Zarządzanie dokumentacją ISO

Moduł systemu V-Desk pozwoli zarządzać dokumentacją, nadzorować audyty i szkolenia w ramach systemu ISO w każdym przedsiębiorstwie, które może pochwalić się certyfikatem. Służy przede wszystkim do poprawnej organizacji przechowania dokumentów, jednocześnie zwiększając efektywność pracy. Wprowadzając narzędzie organizacja zapewnia sobie wysoką skuteczność stosowania się do wymagań nakładanych przez normę.

Porozmawiaj z ekspertem

System V-Desk - dedykowane wdrożenia dopasowane do potrzeb przedsiębiorstw

ISO – jak dobrze prowadzić i nadzorować zarządzanie dokumentami?

System zarządzania ISO stawia organizacje przed wieloma wyzwaniami związanymi z wytworzeniem, dystrybucją i utrzymaniem dużej ilości dokumentów. Przede wszystkim, muszą rozwiązać następujące kwestie:

Zapewnienie bezpiecznego repozytorium dokumentów ISO

V-Desk umożliwia gromadzenie wszystkich artykułów i procedur w jednym bezpiecznym miejscu. Ułatwia to pracownikom szukanie odpowiedniej informacji, dając realną oszczędność czasu w porównaniu do tradycyjnej formy.

Organizacja udostępniania dokumentów

Przekazywanie elektronicznego dokumentu ogranicza konieczność drukowania. W porównaniu z wersjami papierowymi dystrybucja elektronicznego dokumentu w systemie jest sprawniejsza. W module widać kto i kiedy zapoznał się z dokumentem. Dodatkowa zaletą jest możliwość zarządzania dostępami i definiowanie uprawnień.

Zarządzanie wersjami dokumentów ISO

Wszystkie operacje i zapisy na dokumentach poddawanych rewizji i przeglądom mogą być archiwizowane w postaci wersjonowanych plików. Pozwala to na dostęp do zawsze aktualnej i pełnej informacji bez ryzyka nadpisywania dokumentów.

W 100% polski kapitał i szerokie doświadczenie wdrażania rozwiązań IT.
Większa konkurencyjność Twojej firmy, dzięki cyfryzacji.

Dołącz do grona naszych klientów

Jak usprawnisz zarządzanie dokumentami ISO
korzystając z systemu V-Desk?

Automatyzacja przepływu pracy, zatwierdzania i publikowania dokumentów.

Bezpieczeństwo przed nieautoryzowanym dostępem, zapewnienie kontroli i nadzór nad dokumentami w jednym miejscu.

Uporządkowany i zorganizowany sposób przechowania pełnej dokumentacji w ramach procesów ISO.

Nasi klienci mówią o V-Desku

Obieg faktur
Invoices

Obieg umów
Contracts

Zapotrzebowania
Procurement

Bostik

„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”

Bogusław Nowosielski, Dyrektor Zarządzający, Prezes Zarządu

Delegacje
Business trips

Obieg faktur
Invoices

Grupa Pracuj

„V-Desk to nowoczesne i wydajne rozwiązanie, wyposażone w szereg narzędzi istotnie wpływających na komfort codziennej pracy. Doceniamy elastyczność i skalowalność systemu, dzięki któremu przetwarzanie dokumentów może odbywać się sprawnie i zgodnie z ustalonymi procedurami. Uruchamiając system V-Desk znacząco zredukowaliśmy użycie papierowych dokumentów, a procesowanie i zarządzanie obiegiem faktur i korespondencji w firmie zostało zoptymalizowane.”

Lidia Zalewska, Starszy Specjalista ds. Zarządzania Biurem

Obieg faktur
Invoices

Obieg korespondencji
Mailroom

Obieg umów
Contracts

Zakupy
Purchases

Zapotrzebowania
Procurement

Ariadna SA Fabryka Nici

„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze. System workflow uruchomiony został dla prowadzenia procesów obiegu faktur kosztowych, których przetwarzanych jest około 500 miesięcznie.
Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”

Beata Karbowniczak, Dyrektor Finansowy

Przeczytaj case study >

Ariadna SA Fabryka Nici - klient Primesoft

Obieg faktur
Invoices

Securitas

„W ciągu 11 lat korzystania z V-Desk przekonaliśmy się o elastyczności tego rozwiązania, dlatego zleciliśmy przeprowadzenie modyfikacji pozwalających na zintegrowanie V-Desk z kolejnym systemem w firmie. Potwierdzamy, że prace zostały wykonane na najwyższym poziomie, z zachowaniem wysokich standardów etyki biznesowej oraz ciągłości działania procesów w przedsiębiorstwie.”

Krzysztof Bartuszek, Prezes Zarządu spółek Securitas w Polsce

Obieg faktur
Invoices

Obieg umów
Contracts

Elplast +

„Oczekiwania wobec cyfryzacji firmy zostały spełnione. Wraz z systemem V-Desk pożegnaliśmy się z papierowym obiegiem dokumentów, co ma pozytywny wpływ na efektywność procesów.”

Renata Rosenbeiger, Główna Księgowa w Elplast+ sp. z o.o.

Przeczytaj case study >

Delegacje
Business trips

Obieg faktur
Invoices

Kia Polska

„Dzięki profesjonalnemu podejściu i pełnym zrozumieniu naszych potrzeb rozwiązanie spełnia nasze oczekiwania. V-Desk jest systemem prostym w obsłudze i funkcjonalnym, ale przede wszystkim usprawnia prace wielu osób i zwiększa efektywność działań w firmie.”

Anna Jankowska-Kosińska, Finance General Manager w Kia Polska sp. z o.o.

Obieg faktur
Invoices

HR i kadry
Human resources

Obieg umów
Contracts

EFL Leasing

„Mając na uwadze, że z Primesoft Polska Sp. z o.o współpracujemy z powodzeniem od wielu lat w zakresie rozwoju systemu V-Desk, z przyjemnością rekomendujemy ją jako dostawcę systemów do elektronicznego obiegu dokumentów.”

Paweł Lewandowski, Wiceprezes Zarządu w EFL

Obieg faktur
Invoices

JMP Flowers

„Obecnie nie tracimy czasu na szukanie faktur, zażegnaliśmy sytuacje kiedy zadania nie były monitorowane, a odpowiedzialność rozmyta. Z Systemem V-Desk zyskujemy płynność procesowania dokumentów.”

Dominika Sor, Specjalista ds. IT

Przeczytaj case study >

Scan&Paste
Scan&Paste

Lhoist Bukowa

„System workflow od Pimesoft to prosty sposób by zbierać informacje dotyczące jakości, analizować trendy, identyfikować problemy i podejmować działania korygujące. To pozwala na ciągłe doskonalenie procesów i podnoszenie standardów jakościowych.”

Marcin Cygan, Quality Manager w Lhoist Bukowa sp. z o.o

Przeczytaj case study >

Obieg faktur
Invoices

Jass Board

„Przejście na cyfrowe obiegi zadań i dokumentów było naszym celem, który mogliśmy zrealizować przy profesjonalnym wsparciu firmy Primesoft.”

Mariusz Lisiecki, Menadżer Systemów Informatycznych

Przeczytaj case study >

Obieg faktur
Invoices

Obieg korespondencji
Mailroom

Obieg umów
Contracts

Zamówienia
Requests

BMW Dynamic Motors

„Nasza współpraca z firmą Primesoft Polska rozpoczęta w 2021 roku zakładała wprowadzenie rozwiązań mających na celu pełną cyfryzację w zakresie zarządzania procesami biznesowymi.”

Grażyna Jaworska, Prezes Zarządu

Przeczytaj case study >

Obieg faktur
Invoices

Zamówienia
Requests

Rotometal

„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”

Sebastian Grubski, Dyrektor Finansowy

Obieg faktur
Invoices

SMP Poland

W systemie z łatwością kontrolujemy terminy płatności, weryfikujemy niepożądane błędy, a przede wszystkim odeszliśmy od ręcznej pracy na wielu etapach pracy z fakturą

Dyrektor Finansowy w SMP Poland, Anna Korytko

Przeczytaj case study >

Obieg faktur
Invoices

Polipak

Elastyczność zaimplementowanego systemu sprawia, że dodatkowym i cenionym przez naszą firmę atutem są możliwości jego rozwoju dostosowane do pojawiających się na bieżąco potrzeb Spółki.

Tomasz Tramś, Prezes Zarządu

Przeczytaj case study >

Dokumentacja ISO w firmie – FAQ

Czym jest moduł zarządzania dokumentacją ISO w systemie V-Desk?

Moduł zarządzania dokumentacją ISO w V-Desk to rozwiązanie do nadzoru nad dokumentacją, audytami i szkoleniami związanymi z systemem ISO w organizacji. Uporządkowuje tworzenie, aktualizację, publikację i archiwizację dokumentów tak, aby zawsze były dostępne aktualne wersje oraz komplet wymaganych procedur i instrukcji.

W jaki sposób system wspiera udostępnianie dokumentów ISO i potwierdzanie zapoznania się z nimi?

Dokumenty są udostępniane w formie elektronicznej, bez konieczności drukowania. System pokazuje, kto i kiedy zapoznał się z daną procedurą lub instrukcją, dzięki czemu łatwo udokumentować spełnienie wymagań normy. Możliwe jest też definiowanie ścieżek akceptacji oraz automatyczne kierowanie dokumentów do właściwych osób.

Jak działa zarządzanie wersjami dokumentów ISO w V-Desk?

Każda zmiana na dokumencie może być zapisana jako kolejna wersja. System przechowuje historię operacji, pozwalając w razie potrzeby wrócić do poprzednich wersji. Użytkownicy widzą zawsze aktualny dokument, co ogranicza ryzyko pracy na nieaktualnych treściach i nadpisywania plików.

Czy moduł ISO pomaga w przygotowaniu do audytów i ich obsłudze?

Tak. Centralne repozytorium dokumentów ISO, przejrzysta historia zmian oraz informacje o zapoznaniu się pracowników z dokumentami ułatwiają przygotowanie do audytów wewnętrznych i zewnętrznych. Audytor w jednym miejscu może zweryfikować obowiązujące dokumenty, ich aktualność oraz dowody komunikacji w organizacji.

Czy mogę zarządzać szkoleniami związanymi z wymaganiami ISO?

Moduł może wspierać nadzór nad szkoleniami poprzez planowanie, rejestrowanie i dokumentowanie udziału pracowników. Możliwe jest przypisanie konkretnych dokumentów lub procedur do wybranych grup pracowników oraz odnotowanie, że zapoznali się oni z treścią lub ukończyli wskazane szkolenie.

Jak system zabezpiecza dokumentację ISO przed nieautoryzowanym dostępem?

Dostęp do dokumentów jest kontrolowany za pomocą uprawnień. Można definiować, które osoby lub grupy mogą przeglądać, edytować, akceptować czy archiwizować konkretne dokumenty. Dzięki temu nadzór nad dokumentacją ISO odbywa się w jednym miejscu, z zachowaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa i kontroli.

Jakie korzyści przynosi wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją ISO?

Cyfryzacja dokumentacji ISO skraca czas obiegu dokumentów, redukuje koszty druku, porządkuje sposób pracy i zwiększa efektywność zespołów. Automatyzacja przepływu pracy, zatwierdzania i publikowania dokumentów ogranicza ręczne czynności, a przejrzyste procesy ułatwiają utrzymanie zgodności z wymaganiami norm i budują przewagę konkurencyjną firmy.

Czy moduł zarządzania dokumentacją ISO można dopasować do specyfiki mojej organizacji?

Tak. Moduł jest częścią systemu V-Desk, który pozwala projektować procesy zgodnie ze specyfiką firmy. Można dostosować strukturę repozytorium, ścieżki akceptacji, uprawnienia oraz zasady wersjonowania tak, aby odzwierciedlały sposób pracy i model systemu zarządzania ISO w Twojej organizacji.

Zarządzanie dokumentacją ISO

ISO – jak dobrze prowadzić i nadzorować zarządzanie dokumentami?

Jak usprawnisz zarządzanie dokumentami ISO
korzystając z systemu V-Desk?