Elektroniczne rozliczanie delegacji
Moduł Delegacje systemu V-Desk obsługuje w jednym miejscu wszystkie procesy wniosków delegacyjnych oraz ich rozliczanie. Wnioski błyskawicznie trafiają do akceptacji, a Ty natychmiast otrzymujesz powiadomienia o statusie. Wszystkie zgromadzone dane oraz informacje są przechowywane i dostępne w bezpiecznej chmurze. Przyspiesz pracę i uwolnij zasoby firmy poprzez elektroniczne zarządzanie delegacjami.
Czy znasz te problemy z rozliczaniem delegacji?
Brak automatycznego rozliczania delegacji
System V-Desk umożliwia automatyczne rozliczanie wszystkich delegacji, nawet tych zagranicznych, przy których trzeba uwzględnić kursy walut.
Konieczność druku formularzy delegacyjnych
System V-Desk nie potrzebuje ani grama papieru. Wszystkie niezbędne formularze są cyfrowe. Każdy może je wypełnić i zweryfikować z poziomu własnego biurka.
Skomplikowane planowanie podróży służbowych
System V-Desk można skonfigurować w taki sposób, że planowanie podróży służbowej będzie równie przyjemne jak planowanie wakacji.
Co zyskasz wybierając obsługę delegacji w V-Desk?
Efektywne zarządzanie i planowanie czasu pracowników
Automatyczne rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych
Oszczędność czasu przy wypełnianiu wniosków o delegację
Skrócenie czasu obsługi administracyjnej delegacji
Bezpieczne miejsce do przechowania dokumentacji delegacji
Generowanie raportów z podróży służbowych z podziałem na kategorie
Rozliczanie diet i walut bez ręcznych kalkulacji
W delegacjach zagranicznych najwięcej czasu zabierają powtarzalne przeliczenia: diety, część krajowa i zagraniczna, posiłki, zaliczki oraz wydatki w różnych walutach. W V-Desk ten etap możesz w dużej mierze zautomatyzować. System prowadzi użytkownika przez rozliczenie krok po kroku, podpowiada wymagane pozycje i pilnuje spójności danych z wnioskiem delegacyjnym oraz załącznikami.
Stawki diet są uzupełniane automatycznie, a jeśli pracownik otrzymał posiłki, V-Desk skoryguje dietę zgodnie z obowiązującymi zasadami. Jeżeli rozliczenie obejmuje koszty w walutach obcych (np. hotel, bilety, paliwo czy opłaty drogowe), system przelicza je automatycznie zgodnie z kursem walut na wyznaczony dzień.
Dodatkowo V-Desk pozwala kontrolować limity i progi akceptacji, a rozliczenie trafia do zatwierdzenia bez zbędnych maili. Każda zmiana ma swoją historię, więc dział finansowy widzi, kto i kiedy uzupełnił dane lub dodał załączniki. Dzięki temu rozliczenia są czytelne, łatwe do audytu i szybkie w weryfikacji. Finalnie otrzymujesz gotowe podsumowanie kosztów, komplet dokumentacji w jednym miejscu oraz dane przygotowane do raportowania i księgowania, także z podziałem na projekty, centra kosztów i jednostki organizacyjne w całej firmie od ręki.
Delegacje w V-Desk i V-Desk GA
Moduł Delegacje jest dostępny w obu modelach wdrożenia systemu V-Desk. Można go skonfigurować w dedykowanej wersji systemu V-Desk oraz wybrać spośród gotowych procesów V-Desk GA.
Nasi klienci mówią o V-Desku
Elplast +
„Oczekiwania wobec cyfryzacji firmy zostały spełnione. Wraz z systemem V-Desk pożegnaliśmy się z papierowym obiegiem dokumentów, co ma pozytywny wpływ na efektywność procesów.”
Renata Rosenbeiger, Główna Księgowa w Elplast+ sp. z o.o.
Rotometal
„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”
Grupa Pracuj
„V-Desk to nowoczesne i wydajne rozwiązanie, wyposażone w szereg narzędzi istotnie wpływających na komfort codziennej pracy. Doceniamy elastyczność i skalowalność systemu, dzięki któremu przetwarzanie dokumentów może odbywać się sprawnie i zgodnie z ustalonymi procedurami. Uruchamiając system V-Desk znacząco zredukowaliśmy użycie papierowych dokumentów, a procesowanie i zarządzanie obiegiem faktur i korespondencji w firmie zostało zoptymalizowane.”
Domost
Doceniamy możliwości platformy V-Desk, jej niezawodność i funkcjonalność, która pozwala nam na oszczędności czasu i zasobów. Zadania takie jak rejestracje dokumentów, czy ich akceptacja zostały zautomatyzowane i obecnie zyskujemy skuteczną kontrolę nad przebiegiem procesu.
Przeczytaj case study >
SMP Poland
W systemie z łatwością kontrolujemy terminy płatności, weryfikujemy niepożądane błędy, a przede wszystkim odeszliśmy od ręcznej pracy na wielu etapach pracy z fakturą
Przeczytaj case study >
Autostrada Wielkopolska
„Wdrożyliśmy ten system jako niezależną platformę dostępną do naszych podwykonawców, niezależnych inżynierów i zewnętrznych innych podmiotów. Chcieliśmy usprawnić obieg dokumentów w naszej firmie. Szukaliśmy na rynku programów, które będą proste w obsłudze, ergonomiczne, ale także elastyczne, jeśli chodzi o przyszły rozwój systemów.”
Przeczytaj case study >
JMP Flowers
„Obecnie nie tracimy czasu na szukanie faktur, zażegnaliśmy sytuacje kiedy zadania nie były monitorowane, a odpowiedzialność rozmyta. Z Systemem V-Desk zyskujemy płynność procesowania dokumentów.”
Przeczytaj case study >
Ariadna SA Fabryka Nici
„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze. System workflow uruchomiony został dla prowadzenia procesów obiegu faktur kosztowych, których przetwarzanych jest około 500 miesięcznie.
Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”
Beata Karbowniczak, Dyrektor Finansowy
NUXE
„V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”
Mitutoyo Polska
Dzięki wykorzystaniu rozwiązania V-Desk możemy skupić się na zadaniach będących istotą naszej działalności, nie tracąc cennego czasu w oczekiwaniu na dokumenty czy ręcznie je rejestrując
Przeczytaj case study >
Bostik
„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”
Jass Board
„Przejście na cyfrowe obiegi zadań i dokumentów było naszym celem, który mogliśmy zrealizować przy profesjonalnym wsparciu firmy Primesoft.”
Mariusz Lisiecki, Menadżer Systemów Informatycznych
BMW Dynamic Motors
„Nasza współpraca z firmą Primesoft Polska rozpoczęta w 2021 roku zakładała wprowadzenie rozwiązań mających na celu pełną cyfryzację w zakresie zarządzania procesami biznesowymi.”
Przeczytaj case study >
EFL Leasing
„Mając na uwadze, że z Primesoft Polska Sp. z o.o współpracujemy z powodzeniem od wielu lat w zakresie rozwoju systemu V-Desk, z przyjemnością rekomendujemy ją jako dostawcę systemów do elektronicznego obiegu dokumentów.”
Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami
Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.
