e-Doręczenia w V-Desk
czym są elektroniczne doręczenia?
e-Doręczenia funkcjonują na zasadzie wirtualnej skrzynki odbiorczej i w świetle ustawy, przesyłane w ten sposób dokumenty są równoważne listowi wysłanemu za poleceniem odbioru.
e-Doręczenia poprawiają komunikację między podmiotami i administracją państwową, przenosząc ją w cyfrową rzeczywistość. Zintegrowanie w jednym środowisku systemu V-Desk i platformy e-Doręczenia, zapewnią wygodę i bezpieczeństwo usługi na wysokim poziomie.
Czy znasz te problemy z wymianą korespondencji z urzędami?
Tradycyjny korespondencja z urzędami może wywoływać pewne komplikacje. Na ratunek przychodzi system V-Desk.
Generowanie sporej ilości wydruków
Połączenie platformy e-Doręczenie z systemem V-Desk sprawi, że zdecydowana większość czynności przeniesie się do chmury.
Żmudne wypełnianie druków zleceń wysyłek
Przy współpracy V-Desk z systemem e-Doręczenia możliwe jest wypełnianie druków zleceń za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów.
Częste wizyty w urzędach pocztowych
Platforma e-Doręczenia nie wymaga żadnych wizyt na poczcie celem wysłania lub odebrania listu. Wszystko dzieje się w systemie V-Desk.
Chcesz wiedzieć więcej o wdrożeniu systemu e-Doręczeń w Polsce? Pobierz ebooka „e-Doręczenia czyli nowe obowiązki przedsiębiorców”
Zastosowanie V-Desk w komunikacji z urzędem
Co zyskasz wybierając integrację e-Doręczeń z V-Desk?
Automatyczne pobieranie pism z e-Doręczeń wraz z powiadomieniami
Automatyczne porządkowanie skrzynki e-Doręczeń
Eliminacja pracy manualnej poprzez automatyczne uruchamianie zadań w procesie
Możliwość obsługi dowolnej liczby adresów e-Doręczeń w jednym systemie
Bezpieczne zarządzanie dostępami do usługi e-Doręczeń
Podgląd statusu wysyłanej i pobieranej korespondencji rejestrowanej
Wdrożenie e-Doręczeń w systemie V-Desk krok po kroku
Krótki warsztat
Na początku ustalamy wszystkie role (kto odbiera, kto wysyła, kto akceptuje) oraz reguły rejestracji pism.
Konfiguracja skrzynki e-Doręczeń
Konfigurujemy skrzynkę i mapujemy ją na komórki organizacyjne, dzięki czemu korespondencja trafia od razu do właściwej osoby lub zespołu.
Automatyzacja
Na tym etapie automatyzujemy takie zdarzenia jak: zakładanie sprawy, nadawanie kategorii, terminów i zadań w workflow, archiwizacja z kompletem metadanych oraz przypięcie UPO/UPD do rekordu sprawy.
Testowanie i szkolenie
Na koniec uruchamiamy powiadomienia, szkolimy użytkowników i testujemy scenariusze (decyzje, wezwania, odwołania).
e-Doręczenia w V-Desk i V-Desk GA
Moduł e-Doręczenia jest dodatkiem do modułu Korespondencja i jest dostępny w obu modelach wdrożenia systemu V-Desk. Można go skonfigurować w dedykowanej wersji systemu V-Desk oraz wybrać spośród gotowych procesów V-Desk GA.
Harmonogram e-Doręczeń
Daty obowiązujące podmioty publiczne
01.01.2025 – większość podmiotów publicznych rozpoczęła obowiązek korzystania z usługi e-Doręczenia
jak i osoby wykonujące zawody zaufania publicznego oraz podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEiDG
01.10.2029 – jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne, a także sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.
Daty obowiązujące przedsiębiorców
01.04.2025 – podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 roku
01.10.2026 – podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2023 roku, jeśli nie zmieniły nic w CEIDG od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 roku
