Program do zarządzania urlopami V-Desk pomaga pracodawcy w prawidłowy sposób, oszczędzając czas i pieniądze, wprowadzać w organizacji planowanie urlopów, a następnie nadzorować i w razie konieczności modyfikować cały proces. Tradycyjna kartoteka urlopowa z sukcesem może zostać zastąpiona poprzez nasze narzędzie. Moduł zarządzania urlopami i nieobecnościami pozwala na tworzenie harmonogramu urlopów, w celu określenia jak pracownikom naliczany i przyznawany jest czas wolny.
Przepełnione kartoteki urlopowe zalegające w segregatorach
Ewidencja czasu pracy pracownika jest obowiązkiem pracodawcy. Jeśli jest ona prowadzona poprawnie w systemie V-Desk, to masz pewność, że jest prowadzona zgodnie z prawem.
Brak miejsca na przechowywanie ewidencji czasu pracy
System V-Desk wszystkie informacje o ewidencji czasu pracy przechowuje i udostępnia odpowiednim osobom w bezpiecznej chmurze.
Sterta papierów na biurku kierownika na koniec miesiąca
W systemie V-Desk wszystko trafia na elektroniczne biurko osoby, który może zatwierdzić ewidencję czasu pracy pracownika jednym kliknięciem.
Co zyskasz wybierając moduł Urlopy w V-Desk?
Oszczędność papieru i miejsca przechowywania dokumentów urlopowych
Zdefiniowane ścieżki obiegu i przydzielenie odpowiedzialności za zadanie
Sprawne i szybkie wypełnianie wniosków urlopowych online
Zabezpieczenie dokumentów urlopowych przed zgubieniem lub zniszczeniem
Jak wygląda obieg wniosku urlopowego krok po kroku?
W module Urlopy pracownik składa wniosek z poziomu przeglądarki lub urządzenia mobilnego w kilka chwil. System automatycznie uzupełnia dane z karty pracownika. Następnie wniosek trafia na elektroniczne biurko przełożonego, gdzie można go zaakceptować, odrzucić lub odesłać do uzupełnienia wraz z komentarzem. Po decyzji przełożonego informacja jest widoczna od razu w grafiku urlopów, a HR otrzymuje komplet danych bez ręcznego przepisywania i dodatkowej korespondencji.
Dodatkowo możesz: sprawdzić liczbę wykorzystanych dni urlopu w danym roku, ustawić zastępstwa na czas nieobecności i przekazać zadania do właściwych osób, włączyć powiadomienia e-mail o nowych wnioskach i zmianach w planie, przygotować raporty dla działu kadr i kierowników (np. zaległe urlopy, wykorzystanie limitów, nieobecności w zespole).
Dzięki temu urlopy przestają blokować pracę i stają się przejrzystym procesem, który można łatwo połączyć z ERP lub systemem kadrowo-płacowym. Każda decyzja i zmiana ma swoją historię, więc w razie kontroli szybko odtworzysz przebieg akceptacji dla całej organizacji. Uprawnienia nadawane są rolami, a dane przechowywane są w bezpiecznej chmurze, co ogranicza ryzyko zgubienia dokumentów i błędów w rozliczeniach czasu pracy.
Moduł urlopy w V-Desk i V-Desk GA
Moduł Urlopy jest dostępny w obu modelach wdrożenia systemu V-Desk. Można go skonfigurować w dedykowanej wersji systemu V-Desk oraz wybrać spośród gotowych procesów V-Desk GA.
„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”
Dyrektor Finansowy
Sebastian Grubski
„V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”
Business Unit Manager
Piotr Wijtiwiak
„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”
Dyrektor Zarządzający, Prezes Zarządu
Bogusław Nowosielski
„W ciągu 11 lat korzystania z V-Desk przekonaliśmy się o elastyczności tego rozwiązania, dlatego zleciliśmy przeprowadzenie modyfikacji pozwalających na zintegrowanie V-Desk z kolejnym systemem w firmie. Potwierdzamy, że prace zostały wykonane na najwyższym poziomie, z zachowaniem wysokich standardów etyki biznesowej oraz ciągłości działania procesów w przedsiębiorstwie.”
Prezes Zarządu spółek Securitas w Polsce
Krzysztof Bartuszek
„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze. System workflow uruchomiony został dla prowadzenia procesów obiegu faktur kosztowych, których przetwarzanych jest około 500 miesięcznie.
Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”
Prezes Zarządu
Iwona Kwiecień Poborska
Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami
Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.
Tak. Moduł elektronicznego zarządzania urlopami w systemie V-Desk jest wyposażony w generator raportów.
Czy pracownik ma dostęp do planów urlopowych?
Tak. Przejrzysty grafik urlopów jest dostępny dla pracownika.
Czy pracownik ma dostęp do informacji o pozostałych dniach wolnych?
Tak. V-Desk wyposażony jest w narzędzie do automatycznego naliczania przysługujących dni wolnych, więc pracownik ma dostęp do informacji o pozostałych dniach urlopowych.
Czy system wyróżnia różne rodzaje urlopów?
Tak. W systemie V-Desk można złożyć wniosek o urlop: wypoczynkowy, okolicznościowy, na dziecko do lat 14, związany z narodzinami dziecka, szkoleniowy, zdrowotny.
Czy system V-Desk można zintegrować z innymi systemami?
Tak. Najczęściej są to powszechnie wykorzystywane systemy ERP. Informacje zbierane w programie do zarządzania urlopami, podczas przetwarzania dokumentów mogą być wykorzystywane i przekazywane do systemów obsługujących obszary kadrowe i płacowe.
Czy można zdefiniować ścieżkę akceptacji wniosku urlopowego?
Tak. W module Urlopy możesz ustalić zdefiniowane ścieżki obiegu (np. akceptacja przez bezpośredniego przełożonego, następnie HR), a także przypisać odpowiedzialności za zadania. Dzięki temu wnioski trafiają do właściwych osób, a decyzje są podejmowane szybciej i w uporządkowany sposób.
Czy system obsługuje zastępstwa na czas nieobecności pracownika?
Tak. Możesz wskazać zastępcę na czas urlopu lub nieobecności. Informacja o zastępstwie jest widoczna w procesie, co ułatwia organizację pracy i ogranicza ryzyko wąskich gardeł w realizacji zadań.
