Elektroniczne rozliczanie delegacji

Moduł Delegacje systemu V-Desk obsługuje w jednym miejscu wszystkie procesy wniosków delegacyjnych oraz ich rozliczanie. Wnioski błyskawicznie trafiają do akceptacji, a Ty natychmiast otrzymujesz powiadomienia o statusie. Wszystkie zgromadzone dane oraz informacje są przechowywane i dostępne w bezpiecznej chmurze. Przyspiesz pracę i uwolnij zasoby firmy poprzez elektroniczne zarządzanie delegacjami.

Porozmawiaj z ekspertem

Aplikacja Delegacje V-Desk - zarządzanie procesem delegacji od wniosku po rozliczenie.

Czy znasz te problemy z rozliczaniem delegacji?

Brak automatycznego rozliczania delegacji

System V-Desk umożliwia automatyczne rozliczanie wszystkich delegacji, nawet tych zagranicznych, przy których trzeba uwzględnić kursy walut.

Konieczność druku formularzy delegacyjnych

System V-Desk nie potrzebuje ani grama papieru. Wszystkie niezbędne formularze są cyfrowe. Każdy może je wypełnić i zweryfikować z poziomu własnego biurka.

Skomplikowane planowanie podróży służbowych

System V-Desk można skonfigurować w taki sposób, że planowanie podróży służbowej będzie równie przyjemne jak planowanie wakacji.

Co zyskasz wybierając obsługę delegacji w V-Desk?

Efektywne zarządzanie i planowanie czasu pracowników

Automatyczne rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych

Oszczędność czasu przy wypełnianiu wniosków o delegację

Skrócenie czasu obsługi administracyjnej delegacji

Bezpieczne miejsce do przechowania dokumentacji delegacji

Generowanie raportów z podróży służbowych z podziałem na kategorie

Rozliczanie diet i walut bez ręcznych kalkulacji

W delegacjach zagranicznych najwięcej czasu zabierają powtarzalne przeliczenia: diety, część krajowa i zagraniczna, posiłki, zaliczki oraz wydatki w różnych walutach. W V-Desk ten etap możesz w dużej mierze zautomatyzować. System prowadzi użytkownika przez rozliczenie krok po kroku, podpowiada wymagane pozycje i pilnuje spójności danych z wnioskiem delegacyjnym oraz załącznikami.

Stawki diet są uzupełniane automatycznie, a jeśli pracownik otrzymał posiłki, V-Desk skoryguje dietę zgodnie z obowiązującymi zasadami. Jeżeli rozliczenie obejmuje koszty w walutach obcych (np. hotel, bilety, paliwo czy opłaty drogowe), system przelicza je automatycznie zgodnie z kursem walut na wyznaczony dzień.

Dodatkowo V-Desk pozwala kontrolować limity i progi akceptacji, a rozliczenie trafia do zatwierdzenia bez zbędnych maili. Każda zmiana ma swoją historię, więc dział finansowy widzi, kto i kiedy uzupełnił dane lub dodał załączniki. Dzięki temu rozliczenia są czytelne, łatwe do audytu i szybkie w weryfikacji. Finalnie otrzymujesz gotowe podsumowanie kosztów, komplet dokumentacji w jednym miejscu oraz dane przygotowane do raportowania i księgowania, także z podziałem na projekty, centra kosztów i jednostki organizacyjne w całej firmie od ręki.

Delegacje w V-Desk i V-Desk GA

Moduł Delegacje jest dostępny w obu modelach wdrożenia systemu V-Desk. Można go skonfigurować w dedykowanej wersji systemu V-Desk oraz wybrać spośród gotowych procesów V-Desk GA.

Zamów demo systemu V-Desk

Nasi klienci mówią o V-Desku

Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami

Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.

Integracje systemu V-Desk

System V-Desk integruje się z każdym systemem informatycznym: ERP, KSeF, e-Doręczeniami, systemami magazynowymi

Moduł delegacje w V-Desk – FAQ

Czy system V-Desk umożliwia rozliczanie delegacji zagranicznych?

Tak. V-Desk posiada możliwość zgłaszania i rozliczania zarówno delegacji krajowych jak i zagranicznych.

Czy system automatycznie rozlicza stawki diet?

Tak. V-Desk automatycznie wprowadza aktualne stawki diet do rozliczenia. W przypadku delegacji zagranicznych część krajowa i zagraniczna rozliczana jest zgodnie z obowiązującą ustawą.

Czy system może korygować stawki diet w zależności od ilości posiłków?

Tak. V-Desk ma możliwość korygowania wartości diety w zależności od ilości posiłków.

Czy system przelicza „kilometrówki”?

Tak. V-Desk jest wyposażony w narzędzie do przeliczania kwot „kilometrówek”.

Czy w systemie można rejestrować delegacje wstecz?

Tak. V-Desk nie blokuje rejestracji delegacji wstecz.

Czy elektroniczny obieg delegacji V-Desk jest po angielsku?

Tak. Angielska wersja jest dostępna do uruchomienia od ręki i może zostać samodzielnie włączona przez klienta.

Jak system rozlicza diety przy delegacjach zagranicznych i posiłkach zapewnionych przez organizatora?

V-Desk automatycznie nalicza diety zgodnie z obowiązującymi stawkami, a w przypadku zapewnionych posiłków uwzględnia odpowiednie pomniejszenia. Użytkownik uzupełnia informacje o czasie podróży i świadczeniach, a system przelicza wartości i prezentuje je w rozliczeniu w sposób czytelny dla pracownika i działu finansowego.

Czy system sam wyliczy różnicę przy rozliczaniu zaliczek i dopłat?

Tak. V-Desk uwzględnia zaliczki, rozlicza je w końcowym podsumowaniu i automatycznie wylicza kwotę do wypłaty lub zwrotu. Całość jest spójna z kosztami z załączników i przechodzi przez standardową ścieżkę akceptacji, bez dodatkowych arkuszy i ręcznych dopisków.