Elektroniczny budżet i zarządzanie finansami firmy
Aplikacja wspomagająca zarządzanie finansami pozwala na strategiczne zarządzanie kosztami firmy w sposób zautomatyzowany. Służy jako wygodne i elastyczne narzędzie do planowania inwestycji. Daje wiedzę i informacje do podejmowania decyzji, wspomagając kontroling finansów przedsiębiorstwa.
Czy znasz te problemy związane z zarządzaniem budżetami?
Brak pełnej wiedzy na temat wykorzystania budżetów firmy
Moduł ten w oparciu o rejestrowane faktury lub tworzone w systemie zapotrzebowania i zamówienia jest najaktualniejszym źródłem informacji o finansach przedsiębiorstwa na poziomie operacyjnym.
Brak przejrzystego i wygodnego narzędzia analitycznego dotyczącego wydatkowania budżetu
Moduł daje bieżący podgląd w wyniki danego projektu/inwestycji/kontraktu, zarówno pod kątem jego rentowności, generowania cash-flow czy porównania planów z bieżącym i ostatecznym wydatkowaniem.
Brak trafnego prognozowania i planowania wydatków firmowych
Na podstawie historycznych danych finansowych aplikacja umożliwia lepsze planowanie swoich działań. Wspomaga podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących inwestycji, rozbudowy czy restrukturyzacji.
Co zyskasz wybierając elektroniczne zarządzanie budżetem V-Desk?
Łatwe i intuicyjne tworzenie planów budżetowych dla różnych obszarów działalności firmy.
Automatyzacja gromadzenia danych finansowych oraz innych informacji niezbędnych do opracowania budżetów.
Zwiększoną efektywność procesu rozliczania budżetów: projektów, inwestycji, kontraktów i wydatkowania w ramach działów.
Szybki dostęp do wielowymiarowych analiz.
Aktualizacja danych wykonawczych w czasie rzeczywistym.
Kontrola realizacji wydatkowania i dochodów w czasie rzeczywistym w porównaniu z założonymi budżetami.
Przejrzystość procesu, co pozwala na śledzenie wąskich gardeł w procesie.
Natychmiastowa identyfikacja nieprawidłowości w finansach, możliwość podjęcia działań korygujących.
Jak wygląda budżetowanie w V-Desk krok po kroku?
W V-Desk budżet nie jest osobnym arkuszem tylko elementem procesu. Tworzysz plan budżetowy dla projektu, inwestycji lub działu, definiujesz centra kosztów, okresy oraz limity. Następnie system automatycznie zasila budżet danymi z dokumentów, które i tak procesujesz: faktur, zamówień i zapotrzebowań. Dzięki temu w jednym miejscu widzisz plan, wykonanie i rezerwacje środków jeszcze przed powstaniem zobowiązania.
Mechanizm kontroli działa na bieżąco, gdy użytkownik tworzy zapotrzebowanie lub zamówienie, V-Desk porównuje wartość dokumentu z dostępnym limitem. Możesz skonfigurować dodatkową akceptację po przekroczeniu progu, zablokować dalsze wydatkowanie albo przekierować wniosek do osoby odpowiedzialnej za budżet. W efekcie decyzje zakupowe są podejmowane w oparciu o aktualne dane, a nie historyczne zestawienia.
Dla menedżerów i controllingu system udostępnia widoki rentowności, cashflow oraz porównania planu do realizacji w różnych przekrojach (kontrakt, MPK, kategoria kosztu, dostawca). To szczególnie przydatne w organizacjach, gdzie budżety są współdzielone między jednostkami i wymagają jasnych zasad alokacji.
Jesteśmy zaufanym i rzetelnym partnerem w biznesie.
Ponad 98% naszych klientów współpracuje z nami dłużej niż przez 5 lat.
Alerty, prognozy i scenariusze
Zarządzanie budżetem to nie tylko raportowanie po fakcie. V-Desk umożliwia ustawienie alertów i progów, które automatycznie informują o zbliżaniu się do limitu lub jego przekroczeniu. Powiadomienia mogą trafiać do właściciela budżetu, kierownika projektu albo do controllingu, w zależności od struktury organizacji. Moduł wspiera również prognozowanie na podstawie danych historycznych oraz bieżących rezerwacji środków możesz szybciej ocenić, czy budżet domknie się zgodnie z planem, a jeśli nie, to gdzie pojawi się odchylenie.
W praktyce oznacza to mniej „gaszenia pożarów” na koniec miesiąca i więcej czasu na działania korygujące, czyli np. zmianę harmonogramu zakupów, przesunięcia między pozycjami budżetu lub aktualizację planu. Dodatkowo możesz modelować scenariusze (np. wariant ostrożny i inwestycyjny) i porównywać je z wykonaniem. Połączenie z integracjami ERP oraz raportami Power BI pozwala rozszerzyć analizę o KPI finansowe i operacyjne, bez ręcznego łączenia danych z wielu źródeł. Taka kontrola jest skalowalna i działa zarówno przy kilku budżetach, jak i przy setkach projektów prowadzonych równolegle.
Uprawnienia, ścieżka audytu i porządek w odpowiedzialnościach
W wielu firmach problemem nie jest brak danych, tylko brak jasności kto może planować, kto rezerwować, a kto zatwierdzać wydatki. W V-Desk ustawiasz role i uprawnienia dla budżetów (właściciel, dysponent, akceptujący, kontroling), a każda decyzja jest zapisana w historii sprawy. Dzięki temu wiesz, kiedy i dlaczego zmieniono limit, kto zaakceptował przekroczenie oraz jakie dokumenty wpłynęły na wykonanie.
System wspiera pracę z budżetami cyklicznymi i projektowymi, pozwala też na prowadzenie komentarzy do odchyleń oraz dołączanie uzasadnień. To ułatwia zamknięcie miesiąca, przygotowanie raportów dla zarządu oraz audyt wewnętrzny bez szukania informacji w mailach i plikach.
Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami
Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.
Poza komunikacją z zewnętrznymi systemami dziedzinowymi moduł integruje się również z innymi modułami systemu workflow. Automatyczna aktualizacja danych pozwala śledzić na bieżąco wyniki danej inwestycji czy projektu, zarówno pod kątem jego rentowności jak i wykonania względem założeń czy generowania cashflow.
