Moduł Delegacje systemu V-Desk obsługuje w jednym miejscu wszystkie procesy wniosków delegacyjnych oraz ich rozliczanie. Wnioski błyskawicznie trafiają do akceptacji, a Ty natychmiast otrzymujesz powiadomienia o statusie. Wszystkie zgromadzone dane oraz informacje są przechowywane i dostępne w bezpiecznej chmurze. Przyspiesz pracę i uwolnij zasoby firmy poprzez elektroniczne zarządzanie delegacjami.
System V-Desk umożliwia automatyczne rozliczanie wszystkich delegacji, nawet tych zagranicznych, przy których trzeba uwzględnić kursy walut.
Konieczność druku formularzy delegacyjnych
System V-Desk nie potrzebuje ani grama papieru. Wszystkie niezbędne formularze są cyfrowe. Każdy może je wypełnić i zweryfikować z poziomu własnego biurka.
Skomplikowane planowanie podróży służbowych
System V-Desk można skonfigurować w taki sposób, że planowanie podróży służbowej będzie równie przyjemne jak planowanie wakacji.
Co zyskasz wybierając obsługę delegacji w V-Desk?
Efektywne zarządzanie i planowanie czasu pracowników
Automatyczne rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych
Oszczędność czasu przy wypełnianiu wniosków o delegację
Skrócenie czasu obsługi administracyjnej delegacji
Bezpieczne miejsce do przechowania dokumentacji delegacji
Generowanie raportów z podróży służbowych z podziałem na kategorie
Rozliczanie diet i walut bez ręcznych kalkulacji
W delegacjach zagranicznych najwięcej czasu zabierają powtarzalne przeliczenia: diety, część krajowa i zagraniczna, posiłki, zaliczki oraz wydatki w różnych walutach. W V-Desk ten etap możesz w dużej mierze zautomatyzować. System prowadzi użytkownika przez rozliczenie krok po kroku, podpowiada wymagane pozycje i pilnuje spójności danych z wnioskiem delegacyjnym oraz załącznikami.
Stawki diet są uzupełniane automatycznie, a jeśli pracownik otrzymał posiłki, V-Desk skoryguje dietę zgodnie z obowiązującymi zasadami. Jeżeli rozliczenie obejmuje koszty w walutach obcych (np. hotel, bilety, paliwo czy opłaty drogowe), system przelicza je automatycznie zgodnie z kursem walut na wyznaczony dzień.
Dodatkowo V-Desk pozwala kontrolować limity i progi akceptacji, a rozliczenie trafia do zatwierdzenia bez zbędnych maili. Każda zmiana ma swoją historię, więc dział finansowy widzi, kto i kiedy uzupełnił dane lub dodał załączniki. Dzięki temu rozliczenia są czytelne, łatwe do audytu i szybkie w weryfikacji. Finalnie otrzymujesz gotowe podsumowanie kosztów, komplet dokumentacji w jednym miejscu oraz dane przygotowane do raportowania i księgowania, także z podziałem na projekty, centra kosztów i jednostki organizacyjne w całej firmie od ręki.
Delegacje w V-Desk i V-Desk GA
Moduł Delegacje jest dostępny w obu modelach wdrożenia systemu V-Desk. Można go skonfigurować w dedykowanej wersji systemu V-Desk oraz wybrać spośród gotowych procesów V-Desk GA.
„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”
Dyrektor Finansowy
Sebastian Grubski
„V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”
Business Unit Manager
Piotr Wijtiwiak
„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”
Dyrektor Zarządzający, Prezes Zarządu
Bogusław Nowosielski
„W ciągu 11 lat korzystania z V-Desk przekonaliśmy się o elastyczności tego rozwiązania, dlatego zleciliśmy przeprowadzenie modyfikacji pozwalających na zintegrowanie V-Desk z kolejnym systemem w firmie. Potwierdzamy, że prace zostały wykonane na najwyższym poziomie, z zachowaniem wysokich standardów etyki biznesowej oraz ciągłości działania procesów w przedsiębiorstwie.”
Prezes Zarządu spółek Securitas w Polsce
Krzysztof Bartuszek
„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze. System workflow uruchomiony został dla prowadzenia procesów obiegu faktur kosztowych, których przetwarzanych jest około 500 miesięcznie.
Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”
Prezes Zarządu
Iwona Kwiecień Poborska
Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami
Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.
Czy system V-Desk umożliwia rozliczanie delegacji zagranicznych?
Tak. V-Desk posiada możliwość zgłaszania i rozliczania zarówno delegacji krajowych jak i zagranicznych.
Czy system automatycznie rozlicza stawki diet?
Tak. V-Desk automatycznie wprowadza aktualne stawki diet do rozliczenia. W przypadku delegacji zagranicznych część krajowa i zagraniczna rozliczana jest zgodnie z obowiązującą ustawą.
Czy system może korygować stawki diet w zależności od ilości posiłków?
Tak. V-Desk ma możliwość korygowania wartości diety w zależności od ilości posiłków.
Czy system przelicza „kilometrówki”?
Tak. V-Desk jest wyposażony w narzędzie do przeliczania kwot „kilometrówek”.
Czy w systemie można rejestrować delegacje wstecz?
Tak. V-Desk nie blokuje rejestracji delegacji wstecz.
Czy elektroniczny obieg delegacji V-Desk jest po angielsku?
Tak. Angielska wersja jest dostępna do uruchomienia od ręki i może zostać samodzielnie włączona przez klienta.
Jak system rozlicza diety przy delegacjach zagranicznych i posiłkach zapewnionych przez organizatora?
V-Desk automatycznie nalicza diety zgodnie z obowiązującymi stawkami, a w przypadku zapewnionych posiłków uwzględnia odpowiednie pomniejszenia. Użytkownik uzupełnia informacje o czasie podróży i świadczeniach, a system przelicza wartości i prezentuje je w rozliczeniu w sposób czytelny dla pracownika i działu finansowego.
Czy system sam wyliczy różnicę przy rozliczaniu zaliczek i dopłat?
Tak. V-Desk uwzględnia zaliczki, rozlicza je w końcowym podsumowaniu i automatycznie wylicza kwotę do wypłaty lub zwrotu. Całość jest spójna z kosztami z załączników i przechodzi przez standardową ścieżkę akceptacji, bez dodatkowych arkuszy i ręcznych dopisków.
