Elektroniczny budżet i zarządzanie finansami firmy
Aplikacja wspomagająca zarządzanie finansami pozwala na strategiczne zarządzanie kosztami firmy w sposób zautomatyzowany. Służy jako wygodne i elastyczne narzędzie do planowania inwestycji. Daje wiedzę i informacje do podejmowania decyzji, wspomagając kontroling finansów przedsiębiorstwa.
Czy znasz te problemy związane z zarządzaniem budżetami?
Brak pełnej wiedzy na temat wykorzystania budżetów firmy
Moduł ten w oparciu o rejestrowane faktury lub tworzone w systemie zapotrzebowania i zamówienia jest najaktualniejszym źródłem informacji o finansach przedsiębiorstwa na poziomie operacyjnym.
Brak przejrzystego i wygodnego narzędzia analitycznego dotyczącego wydatkowania budżetu
Moduł daje bieżący podgląd w wyniki danego projektu/inwestycji/kontraktu, zarówno pod kątem jego rentowności, generowania cash-flow czy porównania planów z bieżącym i ostatecznym wydatkowaniem.
Brak trafnego prognozowania i planowania wydatków firmowych
Na podstawie historycznych danych finansowych aplikacja umożliwia lepsze planowanie swoich działań. Wspomaga podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących inwestycji, rozbudowy czy restrukturyzacji.
Co zyskasz wybierając elektroniczne zarządzanie budżetem V-Desk?
Łatwe i intuicyjne tworzenie planów budżetowych dla różnych obszarów działalności firmy.
Automatyzacja gromadzenia danych finansowych oraz innych informacji niezbędnych do opracowania budżetów.
Zwiększoną efektywność procesu rozliczania budżetów: projektów, inwestycji, kontraktów i wydatkowania w ramach działów.
Szybki dostęp do wielowymiarowych analiz.
Aktualizacja danych wykonawczych w czasie rzeczywistym.
Kontrola realizacji wydatkowania i dochodów w czasie rzeczywistym w porównaniu z założonymi budżetami.
Przejrzystość procesu, co pozwala na śledzenie wąskich gardeł w procesie.
Natychmiastowa identyfikacja nieprawidłowości w finansach, możliwość podjęcia działań korygujących.
Jak wygląda budżetowanie w V-Desk krok po kroku?
W V-Desk budżet nie jest osobnym arkuszem tylko elementem procesu. Tworzysz plan budżetowy dla projektu, inwestycji lub działu, definiujesz centra kosztów, okresy oraz limity. Następnie system automatycznie zasila budżet danymi z dokumentów, które i tak procesujesz: faktur, zamówień i zapotrzebowań. Dzięki temu w jednym miejscu widzisz plan, wykonanie i rezerwacje środków jeszcze przed powstaniem zobowiązania.
Mechanizm kontroli działa na bieżąco, gdy użytkownik tworzy zapotrzebowanie lub zamówienie, V-Desk porównuje wartość dokumentu z dostępnym limitem. Możesz skonfigurować dodatkową akceptację po przekroczeniu progu, zablokować dalsze wydatkowanie albo przekierować wniosek do osoby odpowiedzialnej za budżet. W efekcie decyzje zakupowe są podejmowane w oparciu o aktualne dane, a nie historyczne zestawienia.
Dla menedżerów i controllingu system udostępnia widoki rentowności, cashflow oraz porównania planu do realizacji w różnych przekrojach (kontrakt, MPK, kategoria kosztu, dostawca). To szczególnie przydatne w organizacjach, gdzie budżety są współdzielone między jednostkami i wymagają jasnych zasad alokacji.
Jesteśmy zaufanym i rzetelnym partnerem w biznesie.
Ponad 98% naszych klientów współpracuje z nami dłużej niż przez 5 lat.
Alerty, prognozy i scenariusze
Zarządzanie budżetem to nie tylko raportowanie po fakcie. V-Desk umożliwia ustawienie alertów i progów, które automatycznie informują o zbliżaniu się do limitu lub jego przekroczeniu. Powiadomienia mogą trafiać do właściciela budżetu, kierownika projektu albo do controllingu, w zależności od struktury organizacji. Moduł wspiera również prognozowanie na podstawie danych historycznych oraz bieżących rezerwacji środków możesz szybciej ocenić, czy budżet domknie się zgodnie z planem, a jeśli nie, to gdzie pojawi się odchylenie.
W praktyce oznacza to mniej „gaszenia pożarów” na koniec miesiąca i więcej czasu na działania korygujące, czyli np. zmianę harmonogramu zakupów, przesunięcia między pozycjami budżetu lub aktualizację planu. Dodatkowo możesz modelować scenariusze (np. wariant ostrożny i inwestycyjny) i porównywać je z wykonaniem. Połączenie z integracjami ERP oraz raportami Power BI pozwala rozszerzyć analizę o KPI finansowe i operacyjne, bez ręcznego łączenia danych z wielu źródeł. Taka kontrola jest skalowalna i działa zarówno przy kilku budżetach, jak i przy setkach projektów prowadzonych równolegle.
Uprawnienia, ścieżka audytu i porządek w odpowiedzialnościach
W wielu firmach problemem nie jest brak danych, tylko brak jasności kto może planować, kto rezerwować, a kto zatwierdzać wydatki. W V-Desk ustawiasz role i uprawnienia dla budżetów (właściciel, dysponent, akceptujący, kontroling), a każda decyzja jest zapisana w historii sprawy. Dzięki temu wiesz, kiedy i dlaczego zmieniono limit, kto zaakceptował przekroczenie oraz jakie dokumenty wpłynęły na wykonanie.
System wspiera pracę z budżetami cyklicznymi i projektowymi, pozwala też na prowadzenie komentarzy do odchyleń oraz dołączanie uzasadnień. To ułatwia zamknięcie miesiąca, przygotowanie raportów dla zarządu oraz audyt wewnętrzny bez szukania informacji w mailach i plikach.
Nasi klienci mówią o V-Desku
Elplast +
„Oczekiwania wobec cyfryzacji firmy zostały spełnione. Wraz z systemem V-Desk pożegnaliśmy się z papierowym obiegiem dokumentów, co ma pozytywny wpływ na efektywność procesów.”
Renata Rosenbeiger, Główna Księgowa w Elplast+ sp. z o.o.
JMP Flowers
„Obecnie nie tracimy czasu na szukanie faktur, zażegnaliśmy sytuacje kiedy zadania nie były monitorowane, a odpowiedzialność rozmyta. Z Systemem V-Desk zyskujemy płynność procesowania dokumentów.”
Przeczytaj case study >
Securitas
„W ciągu 11 lat korzystania z V-Desk przekonaliśmy się o elastyczności tego rozwiązania, dlatego zleciliśmy przeprowadzenie modyfikacji pozwalających na zintegrowanie V-Desk z kolejnym systemem w firmie. Potwierdzamy, że prace zostały wykonane na najwyższym poziomie, z zachowaniem wysokich standardów etyki biznesowej oraz ciągłości działania procesów w przedsiębiorstwie.”
Autostrada Wielkopolska
„Wdrożyliśmy ten system jako niezależną platformę dostępną do naszych podwykonawców, niezależnych inżynierów i zewnętrznych innych podmiotów. Chcieliśmy usprawnić obieg dokumentów w naszej firmie. Szukaliśmy na rynku programów, które będą proste w obsłudze, ergonomiczne, ale także elastyczne, jeśli chodzi o przyszły rozwój systemów.”
Przeczytaj case study >
Jass Board
„Przejście na cyfrowe obiegi zadań i dokumentów było naszym celem, który mogliśmy zrealizować przy profesjonalnym wsparciu firmy Primesoft.”
Mariusz Lisiecki, Menadżer Systemów Informatycznych
Grupa Pracuj
„V-Desk to nowoczesne i wydajne rozwiązanie, wyposażone w szereg narzędzi istotnie wpływających na komfort codziennej pracy. Doceniamy elastyczność i skalowalność systemu, dzięki któremu przetwarzanie dokumentów może odbywać się sprawnie i zgodnie z ustalonymi procedurami. Uruchamiając system V-Desk znacząco zredukowaliśmy użycie papierowych dokumentów, a procesowanie i zarządzanie obiegiem faktur i korespondencji w firmie zostało zoptymalizowane.”
Polipak
Elastyczność zaimplementowanego systemu sprawia, że dodatkowym i cenionym przez naszą firmę atutem są możliwości jego rozwoju dostosowane do pojawiających się na bieżąco potrzeb Spółki.
Przeczytaj case study >
Lhoist Bukowa
„System workflow od Pimesoft to prosty sposób by zbierać informacje dotyczące jakości, analizować trendy, identyfikować problemy i podejmować działania korygujące. To pozwala na ciągłe doskonalenie procesów i podnoszenie standardów jakościowych.”
Przeczytaj case study >
Mitutoyo Polska
Dzięki wykorzystaniu rozwiązania V-Desk możemy skupić się na zadaniach będących istotą naszej działalności, nie tracąc cennego czasu w oczekiwaniu na dokumenty czy ręcznie je rejestrując
Przeczytaj case study >
Bostik
„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”
EFL Leasing
„Mając na uwadze, że z Primesoft Polska Sp. z o.o współpracujemy z powodzeniem od wielu lat w zakresie rozwoju systemu V-Desk, z przyjemnością rekomendujemy ją jako dostawcę systemów do elektronicznego obiegu dokumentów.”
Kia Polska
„Dzięki profesjonalnemu podejściu i pełnym zrozumieniu naszych potrzeb rozwiązanie spełnia nasze oczekiwania. V-Desk jest systemem prostym w obsłudze i funkcjonalnym, ale przede wszystkim usprawnia prace wielu osób i zwiększa efektywność działań w firmie.”
SMP Poland
W systemie z łatwością kontrolujemy terminy płatności, weryfikujemy niepożądane błędy, a przede wszystkim odeszliśmy od ręcznej pracy na wielu etapach pracy z fakturą
Przeczytaj case study >
Ariadna SA Fabryka Nici
„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze. System workflow uruchomiony został dla prowadzenia procesów obiegu faktur kosztowych, których przetwarzanych jest około 500 miesięcznie.
Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”
Beata Karbowniczak, Dyrektor Finansowy
Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami
Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.
Poza komunikacją z zewnętrznymi systemami dziedzinowymi moduł integruje się również z innymi modułami systemu workflow. Automatyczna aktualizacja danych pozwala śledzić na bieżąco wyniki danej inwestycji czy projektu, zarówno pod kątem jego rentowności jak i wykonania względem założeń czy generowania cashflow.
