzialne podejście do cyberbezpieczeństwa nie kończy się na etapie wdrożenia – to proces ciągłego monitoringu, aktualizacji i kontroli dostępu, który powinien być integralną częścią każdego systemu klasy Enterprise.
Bezpieczni kontrahenci – jak ich sprawdzać?
W świecie cyfrowego biznesu bezpieczeństwo danych nie kończy się w obrębie własnej organizacji. Współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług, w tym firmami IT, operatorami systemów DMS, platform workflow czy usług chmurowych, oznacza dostęp do ważnych informacji i danych. Ważne jest, aby kontrahenci byli nie tylko kompetentni technologicznie, ale również wiarygodni pod kątem bezpieczeństwa informacji i ciągłości działania.
Jak zatem sprawdzać, czy partner technologiczny spełnia odpowiednie standardy? Warto zacząć od podstaw i zweryfikować, czy posiada aktualne certyfikaty bezpieczeństwa. To jednoznaczny sygnał, że firma stosuje sprawdzone procedury, monitoruje swoje środowisko IT, regularnie przeprowadza audyty oraz jest przygotowana na sytuacje kryzysowe.
Kolejnym krokiem powinno być zweryfikowanie transparentności działań dostawcy — czy informuje o stosowanych zabezpieczeniach, czy udostępnia politykę bezpieczeństwa, czy oferuje wsparcie w zakresie zgodności z RODO i innymi regulacjami. Warto również zapytać o procedury backupu, lokalizację danych (szczególnie w przypadku chmury), sposoby zarządzania dostępem oraz reakcję na incydenty.
W przypadku komunikacji pomiędzy systemami, V-Desk stosuje szczególny rodzaj zabezpieczenia, jakim jest mechanizm JWT API. Potrafi on skutecznie przeciwdziałać niebezpieczeństwu podsłuchu transmisji, podnosząc bezpieczeństwo danych.
Sprawdzenie tych elementów nie tylko zminimalizuje ryzyko dla firmy, ale też pozwoli zbudować kulturę odpowiedzialności i zaufania w relacjach B2B, co w dzisiejszych czasach jest równie ważne, jak jakość samego produktu czy usługi.
Wybór bezpiecznego systemu DMS – na co zwrócić uwagę?
System DMS (Document Management System) to narzędzie informatyczne, które umożliwia firmom cyfrowe zarządzanie dokumentami – ich tworzenie, przechowywanie, wersjonowanie, obieg, archiwizację i kontrolę dostępu. Dzięki niemu, możliwe jest uporządkowanie procesów, redukcja papierowej dokumentacji, przyspieszenie obiegu informacji i zwiększenie kontroli nad tym, kto, kiedy i w jaki sposób korzysta z danych firmowych.
W dobie pracy hybrydowej, rozproszonych zespołów i rosnącej liczby dokumentów przetwarzanych cyfrowo, wybór odpowiedniego systemu DMS nie może być przypadkowy. Bardzo ważną rolę odgrywa przy tym cyberbezpieczeństwo – zarówno danych przechowywanych w systemie, jak i całej infrastruktury informatycznej, z którą system współpracuje.
Wybierając system DMS należy zatem zwrócić uwagę na:
- Certyfikaty bezpieczeństwa – potwierdzeniem rzetelności dostawcy są uznane normy, takie jak ISO 27001 (zarządzanie bezpieczeństwem informacji) czy ISO 22301 (zarządzanie ciągłością działania). Ich posiadanie świadczy o wdrożonych procedurach ochrony danych i gotowości na sytuacje awaryjne.
- Szyfrowanie danych – zarówno „w spoczynku”, jak i „w transmisji”. System powinien gwarantować, że dokumenty nie będą dostępne dla osób nieuprawnionych, nawet w przypadku przechwycenia danych.
- Zarządzanie dostępem i uprawnieniami – rozbudowany mechanizm ról i kontroli dostępu umożliwia przypisywanie odpowiednich poziomów uprawnień dla użytkowników i grup, minimalizując ryzyko błędów lub nadużyć.
- Rejestr zdarzeń (logi) – każdy dostęp, edycja czy przesłanie dokumentu powinno być rejestrowane, co pozwala na audyt i śledzenie potencjalnych incydentów.
- Zgodność z RODO i lokalnymi przepisami – system powinien wspierać przechowywanie danych zgodnie z aktualnymi regulacjami, w tym oferować funkcje anonimizacji, usuwania danych i zarządzania zgodami.
- Bezpieczeństwo chmury lub serwera – w zależności od modelu wdrożenia (cloud / on-premise), warto wybierać zaufanych i renomowanych dostawców usług chmurowych, w których przechowywane są nasze dane.
Użycie mechanizmów zabezpieczające podczas transmisji danych.
System V-Desk używa do komunikacji mechanizmu API JWT, który jest szczególnym rodzajem zabezpieczenia opartym o klucze o krótkim okresie ważności. W ten sposób przeciwdziała niebezpieczeństwu podsłuchu podczas przekazywania danych.
Wybór systemu DMS powinien być decyzją opartą nie tylko na funkcjonalności czy łatwości użytkowania, ale przede wszystkim na zaufaniu do dostawcy i jego podejściu do bezpieczeństwa.
W Primesoft rozumiemy, jak ważne są te aspekty, dlatego nasz system V-Desk powstał z myślą o spełnianiu najwyższych standardów branżowych – zarówno pod względem operacyjności, jak i ochrony informacji.
V-Desk od Primesoft – bezpieczny system DMS
Nasz system V-Desk od Primesoft posiada dwa bardzo ważne certyfikaty: ISO 27001 oraz ISO 22301 .
ISO 27001 to międzynarodowa norma dotycząca zarządzania bezpieczeństwem informacji. Dzięki niej, system V-Desk zapewnia skuteczne mechanizmy oceny ryzyka, stosowanie odpowiednich zabezpieczeń, monitorowanie incydentów oraz raportowanie naruszeń. Istotnym elementem jest również pełna rozliczalność operacji, co bezpośrednio wspiera zgodność z przepisami takimi jak RODO. Dzięki temu klienci mają pewność, że ich dane są odpowiednio chronione — zarówno przed zagrożeniami zewnętrznymi, jak i wewnętrznymi.
Z kolei ISO 22301 koncentruje się na ciągłości działania i odporności systemu na awarie oraz sytuacje kryzysowe. Dla użytkowników V-Desk oznacza to gwarancję, że nawet w przypadku zdarzeń losowych — awarii serwera, incydentu technicznego czy sytuacji nadzwyczajnej — istotne procesy zostaną utrzymane, a dostęp do danych szybko przywrócony. To niezwykle ważne w organizacjach, które przetwarzają wrażliwe informacje i nie mogą sobie pozwolić na przestoje.
Certyfikaty ISO 27001 oraz ISO 22301 w V-Desk oznaczają dla klientów:
- Większe bezpieczeństwo informacji – dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem i cyberzagrożeniami,
- Gwarantowana ciągłość usług – nawet w trudnych warunkach operacyjnych,
- Zgodność z regulacjami – takimi jak RODO, DORA czy NIS2,
- Mniejsze ryzyko przestojów i strat – dzięki skutecznemu zarządzaniu ryzykiem,
- Profesjonalne podejście do ochrony danych – wsparte międzynarodowymi standardami.
Dzięki tym certyfikatom Primesoft nie tylko potwierdza swoją odpowiedzialność, ale też oferuje użytkownikom V-Desk przewagę konkurencyjną – opartą na stabilności, transparentności i zaufaniu.
