Zarządzanie rekrutacją w systemie V-Desk
Moduł rekrutacji w systemie V-Desk to innowacyjne narzędzie dedykowane zespołom kadrowym, zaprojektowane i przemyślane w celu usprawnienia procesów rekrutacji i zarządzania zasobami ludzkimi. Jest to cyfrowe rozwiązanie, które umożliwia odkrycie potencjału i kompetencji pracowników poprzez automatyzację powtarzalnych zadań oraz wprowadzenie kontroli i porządku w procesach HR.
Typowe wyzwania rekruterów. Znasz je?
Brak automatyzacji zadań w procesie rekrutacji
V-Desk nadzoruje proces rekrutacji od momentu wpłynięcia CV aż po zatrudnienie pracownika, umożliwiając pilnowanie terminów, planowanie harmonogramu rekrutacji i delegowanie zadań na wirtualne biurka pracowników zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
Elektroniczny workflow umożliwia automatyzację wielu etapów procesu rekrutacji, takich jak wysyłanie powiadomień o nowych aplikacjach, planowanie spotkań z kandydatami, przypisywanie zadań różnym osobom w zespole rekrutacyjnym itp. Dzięki temu pracownicy działu rekrutacji mogą skupić się na bardziej strategicznych aspektach procesu rekrutacji, a nie na powtarzalnych zadaniach administracyjnych.
Brak efektywnego zarządzania danymi kandydatów
Dział rekrutacyjny często musi radzić sobie z dużą liczbą aplikacji i informacji o kandydatach, co może prowadzić do problemów z efektywnym zarządzaniem tymi danymi. Aby zapobiegać chaosowi związanemu z przetwarzaniem informacji konieczne jest zbieranie wszystkich danych do jednego łatwo zarządzanego systemu.
Elektroniczna aplikacja do rekrutacji zapewni bezpieczne ich przechowanie i łatwość wyszukania potrzebnej informacji. Dzięki temu ułatwi podejmowanie trafnych decyzji podczas rekrutacji.
Przedłużające się procesy rekrutacyjne
Jedną z przyczyn przeciągających się rekrutacji może być brak komunikacji wewnętrznej w firmie. Dzieje się tak wówczas gdy nie wdraża się odpowiednich narzędzi wspierających zadania osób rekrutujących i decyzyjnych.
Współpracę i dobrą komunikację miedzy nimi zapewnia moduł rekrutacji w systemie V-Desk. Wówczas zadania są przypisane do osób odpowiedzialnych, a cały proces nadzorowany.
Co zyskasz prowadząc rekrutację w V-Desk?
Skrócenie czasu przepływu informacji
Efektywna komunikacja między komórkami organizacyjnymi skraca przebieg procesu rekrutacji.
Nadzór i delegowanie zadań
Systematyczne przypomnienia i eskalacja odpowiedzialności zapewniają, że żadne zadanie nie pozostaje nieobsłużone.
Bezpieczeństwo przechowywania danych
Elektroniczna archiwizacja danych gwarantuje zabezpieczenie przed ich utratą.
Łatwość wyszukiwania informacji
Dane są dostępne jednym kliknięciem, co ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji i wpływa na szybkość podejmowania decyzji.
Gotowe dane do raportowania
Dane o kandydatach zgromadzone w systemie są przygotowane do raportowania i uruchamiania kolejnych procesów.
AI wspiera rekrutację
W rekrutacji dokumenty napływają różnymi kanałami i w różnych formatach: CV w PDF, skany referencji, dyplomy, certyfikaty, formularze zgód, a czasem także odręczne notatki ze spotkań. Gdy rośnie liczba aplikacji, ręczne przepisywanie danych i porządkowanie załączników zaczyna spowalniać cały proces.
Połączenie modułu Rekrutacji w V-Desk z AI OCR by Primesoft pozwala automatycznie czytać dokumenty kandydatów i zasilać nimi workflow. System potrafi zidentyfikować typ dokumentu, wyodrębnić kluczowe informacje, ocenić kompletność danych i wskazać braki, a następnie przekazać dane do odpowiednich pól i zadań w procesie.
Co zyskasz dzięki wsparciu sztucznej inteligencji?
Szybsze tworzenie profilu kandydata
Dane z CV mogą zostać przeniesione do metryk i kartoteki bez ręcznego wprowadzania.
Lepszą jakość informacji
Walidacja danych ogranicza pomyłki, a skuteczność rozpoznawania treści może przekraczać 95% nawet dla mniej czytelnych dokumentów.
Automatyczne podsumowanie treści
AI OCR może zinterpretować kontekst i przygotować zwięzłe podsumowanie CV lub listu motywacyjnego, co ułatwia wstępną selekcję.
Obsługę tabel i złożonych układów
Ważne przy CV w formie tabelarycznej, zestawieniach projektów czy listach certyfikatów.
Kontrolę kompletności
System wskaże, czy brakuje wymaganych załączników (np. zgód, oświadczeń), zanim kandydatura trafi dalej.
Płynne uruchamianie kolejnych kroków
Po odczycie danych V-Desk automatycznie tworzy zadania, przypisuje je do osób odpowiedzialnych i pilnuje terminów.
Raportowanie i kontrola procesu rekrutacyjnego
Wydłużający się czas rekrutacji rzadko wynika z jednego problemu. Najczęściej to suma drobnych opóźnień, takich jak np. brak decyzji po rozmowie, nieczytelna odpowiedzialność za kolejny krok, rozproszone notatki, brak informacji zwrotnej do kandydata. Dlatego w V-Desk kluczowa jest widoczność procesu, od pierwszej aplikacji po ofertę.
Moduł Zarządzania Rekrutacją porządkuje rekrutację w oparciu o etapy i zadania. Każde zadanie ma właściciela, termin i status, a system może wysyłać przypomnienia oraz eskalować opóźnienia. Dzięki temu łatwiej utrzymać tempo, niezależnie od tego, ile równoległych rekrutacji prowadzisz.
Dane gotowe do analizy
Informacje o kandydatach i przebiegu procesu są gromadzone w jednym miejscu, co ułatwia raportowanie i wyciąganie wniosków. Możesz analizować m.in.:
- czas realizacji poszczególnych etapów,
- liczbę aplikacji na stanowisko i źródła pozyskania,
- obciążenie osób biorących udział w rekrutacji,
- efektywność komunikacji (np. ile zadań wraca do poprawy).
Taka perspektywa pozwala szybko zidentyfikować wąskie gardła i usprawniać proces na bieżąco. A gdy rekrutacja przechodzi w zatrudnienie, uporządkowana dokumentacja staje się naturalnym punktem startowym do kolejnych procesów HR bez przepisywania danych i bez szukania załączników w mailach.
Dodatkowo V-Desk wspiera bezpieczeństwo danych kandydatów. Dostęp do dokumentów można ograniczyć uprawnieniami, a historia operacji ułatwia kontrolę, kto i kiedy przetwarzał informacje. W praktyce oznacza to mniej ryzyk i większą zgodność z RODO.
Nasi klienci mówią o V-Desku
Kia Polska
„Dzięki profesjonalnemu podejściu i pełnym zrozumieniu naszych potrzeb rozwiązanie spełnia nasze oczekiwania. V-Desk jest systemem prostym w obsłudze i funkcjonalnym, ale przede wszystkim usprawnia prace wielu osób i zwiększa efektywność działań w firmie.”
SMP Poland
W systemie z łatwością kontrolujemy terminy płatności, weryfikujemy niepożądane błędy, a przede wszystkim odeszliśmy od ręcznej pracy na wielu etapach pracy z fakturą
Przeczytaj case study >
Rotometal
„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”
NUXE
„V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”
Bostik
„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”
EFL Leasing
„Mając na uwadze, że z Primesoft Polska Sp. z o.o współpracujemy z powodzeniem od wielu lat w zakresie rozwoju systemu V-Desk, z przyjemnością rekomendujemy ją jako dostawcę systemów do elektronicznego obiegu dokumentów.”
Lhoist Bukowa
„System workflow od Pimesoft to prosty sposób by zbierać informacje dotyczące jakości, analizować trendy, identyfikować problemy i podejmować działania korygujące. To pozwala na ciągłe doskonalenie procesów i podnoszenie standardów jakościowych.”
Przeczytaj case study >
JMP Flowers
„Obecnie nie tracimy czasu na szukanie faktur, zażegnaliśmy sytuacje kiedy zadania nie były monitorowane, a odpowiedzialność rozmyta. Z Systemem V-Desk zyskujemy płynność procesowania dokumentów.”
Przeczytaj case study >
Jass Board
„Przejście na cyfrowe obiegi zadań i dokumentów było naszym celem, który mogliśmy zrealizować przy profesjonalnym wsparciu firmy Primesoft.”
Mariusz Lisiecki, Menadżer Systemów Informatycznych
Polipak
Elastyczność zaimplementowanego systemu sprawia, że dodatkowym i cenionym przez naszą firmę atutem są możliwości jego rozwoju dostosowane do pojawiających się na bieżąco potrzeb Spółki.
Przeczytaj case study >
BMW Dynamic Motors
„Nasza współpraca z firmą Primesoft Polska rozpoczęta w 2021 roku zakładała wprowadzenie rozwiązań mających na celu pełną cyfryzację w zakresie zarządzania procesami biznesowymi.”
Przeczytaj case study >
Mitutoyo Polska
Dzięki wykorzystaniu rozwiązania V-Desk możemy skupić się na zadaniach będących istotą naszej działalności, nie tracąc cennego czasu w oczekiwaniu na dokumenty czy ręcznie je rejestrując
Przeczytaj case study >
Autostrada Wielkopolska
„Wdrożyliśmy ten system jako niezależną platformę dostępną do naszych podwykonawców, niezależnych inżynierów i zewnętrznych innych podmiotów. Chcieliśmy usprawnić obieg dokumentów w naszej firmie. Szukaliśmy na rynku programów, które będą proste w obsłudze, ergonomiczne, ale także elastyczne, jeśli chodzi o przyszły rozwój systemów.”
Przeczytaj case study >
Grupa Pracuj
„V-Desk to nowoczesne i wydajne rozwiązanie, wyposażone w szereg narzędzi istotnie wpływających na komfort codziennej pracy. Doceniamy elastyczność i skalowalność systemu, dzięki któremu przetwarzanie dokumentów może odbywać się sprawnie i zgodnie z ustalonymi procedurami. Uruchamiając system V-Desk znacząco zredukowaliśmy użycie papierowych dokumentów, a procesowanie i zarządzanie obiegiem faktur i korespondencji w firmie zostało zoptymalizowane.”
